行政工作管理事務(wù)通用操作指南一、總覽本指南旨在規(guī)范行政工作中常見事務(wù)的操作流程，提升工作效率，保證各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、有序化。內(nèi)容涵蓋會(huì)議組織、辦公用品管理、文件歸檔、訪客接待及固定資產(chǎn)管理等核心場(chǎng)景，適用于企業(yè)、事業(yè)單位等組織的行政日常事務(wù)處理。二、會(huì)議組織與管理（一）適用情形部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、年度/季度工作總結(jié)會(huì)等內(nèi)部會(huì)議，以及外部合作洽談會(huì)、行業(yè)交流會(huì)等。（二）操作流程會(huì)前準(zhǔn)備（1）確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）及會(huì)議目標(biāo)，提前3個(gè)工作日通過內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)OA系統(tǒng)）發(fā)送會(huì)議通知，明確議程及需提前準(zhǔn)備的資料。（2）根據(jù)參會(huì)人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室，保證場(chǎng)地容納度、投影設(shè)備、麥克風(fēng)、電源等設(shè)施正常；如需茶水、文具等，提前與行政對(duì)接準(zhǔn)備。（3）重要會(huì)議需提前打印會(huì)議議程、相關(guān)材料，擺放至?xí)h桌指定位置；涉及外部參會(huì)人員時(shí)，需提前確認(rèn)對(duì)方交通需求，協(xié)助安排接駁或指引路線。會(huì)中執(zhí)行（1）提前15分鐘開放會(huì)議室，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到（簽到表需包含姓名、部門、聯(lián)系方式）；會(huì)議開始前5分鐘提醒參會(huì)人員入座，關(guān)閉手機(jī)靜音。（2）主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間；記錄人需詳細(xì)記錄會(huì)議要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限。（3）如遇爭(zhēng)議問題，及時(shí)引導(dǎo)聚焦主題，避免偏離議程；需臨時(shí)調(diào)整議程時(shí)，需征得多數(shù)參會(huì)人員同意。會(huì)后跟進(jìn)（1）會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核無誤后，發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送；紀(jì)要需包含會(huì)議基本信息、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（2）對(duì)決議事項(xiàng)建立督辦臺(tái)賬，每周跟蹤進(jìn)度，及時(shí)向負(fù)責(zé)人反饋進(jìn)展，保證任務(wù)按時(shí)完成。（3）清理會(huì)議室，恢復(fù)桌椅擺放，關(guān)閉設(shè)備電源，歸還借用物品。（三）相關(guān)表格會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員議程1.2.討論要點(diǎn)決議事項(xiàng)序號(hào)內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限12附件（如有材料列表）（四）關(guān)鍵提示會(huì)議通知需明確“禁止無故缺席”，如需請(qǐng)假需提前1個(gè)工作日向主持人申請(qǐng)，并抄送記錄人。涉密會(huì)議需在封閉會(huì)議室進(jìn)行，會(huì)議紀(jì)要標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”，按保密規(guī)定歸檔。定期復(fù)盤會(huì)議效率，對(duì)頻繁超時(shí)或未達(dá)成目標(biāo)的會(huì)議，優(yōu)化議程設(shè)置或調(diào)整組織方式。三、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放（一）適用情形員工日常辦公所需耗材（如筆、紙、文件夾、打印紙）及設(shè)備（如U盤、鍵盤、計(jì)算器）的申領(lǐng)、登記與發(fā)放。（二）操作流程申領(lǐng)發(fā)起（1）員工根據(jù)工作需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)部門。（2）部門負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)合理性，確認(rèn)無浪費(fèi)或重復(fù)申領(lǐng)后簽字批準(zhǔn)。審核與發(fā)放（1）行政部收到申領(lǐng)表后，核對(duì)庫存數(shù)量：常規(guī)耗材如庫存充足，直接發(fā)放；如庫存不足，需確認(rèn)采購周期，告知預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。（2）特殊物品（如專業(yè)設(shè)備、高價(jià)值耗材）需額外說明使用用途，由行政部負(fù)責(zé)人審批后，協(xié)調(diào)采購或調(diào)配。