企業(yè)用印申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)流程及模板企業(yè)印章作為權(quán)力象征與法律憑證，其使用管理直接關(guān)系商業(yè)行為效力與合規(guī)底線。建立標(biāo)準(zhǔn)化用印申請(qǐng)流程，既能防范越權(quán)用印風(fēng)險(xiǎn)，也能提升行政效率。本文結(jié)合實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，梳理用印申請(qǐng)全流程要點(diǎn)，并提供可復(fù)用的申請(qǐng)模板，供企業(yè)參考優(yōu)化內(nèi)部管理。一、用印申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)流程（一）申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)人需結(jié)合用印場(chǎng)景（如合同簽署、公文發(fā)布、資質(zhì)證明出具等），準(zhǔn)備用印文件原件及相關(guān)支撐材料（如合同草案需附對(duì)方主體資質(zhì)、審批單；公文需附簽發(fā)稿等）。填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》時(shí)，需明確用印事由（需具象化，避免“業(yè)務(wù)需要”等模糊表述）、用印類型（公章、合同專用章、財(cái)務(wù)章等）、用印份數(shù)、文件核心內(nèi)容摘要（便于審批者快速核驗(yàn)）。（二）層級(jí)審批1.部門(mén)初審：申請(qǐng)人所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用印事由的真實(shí)性、文件內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行初審。例如，業(yè)務(wù)部門(mén)需確認(rèn)合同條款與商務(wù)約定一致，行政部門(mén)需確認(rèn)公文表述符合企業(yè)規(guī)范。2.專業(yè)復(fù)核（按需）：涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的文件（如合同、協(xié)議）需經(jīng)法務(wù)部門(mén)復(fù)核，重點(diǎn)審查權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任等條款；涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的（如付款指令、票據(jù)用?。┬杞?jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)。3.授權(quán)審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的重要性及企業(yè)《印章管理辦法》，由對(duì)應(yīng)層級(jí)的授權(quán)人審批（如一般事項(xiàng)由部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大投資、擔(dān)保類事項(xiàng)由總經(jīng)理或董事會(huì)審批）。（三）用印執(zhí)行印章管理員收到經(jīng)完整審批的《用印申請(qǐng)表》及文件后，需：1.核對(duì)申請(qǐng)信息與文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)審批流程閉環(huán)；2.現(xiàn)場(chǎng)用印時(shí)，需在監(jiān)控下完成（或雙人見(jiàn)證），并在《印章使用登記簿》中登記用印時(shí)間、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人等信息，申請(qǐng)人需簽字確認(rèn)；3.若為電子用?。ㄈ珉娮雍炚拢?，需通過(guò)企業(yè)指定的電子印章系統(tǒng)，由管理員按權(quán)限操作，確保用印記錄可追溯。（四）歸檔反饋1.用印后，《用印申請(qǐng)表》與用印文件（或復(fù)印件）需按企業(yè)檔案管理制度歸檔，保存期限不少于規(guī)定年限（如合同類文件保存至履行完畢后5年）；2.申請(qǐng)人需將用印后的文件交付相關(guān)方，并反饋用印完成情況（如合同簽署是否順利、公文是否按計(jì)劃發(fā)布），形成流程閉環(huán)。