會(huì)議紀(jì)要記錄格式及要求手冊(cè)前言會(huì)議紀(jì)要是對(duì)會(huì)議過(guò)程、核心內(nèi)容及行動(dòng)事項(xiàng)的規(guī)范化記錄，是保證信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任分工明確、工作閉環(huán)管理的重要工具。本手冊(cè)旨在明確會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)格式、記錄要求及操作流程，幫助各崗位人員高效、準(zhǔn)確地完成會(huì)議紀(jì)要制作，提升會(huì)議成果的落地執(zhí)行效率。一、適用情境與價(jià)值體現(xiàn)（一）適用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于各類(lèi)組織內(nèi)部需形成書(shū)面記錄的會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：決策型會(huì)議：如戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)、年度目標(biāo)會(huì)、預(yù)算審批會(huì)等，需重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任主體及完成時(shí)限；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周例會(huì)、階段復(fù)盤(pán)會(huì)等，需聚焦進(jìn)度匯報(bào)、問(wèn)題討論及行動(dòng)計(jì)劃；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議：如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)等，需明確協(xié)作分工、接口人及協(xié)同節(jié)點(diǎn)；信息傳達(dá)會(huì)議：如政策宣貫會(huì)、工作部署會(huì)等，需準(zhǔn)確傳達(dá)核心指令及執(zhí)行要求。（二）核心價(jià)值信息留存：避免因口頭傳達(dá)導(dǎo)致的信息偏差，為后續(xù)工作追溯提供依據(jù)；責(zé)任明確：通過(guò)“決議事項(xiàng)+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)限”的固化，推動(dòng)責(zé)任到人；效率提升：標(biāo)準(zhǔn)化格式減少記錄混亂，便于參會(huì)人員快速掌握會(huì)議成果；管理閉環(huán)：結(jié)合待辦事項(xiàng)跟蹤機(jī)制，保證會(huì)議部署的工作件件有落實(shí)。二、會(huì)議紀(jì)要全流程操作指引（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心提前1-2天向會(huì)議組織者或主持人確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、議程及預(yù)期成果（如是否需形成決議、待辦事項(xiàng)）；知曉參會(huì)人員范圍（核心決策人、執(zhí)行部門(mén)接口人等），判斷發(fā)言?xún)?nèi)容的權(quán)重。準(zhǔn)備記錄工具電子化記錄：優(yōu)先使用會(huì)議紀(jì)要模板（見(jiàn)第三章）在電腦或平板中直接填寫(xiě)，支持實(shí)時(shí)編輯及后續(xù)格式調(diào)整；備用工具：準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前征得主持人及參會(huì)人員同意）、筆記本（用于記錄臨時(shí)補(bǔ)充的關(guān)鍵信息），避免設(shè)備故障導(dǎo)致記錄中斷。梳理背景資料收集與會(huì)議議題相關(guān)的過(guò)往資料（如上次會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、待討論的方案草案），提前熟悉內(nèi)容，便于快速理解會(huì)議context及專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)。