項(xiàng)目資料檔案管理制度一、總則為加強(qiáng)項(xiàng)目資料檔案管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，更好地服務(wù)于項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)營和維護(hù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司所有項(xiàng)目資料檔案的管理工作，涵蓋項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收、運(yùn)營維護(hù)等全過程產(chǎn)生的各類資料。二、項(xiàng)目資料檔案的定義和范圍（一）定義項(xiàng)目資料檔案是指在項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖片、音像資料等。（二）范圍1.項(xiàng)目前期資料-項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書及其批復(fù)文件。-項(xiàng)目規(guī)劃文件，包括選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。-項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包含招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料-初步設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖紙、概算書等。-施工圖設(shè)計(jì)文件，如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)的施工圖紙及設(shè)計(jì)變更文件。3.項(xiàng)目施工資料-施工管理資料，如施工許可證、施工單位資質(zhì)證書、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志等。-工程質(zhì)量保證資料，包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄等。-工程安全與功能檢驗(yàn)資料，如地基承載力檢測報(bào)告、混凝土試塊強(qiáng)度檢測報(bào)告、電氣接地電阻測試記錄等。-施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄、工程變更單等。4.項(xiàng)目監(jiān)理資料-監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則。-監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要。-工程質(zhì)量監(jiān)理文件，如旁站監(jiān)理記錄、平行檢驗(yàn)記錄、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。-工程進(jìn)度監(jiān)理文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃審核意見、工程進(jìn)度款支付證書等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料-竣工驗(yàn)收報(bào)告，包括工程概況、工程質(zhì)量驗(yàn)收情況、工程遺留問題處理情況等。-消防、環(huán)保、規(guī)劃等專項(xiàng)驗(yàn)收文件。-工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)的竣工圖紙。6.項(xiàng)目運(yùn)營維護(hù)資料-設(shè)備運(yùn)行記錄，如設(shè)備啟動(dòng)、停止時(shí)間，運(yùn)行參數(shù)等。-設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、更換零部件情況等。-項(xiàng)目維修改造資料，如維修改造方案、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。三、項(xiàng)目資料檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對項(xiàng)目各階段的資料檔案進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保資料的規(guī)范性和完整性。4.建立項(xiàng)目資料檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。5.定期對項(xiàng)目資料檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和安全性。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目資料移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門對項(xiàng)目資料檔案進(jìn)行檢查和整改工作。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目資金使用情況的相關(guān)資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供項(xiàng)目合同、協(xié)議等法律文件，并協(xié)助處理檔案管理中的法律問題。四、項(xiàng)目資料檔案的收集（一）收集原則1.全面性原則：收集項(xiàng)目全過程中產(chǎn)生的所有具有保存價(jià)值的資料，確保資料的完整性。2.及時(shí)性原則：在項(xiàng)目各階段及時(shí)收集相關(guān)資料，避免資料的遺漏和丟失。3.準(zhǔn)確性原則：收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目實(shí)際情況。（二）收集方法1.建立資料收集清單：檔案管理部門根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和資料范圍，制定詳細(xì)的資料收集清單，明確各階段需要收集的資料內(nèi)容。2.定期收集：項(xiàng)目部門應(yīng)按照資料收集清單的要求，定期將本階段產(chǎn)生的資料移交至檔案管理部門。3.實(shí)時(shí)收集：對于一些重要的、時(shí)效性強(qiáng)的資料，如工程變更單、質(zhì)量事故報(bào)告等，應(yīng)實(shí)時(shí)收集并移交。（三）收集流程1.項(xiàng)目部門在項(xiàng)目啟動(dòng)前，應(yīng)與檔案管理部門溝通，了解資料收集的要求和流程。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目部門指定專人負(fù)責(zé)資料的收集和整理工作。3.資料收集人員按照資料收集清單的要求，對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.項(xiàng)目部門將初步審核后的資料定期移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。五、項(xiàng)目資料檔案的整理（一）整理原則1.系統(tǒng)性原則：按照項(xiàng)目的階段和資料的類別進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于資料的查找和利用。2.規(guī)范性原則：遵循國家和地方相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保資料整理的規(guī)范性。