行政采購申請與審批流程模板一、適用情境與需求背景本流程適用于公司內(nèi)部各類行政采購需求的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公物資（如文具、耗材）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）、后勤服務(wù)（如保潔、維修）、以及低值易耗品等采購場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購行為合規(guī)、高效，資源使用合理，同時明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，避免采購過程中的權(quán)責(zé)模糊與資源浪費(fèi)。適用于各部門發(fā)起采購申請至最終完成采購的全過程管理。二、流程詳解與操作步驟1.需求發(fā)起與申請表填寫操作主體：需求部門申請人（如行政專員、部門助理）操作說明：（1）申請人根據(jù)部門實際需求（如新員工入職需采購辦公文具、設(shè)備故障需更換配件等），確認(rèn)采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及用途，填寫《行政采購申請表》（詳見模板表格）；（2）需附上相關(guān)支撐材料，如設(shè)備采購需提供《設(shè)備需求說明》（明確功能參數(shù)、使用場景），服務(wù)類采購需提供《服務(wù)需求函》（明確服務(wù)范圍、周期、質(zhì)量要求）；（3）申請表需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)采購必要性與合理性后，提交至采購管理部門。2.需求初審與預(yù)算核對操作主體：采購管理部門專員、財務(wù)部門專員操作說明：（1）采購管理部門收到申請后，1個工作日內(nèi)完成需求初審，重點核查采購物品的合理性（如是否為必需品、規(guī)格是否匹配現(xiàn)有設(shè)備）、與歷史采購價格的對比（避免重復(fù)采購或高價采購）；（2）同步提交至財務(wù)部門，財務(wù)專員2個工作日內(nèi)核對部門預(yù)算余額，確認(rèn)采購項目是否在預(yù)算范圍內(nèi)，并在申請表上標(biāo)注“預(yù)算充足”或“預(yù)算不足需調(diào)整”；（3）若預(yù)算不足，需求部門需申請追加預(yù)算或調(diào)整采購方案（如降低規(guī)格、減少數(shù)量），重新提交審核。3.采購方式確定與供應(yīng)商對接操作主體：采購管理部門*操作說明：（1）根據(jù)采購金額與物品類型確定采購方式：零星采購（金額≤500元）：可直接從公司合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，進(jìn)行詢價比價（至少2家供應(yīng)商報價）；集中采購（金額＞500元）：需組織公開詢價或邀請招標(biāo)（至少3家供應(yīng)商參與），填寫《采購詢價記錄表》記錄報價、交貨期、質(zhì)保期等信息；服務(wù)類采購：需供應(yīng)商提供資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、服務(wù)案例），并進(jìn)行現(xiàn)場考察或方案評審。（2）選定供應(yīng)商后，采購管理部門與供應(yīng)商確認(rèn)采購細(xì)節(jié)（如交貨時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)），擬定《采購合同》（金額≥2000元需簽訂合同），提交法務(wù)部門*審核（如涉及）。4.審批權(quán)限流轉(zhuǎn)與最終確認(rèn)操作主體：各級審批人（部門負(fù)責(zé)人、采購管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理）操作說明：（1）審批權(quán)限按金額分級：500元以下：需求部門負(fù)責(zé)人*審批；500-2000元：需求部門負(fù)責(zé)人、采購管理部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；2000-10000元：需求部門負(fù)責(zé)人、采購管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人*聯(lián)合審批；10000元以上：需經(jīng)總經(jīng)理*最終審批。（2）審批人需在1-2個工作日內(nèi)完成審批，重點審核采購必要性、預(yù)算合規(guī)性、供應(yīng)商資質(zhì)等，審批意見需明確“同意”“不同意需修改”或“補(bǔ)充材料”；（3）所有審批完成后，采購管理部門將最終審批通過的《行政采購申請表》及附件存檔，作為采購執(zhí)行依據(jù)。5.