員工違規(guī)行為記錄表填寫指南員工違規(guī)行為記錄表是企業(yè)合規(guī)管理、員工行為約束及糾紛處置的核心文書，其填寫的規(guī)范性、準(zhǔn)確性直接影響違規(guī)事件的定性與后續(xù)處理的公正性。為幫助管理人員、HR從業(yè)者及相關(guān)崗位人員高效完成記錄工作，特從填寫邏輯、內(nèi)容規(guī)范到特殊場(chǎng)景應(yīng)對(duì)進(jìn)行詳細(xì)說明，確保記錄既成為約束員工行為的工具，也成為企業(yè)應(yīng)對(duì)糾紛的有力證據(jù)。一、填寫前的準(zhǔn)備工作填寫記錄表前，需完成兩項(xiàng)基礎(chǔ)工作，以保障記錄的合規(guī)性與有效性：1.依據(jù)確認(rèn)：明確違規(guī)行為對(duì)應(yīng)的公司制度條款（如《員工手冊(cè)》《考勤管理辦法》）或法律法規(guī)（如勞動(dòng)法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求），確保后續(xù)判定“有章可循”。若涉及跨制度或復(fù)合型違規(guī)（如同時(shí)違反考勤與保密制度），需梳理所有關(guān)聯(lián)依據(jù)。2.資料收集：整理違規(guī)事實(shí)的客觀證據(jù)（如監(jiān)控截圖、書面文件、證人證言、系統(tǒng)日志等），同時(shí)確認(rèn)涉事員工的基本信息（姓名、部門、崗位、入職時(shí)間）及事件核心要素（時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員）。二、核心內(nèi)容填寫說明記錄表的核心內(nèi)容需圍繞“事實(shí)清晰、責(zé)任明確、處置合規(guī)”展開，以下分模塊說明填寫要點(diǎn)：（一）違規(guī)基本信息欄時(shí)間與地點(diǎn)：需精確到具體時(shí)段（如“2024年X月X日14:30-15:00”）、詳細(xì)地點(diǎn)（如“辦公樓3層會(huì)議室/線上會(huì)議IDXXX”），避免模糊表述（如“下午/辦公室”）。當(dāng)事人信息：填寫姓名、部門、崗位時(shí)需與員工檔案一致；若涉及多人違規(guī)，需分別列示（如“主責(zé)人：XXX（研發(fā)部）；關(guān)聯(lián)人：YYY（市場(chǎng)部）”），并注明角色（如“策劃者”“參與者”“知情未報(bào)者”）。（二）違規(guī)事實(shí)描述欄此欄是記錄的核心，需遵循“5W1H”原則（Who/When/Where/What/Why/How），確?？陀^、完整、可追溯：客觀陳述：僅記錄事實(shí)，避免主觀判斷（如“員工XXX于X日X時(shí)在工位瀏覽與工作無關(guān)的購物網(wǎng)站”，而非“員工XXX上班摸魚、態(tài)度散漫”）。細(xì)節(jié)支撐：補(bǔ)充關(guān)鍵細(xì)節(jié)，如違規(guī)行為的持續(xù)時(shí)長(zhǎng)、涉及的文件/數(shù)據(jù)、造成的直接影響（如“導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度延遲1個(gè)工作日”“泄露客戶信息3條”）。證據(jù)關(guān)聯(lián)：簡(jiǎn)要說明證據(jù)類型（如“附監(jiān)控錄像片段（時(shí)間戳X-X）/郵件截圖（發(fā)件時(shí)間X）”），無需詳細(xì)描述證據(jù)內(nèi)容，留待附件補(bǔ)充。（三）違規(guī)性質(zhì)判定欄條款對(duì)應(yīng)：明確引用公司制度或法規(guī)的具體條款（如“違反《員工手冊(cè)》第X章第X條‘工作時(shí)間禁止從事私人事務(wù)’”），若制度條款存在多層級(jí)（如“考勤管理辦法→曠工認(rèn)定→第X款”），需完整標(biāo)注。性質(zhì)分類：根據(jù)違規(guī)嚴(yán)重程度（如“輕微違規(guī)/一般違規(guī)/嚴(yán)重違規(guī)”）或行為類型（如“考勤違規(guī)/廉潔違規(guī)/安全違規(guī)”）進(jìn)行歸類，分類需與公司制度的處罰梯度對(duì)應(yīng)。