（二）會(huì)中記錄：抓取核心信息聚焦關(guān)鍵內(nèi)容議題與結(jié)論：按議程順序記錄每個(gè)議題的討論過(guò)程，重點(diǎn)提煉最終結(jié)論（避免逐字記錄發(fā)言，需概括核心觀點(diǎn)）；決議與行動(dòng)：對(duì)會(huì)議明確的決議事項(xiàng)（如“同意通過(guò)方案”）需完整記錄，對(duì)行動(dòng)類(lèi)內(nèi)容需同步標(biāo)注“負(fù)責(zé)人（某某）”及“完成時(shí)限”（如“某某部門(mén)需在X月X日前提交預(yù)算初稿”）；爭(zhēng)議與待議：對(duì)未達(dá)成一致或有待進(jìn)一步討論的內(nèi)容，需標(biāo)注“待確認(rèn)事項(xiàng)”并記錄分歧點(diǎn)（如“關(guān)于問(wèn)題，A部門(mén)建議，B部門(mén)建議，需下次會(huì)議明確”）。規(guī)范記錄方法符號(hào)標(biāo)注：使用“△”標(biāo)記決議事項(xiàng)、“○”標(biāo)記待辦事項(xiàng)、“？”標(biāo)記存疑內(nèi)容，提升記錄效率；人名替代：參會(huì)人員姓名用“某某”代替（如“市場(chǎng)部經(jīng)理表示”），避免全名記錄導(dǎo)致信息泄露；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)（如預(yù)算金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、百分比）需當(dāng)場(chǎng)與發(fā)言人核對(duì)，保證無(wú)誤。保持客觀中立禁止在紀(jì)要中添加個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述（如“*某某的建議不合理”），僅記錄客觀事實(shí)及發(fā)言要點(diǎn)；對(duì)多方觀點(diǎn)需平衡呈現(xiàn)，避免突出某一方的表述而忽略其他意見(jiàn)。（三）會(huì)后整理：完善與審核初稿撰寫(xiě)會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿整理，按照“會(huì)議基本信息-議程討論-決議事項(xiàng)-待辦事項(xiàng)-會(huì)議總結(jié)”的結(jié)構(gòu)梳理內(nèi)容；補(bǔ)充會(huì)中未記錄的細(xì)節(jié)（如通過(guò)附件展示的方案名稱(chēng)、引用的文件編號(hào)），保證信息完整。核對(duì)與補(bǔ)充與主持人核對(duì)初稿，重點(diǎn)確認(rèn)決議事項(xiàng)、待辦內(nèi)容及負(fù)責(zé)人是否準(zhǔn)確無(wú)誤；對(duì)存疑信息（如未明確的完成時(shí)限、待確認(rèn)的協(xié)作部門(mén)）及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)充，避免模糊表述。定稿與分發(fā)經(jīng)主持人審核無(wú)誤后，形成正式會(huì)議紀(jì)要（建議添加“會(huì)議紀(jì)要”字樣及編號(hào)，如“會(huì)議紀(jì)要〔2023〕號(hào)”）；在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，通過(guò)內(nèi)部協(xié)作工具（如企業(yè)OA系統(tǒng)）將紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員及需知悉的部門(mén)，并同步歸檔至指定文件夾（按“年-月-會(huì)議類(lèi)型”分類(lèi)）。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱(chēng)（例：2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會(huì)）會(huì)議時(shí)間（例：2023年7月15日14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司總部301會(huì)議室/線(xiàn)上會(huì)議（內(nèi)部系統(tǒng)））主持人（例：*總經(jīng)理）記錄人（例：*行政專(zhuān)員）參會(huì)人員（例：市場(chǎng)部經(jīng)理、研發(fā)部主管、財(cái)務(wù)部專(zhuān)員、運(yùn)營(yíng)組代表）缺席人員及原因（例：*產(chǎn)品經(jīng)理（因公出差），已提前提交書(shū)面意見(jiàn)）會(huì)議議程1.Q2產(chǎn)品復(fù)盤(pán)匯報(bào)；2.Q3產(chǎn)品方案討論；3.資源分配與預(yù)算審批；4.