PAGE行政事業(yè)采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織行政事業(yè)采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及行政事業(yè)采購活動(dòng)的所有部門和人員。行政事業(yè)采購涵蓋辦公用品、辦公設(shè)備、服務(wù)采購等各類與行政辦公相關(guān)的采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地公開，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。5.誠實(shí)守信原則：采購活動(dòng)各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得欺詐、違約。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)各部門需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、篩選和管理。3.組織采購招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購活動(dòng)，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案管理制度。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購部門進(jìn)行采購工作。其職責(zé)包括：1.根據(jù)實(shí)際工作需要，提前向采購部門提交采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的必要性和具體要求。2.參與采購過程中的技術(shù)談判、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議。3.對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合本部門需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（四）監(jiān)督部門設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購政策、制度和流程的執(zhí)行情況，檢查采購活動(dòng)是否合規(guī)。2.受理采購活動(dòng)中的投訴和舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。3.定期對(duì)采購工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估采購績(jī)效，提出改進(jìn)建議。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理，預(yù)算是否符合規(guī)定。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大或重大采購項(xiàng)目，提交采購決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果，制定具體的采購方案，明確采購方式、采購時(shí)間安排、采購文件編制要求等。2.選擇采購方式招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。采購部門按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。競(jìng)爭(zhēng)性談判：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目等，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購部門確定談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇成交供應(yīng)商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款。3.發(fā)布采購信息：根據(jù)采購方式，采購部門通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、政府采購網(wǎng)、專業(yè)采購平臺(tái)等渠道發(fā)布采購信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。4.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商報(bào)名：潛在供應(yīng)商按照采購信息要求，提交報(bào)名資料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、產(chǎn)品樣本等。資格審查：采購部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，核實(shí)其是否具備參與采購項(xiàng)目的資格和能力。供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織相關(guān)人員對(duì)通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、生產(chǎn)能力等方面?？梢圆捎脤?shí)地考察、查閱資料、問卷調(diào)查、供應(yīng)商互評(píng)等方式進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果選擇若干家入圍供應(yīng)商。5.采購談判與合同簽訂采購談判：采購部門與入圍供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最有利的采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。合同簽訂：談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門。（四）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。需求部門應(yīng)組織專業(yè)人員成立驗(yàn)收小組，制定驗(yàn)收方案。2.驗(yàn)收小組按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面是否符合要求。驗(yàn)收過程中應(yīng)做好記錄，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收合格證明；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。如供應(yīng)商拒絕履行義務(wù)，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購項(xiàng)目名稱、合同金額、已支付金額、本次申請(qǐng)支付金額等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交至公司/組織財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照公司/組織財(cái)務(wù)管理制度和資金審批流程，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、原材料短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本上升、采購任務(wù)無法按時(shí)完成。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司/組織正常運(yùn)營，增加運(yùn)營成本。3.信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信用狀況不佳，可能出現(xiàn)違約行為，如延遲交貨、提供假冒偽劣產(chǎn)品等。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)違反法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，可能導(dǎo)致法律糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等內(nèi)部管理問題，可能影響采購效率和質(zhì)量，滋生腐敗行為。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可以包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等。2.定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)機(jī)，避免價(jià)格波動(dòng)帶來的損失。與多家供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，分散采購渠道，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對(duì)原材料短缺等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，定期對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行抽檢。選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和考核，淘汰質(zhì)量不合格的供應(yīng)商。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。3.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用調(diào)查和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，記錄其信用狀況、履約情況等信息。在采購合同中約定違約責(zé)任和擔(dān)保條款，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函等擔(dān)保措施。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常監(jiān)督管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決信用問題，對(duì)于信用不良的供應(yīng)商，暫?；蚪K止合作關(guān)系。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。建立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。關(guān)注國家法律法規(guī)和政策變化，及時(shí)調(diào)整采購制度和流程，確保符合最新要求。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)流程控制，防止出現(xiàn)流程漏洞和違規(guī)操作。加強(qiáng)采購審批管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，確保采購項(xiàng)目經(jīng)過充分論證和審批。建立信息溝通平臺(tái)，加強(qiáng)采購部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門等之間的信息共享和溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，提高采購工作效率和透明度。五、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實(shí)現(xiàn)了成本節(jié)約。2.采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)評(píng)估采購物品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求。3.采購效率：以采購周期、合同履行率等指標(biāo)衡量采購工作的效率，評(píng)估是否按時(shí)完成采購任務(wù)。4.供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)，評(píng)估對(duì)供應(yīng)商的管理效果。5.合規(guī)性：檢查采購活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：每月或每季度對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行一次定期評(píng)估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，按照評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)。2.專項(xiàng)評(píng)估：針對(duì)重大采購項(xiàng)目或出現(xiàn)問題的采購環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。3.對(duì)比評(píng)估：與同行業(yè)其他公司/組織的采購績(jī)效進(jìn)行對(duì)比，找出差距，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部門和相關(guān)人員進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)懲，激勵(lì)其提高采購工作質(zhì)量和效率。2.針對(duì)評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)調(diào)整采購策略和流程，持續(xù)改進(jìn)采購管理工作。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集與采購活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品技術(shù)信息、法律法規(guī)信息等。2.信息收集渠道可以包括互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)協(xié)會(huì)、專業(yè)期刊、供應(yīng)商提供、實(shí)地考察等。（二）采購信息整理與分析1.對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行分類整理，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，方便查詢和使用。2.定期對(duì)采購信息進(jìn)行分析，提取有價(jià)值的信息，為采購決策提供參考依據(jù)。例如，分析市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，預(yù)測(cè)原材料價(jià)格變化；分析供應(yīng)商績(jī)效，評(píng)估供應(yīng)商合作潛力等。（三）采購信息共享1.