采購執(zhí)行與訂單下達(dá)操作主體：采購管理部門*專員操作說明：（1）根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交貨時間、付款方式等），并要求供應(yīng)商在訂單上蓋章確認(rèn)；（2）訂單下達(dá)后，采購專員需跟蹤供應(yīng)商備貨進(jìn)度，保證按時交貨；若遇延遲，需及時與需求部門溝通，調(diào)整計劃或更換供應(yīng)商。6.驗收入庫與資料歸檔操作主體：需求部門申請人、采購管理部門專員、倉庫管理員*操作說明：（1）物品送達(dá)后，需求部門申請人與倉庫管理員共同到場驗收，對照采購訂單核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（如設(shè)備需通電測試、耗材需檢查包裝完整性），填寫《采購驗收單》，雙方簽字確認(rèn)；（2）驗收合格后，倉庫管理員將物品入庫，更新庫存臺賬；驗收不合格（如損壞、型號不符），需在1個工作日內(nèi)通知采購管理部門，由采購專員與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或退款；（3）采購管理部門收集《采購申請表》《詢價記錄表》《采購訂單》《驗收單》等資料，整理歸檔，保存期限不少于2年。7.付款結(jié)算與財務(wù)對接操作主體：財務(wù)部門專員、采購管理部門專員操作說明：（1）供應(yīng)商憑《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》（或收款憑證）提交付款申請，采購專員核對單據(jù)一致性后，提交財務(wù)部門；（2）財務(wù)部門審核無誤后，按公司付款流程安排付款（如月度集中付款或到期付款），并在付款后3個工作日內(nèi)將付款憑證反饋至采購管理部門。三、采購申請表模板示例項目內(nèi)容申請部門申請人申請日期年月日采購類型□辦公物資□辦公設(shè)備□后勤服務(wù)□其他（請注明：_________）緊急程度□緊急（需3個工作日內(nèi)完成）□常規(guī)（需5個工作日內(nèi)完成）采購明細(xì)物品名稱預(yù)算來源□部門年度預(yù)算□專項預(yù)算□其他（請注明：_________）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________□同意□不同意（理由：_________）采購管理部門意見簽字：_________日期：_________□同意□需詢價□不同意（理由：_________）財務(wù)部門意見簽字：_________日期：_________□預(yù)算充足□預(yù)算不足（需調(diào)整：_________）最終審批意見（金額≥2000元需填寫）簽字：_________日期：_________□同意□不同意備注如：需上門安裝、質(zhì)保期要求等四、執(zhí)行要點與常見問題提示1.預(yù)算與合規(guī)性優(yōu)先采購前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，嚴(yán)禁超預(yù)算采購；確需追加預(yù)算的，需提前按流程申請，避免因預(yù)算不足導(dǎo)致采購延誤。采購物品需符合公司行政管理制度，嚴(yán)禁采購與工作無關(guān)的物品（如高檔禮品、非工作用電子產(chǎn)品等）。2.流程時限與責(zé)任明確各環(huán)節(jié)審批需在規(guī)定時限內(nèi)完成，緊急采購可啟動“綠色通道”，但需注明緊急原因并由部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)；申請人需對采購需求的真實性負(fù)責(zé)，采購管理部門需對供應(yīng)商資質(zhì)與采購方式合規(guī)性負(fù)責(zé)，財務(wù)部門需對預(yù)算與付款準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.資料完整與可追溯性《采購申請表》《驗收單》《詢價記錄表》等資料需填寫完整、簽字齊全，保證采購過程可追溯；服務(wù)類采購需保留服務(wù)合同、驗收報告等，作為后續(xù)服務(wù)質(zhì)量評價依據(jù)。4.供應(yīng)商管理規(guī)范優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)采購管理部門評估資質(zhì)后方可合作；定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價（每半年1次），對交貨延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等問題及時記錄，視情況調(diào)整或淘汰供應(yīng)商。5.常見問題處理驗收不合格：需在驗收單上注明問題詳情，采購專員需在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案（退換貨、折扣等），并同步更新采購臺賬；采購延遲：因