（四）處理意見與結(jié)果欄初步意見：由直接上級(jí)或HR初步提出處理方向（如“建議警告處分+績(jī)效扣減X%”），需說明依據(jù)（如“依據(jù)制度第X條，結(jié)合違規(guī)情節(jié)”）。最終處理：經(jīng)合規(guī)部門、管理層審批后，填寫最終處置結(jié)果（如“記過處分，扣除當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金，全公司通報(bào)”），需明確處理生效時(shí)間及執(zhí)行部門（如“行政部于X月X日?qǐng)?zhí)行通報(bào)”）。（五）見證與確認(rèn)欄當(dāng)事人確認(rèn)：涉事員工需簽字確認(rèn)（若員工拒簽，需注明“員工拒簽，已通過EMS向其戶籍地郵寄告知書”，并保留郵寄憑證）。見證與審批：相關(guān)見證人（如目擊者、部門負(fù)責(zé)人）、HR、合規(guī)崗需簽字并注明日期，確保流程閉環(huán)。三、填寫規(guī)范與注意事項(xiàng)為避免記錄無效或引發(fā)糾紛，需遵守以下規(guī)范：1.客觀真實(shí)原則：禁止虛構(gòu)、夸大或隱瞞事實(shí)，所有描述需有證據(jù)支撐；若后續(xù)發(fā)現(xiàn)證據(jù)有誤，需以“補(bǔ)充說明”形式修正，注明修正時(shí)間、原因及經(jīng)辦人。2.語言精準(zhǔn)性：使用正式書面語，避免口語化（如“用了公司的紙”改為“使用公司辦公用紙用于私人事務(wù)”）；涉及金額、數(shù)量時(shí)，需用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“500元”“3份文件”）。3.及時(shí)性要求：事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)記錄填寫，確保細(xì)節(jié)記憶清晰、證據(jù)未滅失；若涉及調(diào)查周期，需在表中注明“調(diào)查中，預(yù)計(jì)X月X日前完成”，并跟進(jìn)更新。4.隱私保護(hù)：涉及員工隱私（如醫(yī)療信息、家庭糾紛）時(shí)，需隱去敏感細(xì)節(jié)，僅記錄與違規(guī)相關(guān)的核心事實(shí)（如“因個(gè)人糾紛在辦公區(qū)爭(zhēng)吵”，而非“因離婚糾紛與配偶在辦公區(qū)爭(zhēng)吵”）。四、特殊場(chǎng)景處理方式針對(duì)復(fù)雜違規(guī)場(chǎng)景，需靈活調(diào)整記錄策略：1.多人協(xié)同違規(guī)：以“主責(zé)人+關(guān)聯(lián)人”結(jié)構(gòu)分別描述行為，在“事實(shí)描述”欄用分點(diǎn)說明各自角色（如“XXX提議并實(shí)施，YYY協(xié)助傳遞文件，ZZZ知情未上報(bào)”），避免混淆責(zé)任。2.跨部門/跨業(yè)務(wù)違規(guī)：需在“基本信息”欄注明涉及的部門/業(yè)務(wù)線，在“事實(shí)描述”中說明行為的跨域影響（如“利用A部門權(quán)限獲取B部門客戶數(shù)據(jù)”），確保責(zé)任邊界清晰。3.證據(jù)不足的疑似違規(guī)：若暫無法完全證實(shí)，需在表中注明“疑似違規(guī)”，描述已知事實(shí)（如“監(jiān)控顯示XXX于X時(shí)將公司文件帶離辦公區(qū)，去向待查”），并啟動(dòng)調(diào)查程序，待證據(jù)充分后補(bǔ)充記錄。五、存檔與使用要求記錄表作為企業(yè)重要管理文書，需嚴(yán)格管理：1.存檔流程：填寫完成后，由HR或合規(guī)部門編號(hào)歸檔，紙質(zhì)版需存入員工個(gè)人檔案（或?qū)ｍ?xiàng)違規(guī)檔案），電子版需加密存儲(chǔ)（如企業(yè)OA系統(tǒng)的“違規(guī)記錄”模塊）。2.保管期限：根據(jù)違規(guī)嚴(yán)重程度設(shè)定保管期，輕微違規(guī)保留3年，嚴(yán)重違規(guī)（如涉及解雇、法律糾紛）需永久留存。結(jié)語員工違規(guī)行為記錄表的填寫是企業(yè)合規(guī)管理的“第一道防線”