招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在招標(biāo)采購(gòu)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于各類工程建設(shè)項(xiàng)目、貨物采購(gòu)項(xiàng)目、服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目等招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)所形成的檔案。3.定義招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案是指在招標(biāo)采購(gòu)代理活動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文件、往來(lái)函件等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)-負(fù)責(zé)制定和完善公司，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-對(duì)各部門形成的招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。-建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。-定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。-組織開(kāi)展檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。-為公司各部門提供檔案查詢和借閱服務(wù)，做好檔案利用的登記和統(tǒng)計(jì)工作。-加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高檔案管理水平。2.項(xiàng)目經(jīng)辦部門職責(zé)-負(fù)責(zé)在招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，及時(shí)收集、整理本部門形成的各種檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。-對(duì)移交的檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。-協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。-根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢和借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員職責(zé)-嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。-負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。-妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。-及時(shí)為公司各部門提供檔案查詢和借閱服務(wù)，做好檔案利用的登記和統(tǒng)計(jì)工作。-定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。-按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案收集與整理1.收集范圍-招標(biāo)前期文件：項(xiàng)目委托代理協(xié)議、招標(biāo)申請(qǐng)、項(xiàng)目審批文件、招標(biāo)方案、資格預(yù)審文件（如有）等。-招標(biāo)文件：招標(biāo)文件正本、副本、補(bǔ)充文件、答疑文件等。-投標(biāo)文件：各投標(biāo)人的投標(biāo)文件正本、副本、投標(biāo)保證金繳納憑證等。-評(píng)標(biāo)文件：評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)分表、中標(biāo)候選人推薦表等。-合同文件：中標(biāo)通知書、采購(gòu)合同、合同補(bǔ)充協(xié)議等。-其他文件：開(kāi)標(biāo)記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督記錄、質(zhì)疑與投訴處理文件、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.收集要求-項(xiàng)目經(jīng)辦部門應(yīng)在招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的所有檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。-檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。-對(duì)電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、可讀性強(qiáng)，并進(jìn)行備份保存。3.整理方法-分類：按照招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目的類別和檔案的性質(zhì)，將檔案分為招標(biāo)前期文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件、合同文件、其他文件等幾大類。-編號(hào)：對(duì)每一類檔案按照一定的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度+項(xiàng)目編號(hào)+檔案類別代碼+順序號(hào)的方式進(jìn)行編制。-裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)紙張大小不一的檔案資料應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理。-編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索和利用。四、檔案歸檔與保管1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目經(jīng)辦部門應(yīng)在招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)在收到檔案資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核和歸檔工作。2.歸檔手續(xù)項(xiàng)目經(jīng)辦部門在移交檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。《檔案移交清單》一式兩份，一份由項(xiàng)目經(jīng)辦部門留存，一份由檔案管理部門存檔。3.保管要求-檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮箱、滅火器等，確保檔案的安全和完整。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。-對(duì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和管理。-對(duì)電子檔案應(yīng)采用光盤、移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份保存，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。4.保管期限招標(biāo)采購(gòu)代理項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般情況下，重要的檔案資料應(yīng)永久保存，其他檔案資料的保管期限為[X]年。五、檔案查閱與借閱1.查閱與借閱原則檔案查閱與借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批制度，確保檔案的安全和保密。查閱與借閱檔案必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)后方可進(jìn)行。2.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)明確借閱期限，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得損壞、丟失、涂改或轉(zhuǎn)借他人。-借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目經(jīng)辦部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限等內(nèi)容，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息不被泄露。七、檔案安全與保密1.安全措施-檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。-檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。-對(duì)重要的檔案資料應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份保存等措施，防止檔案信息的丟失和損壞。2.保密制度-檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。-查閱和借閱檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。-對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案信息的安全。八、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)工作檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員和項(xiàng)目經(jīng)辦部門人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案管理制度、檔案收集整理方法、檔案安全保密等方