2026年口腔醫(yī)療管理公司公章使用與保管管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公章使用與保管管理工作，建立系統(tǒng)化、標準化的公章管理體系，保障公司合法權益與經(jīng)營活動有序開展，防范公章使用與保管過程中的法律風險、經(jīng)營風險，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章治安管理辦法》《中華人民共和國民法典》及公司內(nèi)部管理相關規(guī)定，結合口腔醫(yī)療行業(yè)特性（涉及醫(yī)療資質(zhì)審批、診療合作合同、醫(yī)保備案文件等核心用章場景）及實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱公章，是指公司及各口腔診療機構依法刻制的，用于表征公司及機構主體身份、具有法律效力的各類印章，包括公司公章、法定代表人印章、財務專用章、合同專用章、醫(yī)療業(yè)務專用章（如診療確認章、病歷專用章）、部門專用章等。本制度適用于公司全體在職員工、各口腔診療機構、各職能部門（行政部、法務部、財務部、醫(yī)務部、各業(yè)務部門等）及公司管理層；覆蓋公章從刻制、備案、保管、使用、年檢、繳銷到廢止的全生命周期管理。第三條公章使用與保管遵循“合法合規(guī)、權責明晰、嚴格審批、全程追溯、安全可控”的原則，確保每一次公章使用都經(jīng)過規(guī)范審批，每一份用章文件都真實有效，每一枚公章都得到妥善保管。第四條公司建立公章使用與保管動態(tài)管理機制，行政部作為牽頭部門，統(tǒng)籌推進公章使用與保管的組織實施與日常管控，各口腔診療機構及相關職能部門協(xié)同配合，確保本制度有效落地。第二章組織架構與職責第五條行政部（牽頭部門）職責：牽頭制定公司公章使用與保管的具體操作細則；負責公司級公章（公司公章、法定代表人印章、合同專用章等）的統(tǒng)一保管與規(guī)范使用；統(tǒng)籌公章的刻制、備案、年檢、繳銷、廢止等全流程管理；建立公章管理臺賬與用章檔案，完整記錄公章相關信息及使用情況；審核各部門及診療機構的用章申請，監(jiān)督用章流程合規(guī)性；組織開展公章使用與保管相關培訓，提升全員公章管理意識；定期開展公章使用與保管專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)并整改問題；協(xié)調(diào)處理公章管理過程中的重大事項，向公司管理層匯報。第六條各口腔診療機構職責：落實公司公章管理要求，明確本機構專用公章（如醫(yī)療業(yè)務專用章、病歷專用章）的保管責任人；規(guī)范本機構用章申請與審批流程，確保用章文件真實、合規(guī)；配合行政部完成本機構公章的刻制、備案、年檢等工作；建立本機構用章臺賬，及時向行政部報送用章統(tǒng)計信息；定期自查本機構公章使用與保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改并上報行政部；監(jiān)督本機構員工遵守公章管理規(guī)定，杜絕違規(guī)用章行為。第七條法務部職責：對公章使用與保管全流程進行法律合規(guī)審查，確保符合相關法律法規(guī)要求；審核重大用章文件（如重大合作合同、對外擔保文件、醫(yī)療合作協(xié)議等）的合法性與合規(guī)性，防范法律風險；為公章刻制、備案、廢止等環(huán)節(jié)提供法律咨詢支持；協(xié)助處理因公章使用不當引發(fā)的法律糾紛；參與公章管理專項檢查，提出合規(guī)整改建議。第八條財務部職責：負責財務專用章的日常保管與規(guī)范使用，配合行政部做好財務專用章的備案、年檢等工作；審核涉及財務類文件（如銀行轉(zhuǎn)賬憑證、財務報表、稅務申報文件等）的用章申請，確保文件真實、準確；建立財務用章臺賬，記錄財務專用章使用情況；配合行政部開展公章管理專項檢查，提供財務用章相關資料。