其他事項(xiàng)議題討論與決議記錄表議題編號(hào)議題名稱(chēng)討論摘要（核心觀點(diǎn)、爭(zhēng)議點(diǎn)）決議事項(xiàng)/結(jié)論待辦事項(xiàng)1.1Q2產(chǎn)品復(fù)盤(pán)匯報(bào)研發(fā)部主管：Q2用戶(hù)留存率達(dá)85%，但功能A使用率低于預(yù)期；市場(chǎng)部經(jīng)理：推廣渠道轉(zhuǎn)化成本上升15%通過(guò)Q2復(fù)盤(pán)報(bào)告，明確功能A優(yōu)化方向及推廣渠道調(diào)整策略○研發(fā)部：8月20日前提交功能A優(yōu)化方案（負(fù)責(zé)人：，完成時(shí)限：8月20日）1.2Q3產(chǎn)品方案討論市場(chǎng)部建議新增社交功能以提升用戶(hù)粘性；財(cái)務(wù)部擔(dān)憂(yōu)開(kāi)發(fā)成本超支，建議分階段上線(xiàn)優(yōu)先開(kāi)發(fā)核心社交功能（如好友、私信模塊），其他功能納入Q4規(guī)劃○產(chǎn)品經(jīng)理：7月25日前細(xì)化核心功能需求文檔（負(fù)責(zé)人：，完成時(shí)限：7月25日）○財(cái)務(wù)部：7月30日前核算核心功能開(kāi)發(fā)預(yù)算（負(fù)責(zé)人：，完成時(shí)限：7月30日）1.3資源分配與預(yù)算審批運(yùn)營(yíng)組申請(qǐng)?jiān)黾観3活動(dòng)預(yù)算20萬(wàn)元用于用戶(hù)拉新；研發(fā)部申請(qǐng)15萬(wàn)元用于服務(wù)器擴(kuò)容批準(zhǔn)運(yùn)營(yíng)組活動(dòng)預(yù)算18萬(wàn)元、研發(fā)部服務(wù)器擴(kuò)容預(yù)算15萬(wàn)元，剩余2萬(wàn)元留作應(yīng)急儲(chǔ)備○財(cái)務(wù)部：8月5日前完成預(yù)算調(diào)整流程（負(fù)責(zé)人：，完成時(shí)限：8月5日）會(huì)議總結(jié)與后續(xù)安排核心結(jié)論：Q3產(chǎn)品以“功能優(yōu)化+核心社交功能上線(xiàn)”為核心目標(biāo)，同步調(diào)整推廣策略，嚴(yán)格控制開(kāi)發(fā)成本。下次會(huì)議安排：8月10日召開(kāi)Q3產(chǎn)品方案評(píng)審會(huì)，需提前提交功能需求文檔及預(yù)算明細(xì)。附件清單（如有）《2024年Q2產(chǎn)品復(fù)盤(pán)報(bào)告》《Q3產(chǎn)品初步方案（V1.2）》四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性保障涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、人名等關(guān)鍵信息時(shí)，務(wù)必與發(fā)言人或會(huì)議組織者二次核對(duì)，避免因記錄誤差導(dǎo)致執(zhí)行偏差；對(duì)“盡快”“適時(shí)”等模糊表述，需明確具體時(shí)限（如“盡快完成”改為“8月10日前完成”）。（二）格式規(guī)范性要求會(huì)議紀(jì)要標(biāo)題統(tǒng)一為“會(huì)議紀(jì)要+日期+編號(hào)”，字體為宋體加粗二號(hào)；內(nèi)容采用宋體小四號(hào)，行間距1.5倍；決議事項(xiàng)、待辦事項(xiàng)需單獨(dú)分段或使用表格呈現(xiàn)，保證重點(diǎn)突出；附件名稱(chēng)需具體明確，避免使用“相關(guān)資料”等籠統(tǒng)表述。（三）信息保密與傳遞敏感信息（如未公開(kāi)的戰(zhàn)略調(diào)整、人員變動(dòng)）需按公司保密制度標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，僅向必要人員分發(fā)；禁止通過(guò)非公司指定渠道（如個(gè)人公共郵箱）傳遞會(huì)議紀(jì)要，避免信息泄露。（四）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避問(wèn)題1：記錄冗長(zhǎng)，抓不住重點(diǎn)。對(duì)策：按“議題-結(jié)論-行動(dòng)”邏輯提煉內(nèi)容，刪除與會(huì)議目標(biāo)無(wú)關(guān)的討論細(xì)節(jié)（如閑聊、與議題無(wú)關(guān)的舉例）。問(wèn)題2：待辦事項(xiàng)要素不全（遺漏負(fù)責(zé)人或時(shí)限）。對(duì)策：采用“負(fù)責(zé)人+具體任務(wù)+完成時(shí)限”的標(biāo)準(zhǔn)化表述（如“*某某：完成任務(wù)，X月X日前”），保證可執(zhí)行、可追溯。問(wèn)題3：會(huì)后整理拖延，導(dǎo)致紀(jì)要