二、用印申請(qǐng)模板（附填寫(xiě)說(shuō)明）企業(yè)用印申請(qǐng)表項(xiàng)目填寫(xiě)說(shuō)明-----------------------------------------------------------------------------------------申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人所屬部門(mén)（如“市場(chǎng)部”“財(cái)務(wù)部”）申請(qǐng)人姓名+崗位（如“張三-客戶經(jīng)理”）聯(lián)系電話便于溝通的有效號(hào)碼用印事由清晰說(shuō)明用印目的（如“簽署與XX公司的戰(zhàn)略合作協(xié)議”“出具年度審計(jì)報(bào)告”）用印類型勾選或填寫(xiě)（公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等）用印份數(shù)實(shí)際用印數(shù)量（如“正本1份，副本2份”）文件內(nèi)容摘要提煉文件核心要點(diǎn)（如合同金額、合作期限；公文主送單位、核心事項(xiàng)）附件清單附支撐材料名稱（如“XX公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”“合同審批單”）申請(qǐng)日期填寫(xiě)申請(qǐng)當(dāng)天日期部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字+日期（確認(rèn)事項(xiàng)真實(shí)合規(guī)）法務(wù)/財(cái)務(wù)意見(jiàn)簽字+日期（按需填寫(xiě)，無(wú)則標(biāo)注“無(wú)”）授權(quán)審批意見(jiàn)簽字+日期（按權(quán)限層級(jí)簽署）印章管理員記錄用印時(shí)間、文件編號(hào)、用印人簽字填寫(xiě)提示：用印事由需避免模糊表述，需明確場(chǎng)景（如“申請(qǐng)用印為與XX公司簽署2024年度服務(wù)合同”）；附件需與用印文件直接相關(guān)，確保審批者可通過(guò)附件核驗(yàn)內(nèi)容（如合同需附對(duì)方資質(zhì)、談判記錄）；多頁(yè)文件需加蓋騎縫章的，需在申請(qǐng)事由中注明（如“申請(qǐng)對(duì)3頁(yè)合同加蓋騎縫章”）。三、注意事項(xiàng)與合規(guī)要點(diǎn)（一）合法性審查前置用印文件需確保內(nèi)容合法合規(guī)，不得違反法律法規(guī)、公序良俗或企業(yè)內(nèi)部制度。法務(wù)部門(mén)需重點(diǎn)審查合同類文件的效力性條款，避免因條款瑕疵導(dǎo)致用印行為無(wú)效（如合同約定“違反法律規(guī)定仍有效”的條款需修正）。（二）登記制度剛性執(zhí)行印章使用需全程留痕：《印章使用登記簿》需如實(shí)記錄每一次用印，包括作廢文件的用?。ㄐ枳⒚鳌白鲝U”并留存文件）；電子用印需確保系統(tǒng)日志可追溯，記錄操作人、時(shí)間、文件哈希值等信息，防止電子印章被冒用。（三）特殊場(chǎng)景處理1.緊急用?。捍_因突發(fā)事項(xiàng)需緊急用印的，需由總經(jīng)理或授權(quán)人通過(guò)電話、郵件等方式先審批，后補(bǔ)簽書(shū)面審批單，同時(shí)說(shuō)明緊急原因并留存溝通記錄（如“因客戶要求24小時(shí)內(nèi)簽署合同，現(xiàn)申請(qǐng)緊急用印，已獲總經(jīng)理電話批準(zhǔn)”）。2.異地用?。盒柰ㄟ^(guò)企業(yè)指定的異地用印流程，由當(dāng)?shù)厥跈?quán)代表或合作方代為用印的，需提前經(jīng)審批并郵寄經(jīng)審批的《用印申請(qǐng)表》及文件，用印后回傳文件及用印記錄（如快遞單號(hào)、現(xiàn)場(chǎng)用印照片）。（四）責(zé)任追究機(jī)制明確用印各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體：申請(qǐng)人對(duì)文件內(nèi)容真實(shí)性負(fù)責(zé)；審批人對(duì)審批合規(guī)性負(fù)責(zé)；印章管理員對(duì)用印操作規(guī)范性負(fù)責(zé)。若因違規(guī)用印導(dǎo)致企業(yè)損失，需按制度追究相關(guān)人員責(zé)任（如越權(quán)用印造成合同糾紛的，需承擔(dān)賠償或紀(jì)律責(zé)任）。四、流程優(yōu)化建議企業(yè)可結(jié)合自身組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)特點(diǎn)，在本流程及模板基礎(chǔ)上優(yōu)化調(diào)整：小型企業(yè)可簡(jiǎn)化審批層級(jí)（如部門(mén)負(fù)責(zé)人直接審批一般事項(xiàng)）；業(yè)務(wù)多元化企業(yè)可按業(yè)務(wù)線制定細(xì)分用印流程（如研發(fā)項(xiàng)目用印、海外業(yè)務(wù)用?。唤ㄗh定期對(duì)用印流程進(jìn)行合規(guī)審計(jì)（每半年/年），及時(shí)堵塞管理漏洞