第九條醫(yī)務部職責：審核醫(yī)療業(yè)務類用章文件（如病歷資料、診療確認單、醫(yī)療資質(zhì)申請文件、醫(yī)保相關材料等）的真實性與規(guī)范性；監(jiān)督各診療機構醫(yī)療業(yè)務專用章的使用情況，確保符合醫(yī)療行業(yè)監(jiān)管要求；配合行政部制定醫(yī)療業(yè)務專用章的使用細則；及時向行政部反饋醫(yī)療業(yè)務用章過程中出現(xiàn)的問題。第十條公司管理層職責：審批公章刻制、廢止、重大用章事項等重要申請；保障公章管理工作所需資源（人員、經(jīng)費、物資等）的投入；協(xié)調(diào)解決公章管理過程中的重大爭議與問題；監(jiān)督公章管理工作的開展成效，推動管理規(guī)范落地。第十一條公章保管人職責：嚴格遵守公章保管規(guī)范，妥善保管所負責的公章，確保公章不丟失、不被盜用、不被濫用；嚴格按照審批流程辦理用章手續(xù)，無審批文件堅決不予用章；詳細記錄公章使用情況，及時歸檔用章文件副本或復印件；每日檢查公章保管狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常情況立即采取防范措施并上報；公章交接時，嚴格履行交接手續(xù)，確保交接過程可追溯。第十二條員工職責：主動學習并遵守本制度規(guī)定，樹立規(guī)范用章意識；申請用章時確保提交文件真實、完整、合規(guī)，如實說明用章用途；配合公章保管人履行審批手續(xù)，提供必要的佐證材料；用章后妥善保管用章文件，嚴禁擅自篡改、偽造用章文件；發(fā)現(xiàn)違規(guī)用章行為及時制止并上報相關部門。第三章公章刻制、備案與廢止第十三條公章刻制規(guī)范：公司及各診療機構所需公章，必須由行政部統(tǒng)一牽頭申請刻制，任何部門或個人不得擅自刻制公章?？讨粕暾埿杼峤粫嫔暾埐牧希f明刻制原因、公章名稱、規(guī)格、使用范圍等信息，按權限報公司管理層審批。審批通過后，由行政部指定專人到公安機關備案的正規(guī)刻章機構刻制，確保公章的合法性與規(guī)范性。嚴禁刻制仿冒公章、多余公章或與公司業(yè)務無關的公章。第十四條公章備案管理：所有刻制完成的公章，必須在刻制后15個工作日內(nèi)，由行政部牽頭向公安機關及相關主管部門辦理備案手續(xù)，獲取備案證明文件。行政部需將備案證明文件、公章印模等資料納入公章管理檔案妥善保管。各診療機構的專用公章備案工作，由行政部統(tǒng)籌，相關診療機構配合完成。第十五條公章年檢要求：行政部需建立公章年檢臺賬，定期梳理需年檢的公章清單，按照公安機關及相關主管部門的要求，按時完成公章年檢工作。年檢過程中發(fā)現(xiàn)公章存在磨損、變形等問題，需及時申請重新刻制并備案。各部門及診療機構需配合行政部提供年檢所需的相關資料。第十六條公章廢止與繳銷：出現(xiàn)以下情況之一的，需及時廢止公章并辦理繳銷手續(xù)：公章磨損嚴重無法正常使用的；公司名稱變更、機構撤銷或合并導致公章失效的；相關法律法規(guī)或公司規(guī)定要求廢止的；其他需要廢止的情形。公章廢止需由使用部門或保管人提交書面申請，說明廢止原因，附原公章及備案證明文件，經(jīng)行政部審核后報公司管理層審批。審批通過后，由行政部牽頭向公安機關辦理繳銷手續(xù)，繳銷完成后，將繳銷證明文件納入公章管理檔案。對未按規(guī)定繳銷的公章，行政部需責令相關責任人限期整改，確保公章安全處置。第四章公章保管規(guī)范第十七條保管主體與權限：公司級公章由行政部指定專人集中保管；各診療機構專用公章由本機構指定專人保管；財務專用章由財務部指定專人保管；部門專用章由對應部門指定專人保管。公章保管人需具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與責任心，經(jīng)所在部門推薦、行政部審核后確定，關鍵崗位公章保管人需簽訂《公章保管責任書》。保管人變更時，需嚴格履行交接手續(xù)，填寫《公章交接記錄表》，明確交接時間、公章名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認后，方可完成交接。第十八條保管環(huán)境要求：公章需存放在專用的保險柜或帶鎖文件柜中，實行雙人雙鎖管理（公司公章、法定代表人印章等核心公章）或單人專柜加鎖管理（普通專用章），確保存放環(huán)境安全、干燥、防潮、防火。保管地點需遠離公共場所，嚴禁將公章隨意放置在辦公桌、茶幾等易被接觸的位置。