行政采購(gòu)申請(qǐng)及審批流程規(guī)范一、適用范圍與情境說(shuō)明本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有行政類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，涵蓋日常辦公物資（如文具、耗材）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）、辦公服務(wù)（如保潔、維修）、后勤保障（如飲用水、綠植）等非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性采購(gòu)場(chǎng)景。無(wú)論是常規(guī)月度采購(gòu)、臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)，還是單筆金額較大的專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)，均需遵循本流程，保證采購(gòu)行為合規(guī)、高效、透明，同時(shí)嚴(yán)格控制成本，避免資源浪費(fèi)。二、全流程操作步驟詳解（一）申請(qǐng)發(fā)起：明確需求與準(zhǔn)備材料需求提報(bào)：申請(qǐng)人（部門(mén)員工或指定經(jīng)辦人）根據(jù)實(shí)際工作需要，確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望交付時(shí)間等基本信息，填寫(xiě)《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)第三部分）。預(yù)算核對(duì)：申請(qǐng)人需提前核對(duì)部門(mén)預(yù)算，保證采購(gòu)項(xiàng)目在年度預(yù)算額度內(nèi)，如涉及預(yù)算外采購(gòu)，需在申請(qǐng)表中注明“預(yù)算外”并說(shuō)明原因（如新增業(yè)務(wù)需求、緊急替代等）。附件準(zhǔn)備：常規(guī)采購(gòu)：提供采購(gòu)清單（含品名、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)）。大額采購(gòu)（單筆超2000元）：需提供至少3家供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)單或市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄，說(shuō)明選擇依據(jù)（如性?xún)r(jià)比、服務(wù)響應(yīng)速度等）。服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：需提供服務(wù)范圍、周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等說(shuō)明材料。提交申請(qǐng)：將填寫(xiě)完整的《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。（二）部門(mén)初審：審核必要性與合理性審核內(nèi)容：部門(mén)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)核對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性（是否為部門(mén)工作必需）、合理性（數(shù)量是否恰當(dāng)、規(guī)格是否匹配實(shí)際需求）、預(yù)算符合性（是否在部門(mén)預(yù)算內(nèi)）。處理結(jié)果：符合要求：在申請(qǐng)表“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，并注明“同意初審”，轉(zhuǎn)交行政部。不符合要求：注明“不同意”及具體原因（如“數(shù)量超出實(shí)際需求”“規(guī)格不符工作要求”），退回申請(qǐng)人修改或重新申請(qǐng)。特殊情形：如為緊急采購(gòu)（如突發(fā)設(shè)備故障需立即維修），部門(mén)負(fù)責(zé)人可先通過(guò)電話或即時(shí)通訊工具口頭審批，并在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書(shū)面意見(jiàn)，同步說(shuō)明緊急事由。（三）行政審核：合規(guī)性與可行性審查審核內(nèi)容：行政部專(zhuān)員對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行合規(guī)性與可行性審核，包括：采購(gòu)類(lèi)別是否符合行政類(lèi)采購(gòu)范圍（非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性）；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否符合公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（如電腦配置需匹配辦公軟件需求）；供應(yīng)商選擇是否符合公司采購(gòu)管理規(guī)定（如是否為定點(diǎn)供應(yīng)商、報(bào)價(jià)是否合理）；交付時(shí)間是否與行政部工作安排沖突（如大批量物資采購(gòu)需避開(kāi)月末結(jié)賬高峰）。處理結(jié)果：審核通過(guò)：在申請(qǐng)表“行政部意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部；如需調(diào)整采購(gòu)細(xì)節(jié)（如建議更換更優(yōu)性?xún)r(jià)比的規(guī)格），與申請(qǐng)人溝通后修改申請(qǐng)表。審核不通過(guò)：注明“不通過(guò)”及原因（如“規(guī)格不符合公司標(biāo)準(zhǔn)”“供應(yīng)商未在名錄內(nèi)”），退回部門(mén)或申請(qǐng)人補(bǔ)充材料。（四）財(cái)務(wù)復(fù)核：預(yù)算與資金合規(guī)性核查審核內(nèi)容：財(cái)務(wù)部經(jīng)理重點(diǎn)核查：采購(gòu)金額是否在部門(mén)剩余預(yù)算內(nèi)，預(yù)算外采購(gòu)是否已按規(guī)定履行審批流程；大額采購(gòu)的報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)公允價(jià)格（參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或第三方比價(jià)結(jié)果）；資金來(lái)源是否明確（如部門(mén)經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算等）。處理結(jié)果：復(fù)核通過(guò)：在申請(qǐng)表“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)核不通過(guò)：注明“不通過(guò)”及原因（如“預(yù)算不足”“報(bào)價(jià)虛高”），退回行政部或申請(qǐng)人調(diào)整。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：最終決策與授權(quán)審批層級(jí)：根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限：金額≤1000元：由行政部負(fù)責(zé)人最終審批；1000元＜金額≤5000元：由分管行政副總審批；金額＞5000元：由總經(jīng)理最終審批。審批內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、預(yù)算合理性及是否符合公司整體戰(zhàn)略（如是否為年度計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)）。