（二）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目資料的性質(zhì)和用途，將資料分為項(xiàng)目前期資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收資料和運(yùn)營維護(hù)資料等幾大類。2.編號：對每一類資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，符合檔案管理要求。4.編目：建立資料目錄，記錄資料的名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于資料的檢索。（三）整理流程1.檔案管理部門對收集到的項(xiàng)目資料進(jìn)行分類和編號。2.對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂和編目，建立紙質(zhì)檔案目錄。3.將電子資料按照分類和編號進(jìn)行存儲，并建立電子檔案目錄。4.對整理好的資料進(jìn)行檢查和審核，確保資料的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。六、項(xiàng)目資料檔案的歸檔（一）歸檔原則1.完整性原則：歸檔的資料應(yīng)包括項(xiàng)目全過程中產(chǎn)生的所有具有保存價(jià)值的資料。2.準(zhǔn)確性原則：歸檔的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目實(shí)際情況。3.安全性原則：采取必要的安全措施，確保歸檔資料的安全。（二）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期資料在項(xiàng)目立項(xiàng)完成后及時(shí)歸檔。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料在設(shè)計(jì)文件審查通過后歸檔。3.項(xiàng)目施工資料在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。4.項(xiàng)目監(jiān)理資料在監(jiān)理工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料在竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。6.項(xiàng)目運(yùn)營維護(hù)資料定期歸檔，一般每年歸檔一次。（三）歸檔流程1.項(xiàng)目部門將整理好的資料按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行檢查和審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。3.審核通過后，檔案管理部門將資料進(jìn)行分類存放，并在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行登記。4.對歸檔的資料建立檔案索引，便于資料的查詢和利用。七、項(xiàng)目資料檔案的保管（一）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。3.對紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)分別進(jìn)行保管，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（二）保管期限1.永久保存：涉及項(xiàng)目重要決策、重大技術(shù)創(chuàng)新、關(guān)鍵設(shè)備資料等具有長期保存價(jià)值的資料，應(yīng)永久保存。2.長期保存：保存期限為50年，主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。3.短期保存：保存期限為10年，主要包括項(xiàng)目施工過程中的一般性文件、會(huì)議紀(jì)要等。（三）保管流程1.檔案管理部門按照保管要求，對歸檔的資料進(jìn)行分類存放。2.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與保管臺賬一致。4.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。八、項(xiàng)目資料檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：資料的利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：在利用資料過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保資料的安全和保密。3.方便快捷原則：建立便捷的資料查詢和利用機(jī)制，提高資料的利用效率。（二）利用流程1.用戶填寫資料查閱申請表，注明查閱的資料名稱、用途、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，用戶到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為用戶提供相應(yīng)的資料。4.用戶在查閱資料過程中，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借資料。5.查閱結(jié)束后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還資料，檔案管理部門對歸還的資料進(jìn)行檢查和核對。（三）資料復(fù)制和借閱1.如用戶需要復(fù)制資料，應(yīng)在申請表中注明復(fù)制的份數(shù)和用途，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)制。2.如用戶需要借閱資料，應(yīng)在申請表中注明借閱的期限，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一個(gè)月，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。九、項(xiàng)目資料檔案的鑒定和銷毀（一）鑒定原則1.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)資料的保存價(jià)值和重要性，對檔案進(jìn)行鑒定。2.準(zhǔn)確性鑒定原則：鑒定檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.時(shí)效性鑒定原則：根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際使用情況，鑒定檔案是否還有保存價(jià)值。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。3.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則確定檔案的保存價(jià)值和處理意見。4.鑒定結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，對無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀流程1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，注明銷毀的檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同對檔案進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對項(xiàng)目資料檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，