非工作時間，公章必須存入保險柜或帶鎖文件柜，嚴禁隨身攜帶公章外出（經(jīng)審批的特殊情況除外）。第十九條日常保管管理：公章保管人每日上、下班時，需檢查公章存放狀態(tài)，核對公章數(shù)量，確保公章完好無損，并在《公章日常檢查記錄表》中記錄檢查情況。保管人因出差、休假等原因無法履行保管職責時，需提前向所在部門及行政部申請指定臨時保管人，辦理公章交接手續(xù)，明確臨時保管期限與責任。臨時保管期間，臨時保管人需嚴格遵守本制度的保管與使用要求，期限屆滿后及時辦理交接歸還手續(xù)。第二十條公章印模管理：行政部需為每一枚公章建立標準印模，存入公章管理檔案。印模需清晰、完整，標注公章名稱、刻制日期、備案編號等信息。任何部門或個人不得擅自修改、復制公章印模，嚴禁使用印模偽造公章。第五章公章使用流程第二十一條用章申請：員工因工作需要使用公章時，需填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章用途、公章名稱、用章份數(shù)、文件名稱及編號等信息，并附上需用章的文件原件及相關佐證材料（如合同審批單、業(yè)務審批表等），經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，按審批權限提交相關部門及管理層審批。涉及醫(yī)療業(yè)務、財務、法律等專業(yè)領域的用章文件，需先經(jīng)對應專業(yè)部門審核通過后，再提交后續(xù)審批。第二十二條審批權限劃分：普通用章事項（如日常辦公文件、內(nèi)部通知、常規(guī)業(yè)務報表等）由部門負責人審核、行政部負責人審批；醫(yī)療業(yè)務類用章事項（如病歷資料、診療確認單、常規(guī)醫(yī)療合作協(xié)議等）由診療機構負責人或醫(yī)務部審核、行政部負責人審批；財務類用章事項（如日常財務憑證、稅務申報文件等）由財務部負責人審核、行政部負責人審批；重大用章事項（如對外投資合同、大額合作協(xié)議、對外擔保文件、公司重大決策文件、醫(yī)療資質(zhì)升級申請等）需經(jīng)部門負責人、行政部負責人、法務部負責人審核后，報公司管理層（總經(jīng)理/董事長）審批。各診療機構內(nèi)部常規(guī)用章事項的審批權限，可結合實際情況由行政部統(tǒng)籌制定細化標準。第二十三條用章審核：審批部門及審批人需對用章申請材料進行嚴格審核，重點核查用章用途的真實性、用章文件的完整性與合規(guī)性、申請信息的準確性。審核通過的，在《公章使用申請表》中簽字確認；審核不通過的，需注明駁回原因，退回申請人修改完善后重新申請。法務部需對重大用章文件進行專項法律審核，出具《法律審核意見》，作為審批依據(jù)。第二十四條用章實施：公章保管人收到審核通過的《公章使用申請表》及相關用章文件后，需再次核對申請信息與文件內(nèi)容，確認無誤后，方可辦理用章手續(xù)。用章時需確保印章清晰、端正，加蓋位置準確（一般為文件首頁右上角或末尾落款處），嚴禁蓋模糊章、錯蓋章、漏蓋章。涉及多頁文件的，需加蓋騎縫章，確保文件各頁內(nèi)容完整、不可篡改。用章完成后，保管人需在《公章使用登記臺賬》中詳細記錄用章日期、用章人、用章用途、公章名稱、用章份數(shù)、文件名稱及編號等信息，并由用章人簽字確認。第二十五條用章文件歸檔：用章完成后，公章保管人需收集用章文件的副本或復印件，與《公章使用申請表》《公章使用登記臺賬》一并歸檔，建立用章檔案。歸檔資料需按年度、按公章類型分類整理，妥善保管，保存期限不少于5年（涉及合同、法律文件等重要資料的保存期限需符合相關法律法規(guī)要求）。各部門及診療機構需配合行政部做好用章文件的歸檔工作，及時提交相關資料。第二十六條外出用章管理：因工作需要攜帶公章外出使用的，需提交書面外出用章申請，說明外出用章事由、目的地、使用期限、用章文件名稱及份數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人、行政部負責人審核后，報公司管理層審批。審批通過后，由公章保管人或指定專人攜帶公章隨同外出，全程負責公章的安全與使用規(guī)范。外出用章期間，需嚴格按照申請的用途與期限使用公章，嚴禁擅自擴大用章范圍、延長使用期限。