處理結(jié)果：審批通過(guò)：在申請(qǐng)表“分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，流程進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)：注明“不同意”及原因，流程終止，由申請(qǐng)人根據(jù)反饋意見(jiàn)調(diào)整后重新發(fā)起。（六）采購(gòu)執(zhí)行：規(guī)范采購(gòu)與合同簽訂供應(yīng)商選擇：金額≤1000元：行政部可從公司定點(diǎn)供應(yīng)商庫(kù)中選擇，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、服務(wù)良好的供應(yīng)商；金額＞1000元：行政部需根據(jù)已審核的報(bào)價(jià)單，綜合評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、售后服務(wù)能力，確定最終供應(yīng)商，必要時(shí)組織實(shí)地考察。訂單下達(dá)：行政部根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單（或簽訂采購(gòu)合同），明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等條款。進(jìn)度跟蹤：行政部專(zhuān)員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時(shí)交付，如遇延遲（如供應(yīng)商庫(kù)存不足），及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并協(xié)調(diào)解決方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付時(shí)間）。（七）驗(yàn)收確認(rèn)：質(zhì)量與數(shù)量核對(duì)驗(yàn)收組織：物品/服務(wù)送達(dá)后，由申請(qǐng)人（使用部門(mén)）、行政部專(zhuān)員共同參與驗(yàn)收，大額采購(gòu)（＞5000元）可邀請(qǐng)財(cái)務(wù)部人員參與。驗(yàn)收內(nèi)容：物資類(lèi)：核對(duì)品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀是否完好、功能是否正常（如電腦開(kāi)機(jī)測(cè)試、打印機(jī)打印測(cè)試）；服務(wù)類(lèi)：對(duì)照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔覆蓋區(qū)域、維修響應(yīng)時(shí)間）驗(yàn)收服務(wù)完成情況，由使用部門(mén)簽署《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》。驗(yàn)收結(jié)果：驗(yàn)收合格：三方在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，行政部留存原件；驗(yàn)收不合格：詳細(xì)記錄問(wèn)題（如“電腦無(wú)法開(kāi)機(jī)”“維修后故障未排除”），通知供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收，直至合格。（八）資料歸檔：流程閉環(huán)與記錄留存歸檔內(nèi)容：采購(gòu)流程結(jié)束后，行政部負(fù)責(zé)將以下資料整理歸檔，保存期限不少于3年：《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》及附件（報(bào)價(jià)單、詢(xún)價(jià)記錄等）；采購(gòu)訂單/采購(gòu)合同；《采購(gòu)驗(yàn)收單》；付款憑證（如轉(zhuǎn)賬記錄、合規(guī)票據(jù)）。歸檔管理：資料按“采購(gòu)日期+部門(mén)+采購(gòu)項(xiàng)目”分類(lèi)編號(hào)，電子檔存入公司共享文檔庫(kù)，紙質(zhì)檔存入行政檔案柜，保證可追溯、可查詢(xún)。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)申請(qǐng)表單行政采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)：日期：年月日申請(qǐng)部門(mén)聯(lián)系方式資金來(lái)源□部門(mén)預(yù)算□專(zhuān)項(xiàng)預(yù)算□預(yù)算外（請(qǐng)注明原因：____________________）采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)123合計(jì)金額（大寫(xiě)）：____________________元（小寫(xiě)）：￥_____________用途說(shuō)明附件清單□采購(gòu)清單□報(bào)價(jià)單（____家）□服務(wù)說(shuō)明□其他：_____________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：_________日期：_______行政部意見(jiàn)簽字：_________日期：_______財(cái)務(wù)部意見(jiàn)簽字：_________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：_________日期：_______備注四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）流程規(guī)范性要點(diǎn)嚴(yán)禁越權(quán)審批：必須按審批權(quán)限逐級(jí)審核，不得跳過(guò)環(huán)節(jié)或簡(jiǎn)化流程（如金額＞5000元采購(gòu)不得由分管副總直接審批）。預(yù)算剛性約束：預(yù)算內(nèi)采購(gòu)需嚴(yán)格控制在額度內(nèi)，預(yù)算外采購(gòu)必須提前履行預(yù)算調(diào)整審批，嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)。緊急采購(gòu)特例：僅限突發(fā)、影響正常辦公的緊急情況（如服務(wù)器宕機(jī)需立即更換硬件），可由部門(mén)負(fù)責(zé)人口頭審批后先行采購(gòu)，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)書(shū)面流程，并在申請(qǐng)表中詳細(xì)說(shuō)明緊急事由。（二）供應(yīng)商管理要點(diǎn)定點(diǎn)供應(yīng)商優(yōu)先：常規(guī)采購(gòu)應(yīng)從公司合格供應(yīng)商庫(kù)中選擇，庫(kù)內(nèi)供應(yīng)商無(wú)法滿足需求時(shí)，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意后方可引入新供應(yīng)商，并完成供應(yīng)商資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）。價(jià)格合理性把控：?jiǎn)喂P采購(gòu)超2000元，必須提供至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，行政部需留存比價(jià)記錄，保證價(jià)格不高于市場(chǎng)平均價(jià)。（三）資料留存與風(fēng)險(xiǎn)防范資料完整性：采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單、付款憑證需一一對(duì)應(yīng)，保證“采購(gòu)有依據(jù)、驗(yàn)收有記錄、付款有憑證”，避免因資料缺失導(dǎo)致糾紛。驗(yàn)收嚴(yán)格把關(guān)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需核對(duì)物品/服務(wù)的實(shí)際質(zhì)量與