外出用章完成后，需在返回公司后1個工作日內(nèi)，將公章歸還保管，并向行政部提交外出用章情況說明及用章文件副本，辦理歸檔手續(xù)。第二十七條緊急用章管理：因突發(fā)緊急情況（如應對醫(yī)療應急事件、處理重大突發(fā)法律糾紛等）需要緊急用章，且無法按常規(guī)流程完成審批的，可先向行政部負責人及公司管理層口頭申請，經(jīng)同意后，由公章保管人先行用章。緊急用章后，需在2個工作日內(nèi)補齊用章申請、審批手續(xù)及相關佐證材料，完善用章登記與歸檔工作。未按規(guī)定補齊手續(xù)的，將追究相關責任人的責任。第六章使用禁區(qū)與風險防控第二十八條嚴禁使用情形：嚴禁在空白合同、空白介紹信、空白紙張、空白審批表等空白文件上加蓋公章；嚴禁為虛假文件、違規(guī)文件、超出業(yè)務范圍的文件加蓋公章；嚴禁未經(jīng)審批擅自使用公章；嚴禁將公章轉(zhuǎn)借他人使用或委托他人代為用章（經(jīng)審批的特殊情況除外）；嚴禁攜帶公章進入娛樂場所、餐飲場所等非工作場所；嚴禁在醉酒、精神狀態(tài)異常等情況下使用公章；其他違反法律法規(guī)及本制度規(guī)定的用章行為。第二十九條風險監(jiān)測與預警：行政部需建立公章使用風險監(jiān)測機制，定期對用章檔案進行核查，重點關注重大用章事項、高頻用章文件的合規(guī)性。對發(fā)現(xiàn)的用章異常情況（如用章頻率過高、用章文件類型異常、申請材料不完整等），及時開展核查，發(fā)出風險預警，督促相關部門整改。各部門及診療機構需配合行政部開展風險監(jiān)測工作，及時反饋用章過程中出現(xiàn)的風險隱患。第三十條應急處置措施：發(fā)現(xiàn)公章丟失、被盜用、被偽造等情況時，公章保管人需立即采取以下措施：第一時間向所在部門負責人、行政部及公司管理層匯報；保護好現(xiàn)場證據(jù)，排查相關用章文件；若公章丟失，需在24小時內(nèi)到公安機關報案，并登報聲明公章作廢；若涉及公章被盜用、偽造，需配合公安機關開展調(diào)查取證工作，收集相關證據(jù)材料；及時重新刻制公章并辦理備案手續(xù)，避免影響正常經(jīng)營活動。行政部需在事件處置完成后，撰寫《公章突發(fā)事件處置報告》，總結事件原因、處置過程及整改措施，上報公司管理層。第七章監(jiān)督考核與激勵第三十一條監(jiān)督機制：（一）日常監(jiān)督：行政部每日對公章使用與保管情況進行抽查，重點核查用章審批流程的完整性、用章登記的規(guī)范性、保管環(huán)境的安全性等，及時發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范行為；（二）專項檢查：每季度組織一次公章使用與保管專項檢查，覆蓋所有公章、各部門及診療機構，核查公章管理臺賬、用章檔案、保管措施落實情況等，形成專項檢查報告，上報公司管理層并通報各部門；（三）不定期抽查：公司管理層可根據(jù)工作需要，組織對公章管理工作的不定期抽查，重點核查重大用章事項的合規(guī)性、風險防控措施的落實情況；（四）舉報監(jiān)督：建立公章管理違規(guī)行為舉報機制，員工可通過指定渠道舉報違規(guī)用章、保管不當?shù)刃袨?，行政部對舉報信息進行核實處理，為舉報人保密。第三十二條考核評估：公司將公章使用與保管工作納入各部門及相關人員的年度績效考核體系。考核指標包括用章審批合規(guī)率、用章登記完整率、公章保管安全率、問題整改及時性、用章檔案歸檔完整性等。行政部根據(jù)日常監(jiān)督、專項檢查結果，結合用章檔案記錄，對各部門及保管人進行考核評分?？己私Y果與部門績效獎金、員工個人績效獎金、評優(yōu)評先及晉升直接掛鉤。第三十三條激勵措施：對在公章使用與保管工作中表現(xiàn)突出的部門、團隊或個人，公司給予表彰與獎勵：（一）精神激勵：包括頒發(fā)榮譽證書、授予“公章管理先進集體”“優(yōu)秀公章保管人”等榮譽稱號、內(nèi)部通報表彰、納入員工個人榮譽檔案等；（二）物質(zhì)激勵：包括發(fā)放一次性獎勵獎金、績效加分、專項獎勵基金等；對及時發(fā)現(xiàn)并制止違規(guī)用章行為、避免公司重大損失的，給予重點獎勵。第八章責任追究第三十四條對在公章使用與保管工作中，存在以下違規(guī)行為的部門、機構或個人，