（3）發(fā)放時(shí)，申領(lǐng)人需核對(duì)物品名稱、數(shù)量、規(guī)格，簽字確認(rèn)《辦公用品發(fā)放登記表》，保證賬實(shí)相符。庫存管理（1）行政部每月末盤點(diǎn)庫存，更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》，對(duì)易耗品設(shè)置安全庫存（如打印紙剩余2箱時(shí)啟動(dòng)采購）。（2）每季度匯總各部門申領(lǐng)數(shù)據(jù)，分析高頻消耗品，優(yōu)化采購計(jì)劃，降低庫存成本。（三）相關(guān)表格辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人審批行政部審核辦公用品庫存臺(tái)賬物品名稱規(guī)格型號(hào)上次結(jié)存本期入庫本期發(fā)放當(dāng)前庫存保管人更新日期（四）關(guān)鍵提示嚴(yán)格執(zhí)行“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止為個(gè)人用途申領(lǐng)辦公物品。高價(jià)值物品（如移動(dòng)硬盤、掃描儀）需以舊換新，報(bào)廢時(shí)需填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》說明原因。新入職員工可申領(lǐng)基礎(chǔ)辦公套裝（筆、筆記本、文件夾等），由行政部統(tǒng)一發(fā)放并登記。四、行政文件歸檔管理（一）適用情形各類行政文件，包括但不限于通知、制度、會(huì)議紀(jì)要、合同、工作報(bào)告、對(duì)外函件等的整理、分類與長(zhǎng)期保存。（二）操作流程文件分類與編號(hào)（1）按文件類型分為：綜合類（公司發(fā)文、通知）、會(huì)議類（紀(jì)要、議程）、合同類（協(xié)議、合同）、檔案類（員工檔案、資質(zhì)文件）、對(duì)外函件（與合作單位往來信函）。（2）每類文件按年份-月份-序號(hào)編號(hào)，如“綜合類-2024-05-001”，保證編號(hào)唯一、可追溯。整理與登記（1）紙質(zhì)文件需去除夾子、回形針等金屬物，按左側(cè)對(duì)齊裝訂，標(biāo)注頁碼；電子文件需統(tǒng)一命名（如“20240501-關(guān)于會(huì)議的通知-行政部”），存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾。（2）填寫《文件歸檔登記表》，注明文件編號(hào)、名稱、分類、形成日期、頁數(shù)（紙質(zhì)）/大?。娮樱?、存放位置、歸檔人。存放與查閱（1）紙質(zhì)文件存放于文件柜，標(biāo)注分類標(biāo)簽，防火、防潮、防蟲；電子文件定期備份（每月1次），重要文件刻錄光盤備份。（2）查閱歸檔文件需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由行政部調(diào)取；涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，閱后立即歸還。（三）相關(guān)表格文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱分類形成日期頁數(shù)/大小存放位置歸檔人歸檔日期文件查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門查閱日期查閱時(shí)間文件名稱及編號(hào)查閱原因部門負(fù)責(zé)人審批行政部調(diào)取人（四）關(guān)鍵提示年度終了后1個(gè)月內(nèi)，完成當(dāng)年所有文件歸檔，保證無遺漏。保存期限：制度類文件長(zhǎng)期保存，會(huì)議紀(jì)要保存5年，通知類文件保存3年，合同類文件保存至合作結(jié)束后10年。電子文件需定期檢查格式兼容性，obsolete格式（如舊版doc文件）及時(shí)轉(zhuǎn)換更新。五、外部訪客接待規(guī)范（一）適用情形客戶、合作伙伴、上級(jí)單位、應(yīng)聘者等外部人員到訪公司的接待流程。（二）操作流程訪客預(yù)約與確認(rèn)（1）對(duì)接人提前1-2個(gè)工作日與訪客確認(rèn)到訪時(shí)間、人數(shù)、單位、姓名、職務(wù)、事由及特殊需求（如翻譯、設(shè)備支持）。（2）通過內(nèi)部系統(tǒng)登記訪客信息，發(fā)送至前臺(tái)及相關(guān)部門，同步安排接待人員（如需跨部門對(duì)接，提前協(xié)調(diào)）。接待準(zhǔn)備（1）前臺(tái)準(zhǔn)備《訪客登記表》、訪客證（如有必要），根據(jù)到訪人數(shù)安排接待區(qū)座位、茶水（礦泉水/茶/咖啡）、紙巾等。（2）如需洽談，提前預(yù)訂會(huì)議室，調(diào)試設(shè)備（投影、視頻會(huì)議系統(tǒng)），擺放會(huì)議材料；重要訪客需準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介、宣傳冊(cè)等資料。接待執(zhí)行（1）訪客到訪后，前臺(tái)主動(dòng)問候，核對(duì)身份信息，引導(dǎo)至接待區(qū)或會(huì)議室；接待人員提前5分鐘到達(dá)，熱情迎接。（2）洽談過程中，注意言行得體，控制時(shí)間；如需引導(dǎo)參觀公司，提前規(guī)劃路線，避免進(jìn)入非開放區(qū)域。（3）訪客離開時(shí)，協(xié)助叫車或指引出口，禮貌道別，前臺(tái)記錄離開時(shí)間。（三）相關(guān)表格訪客登記表到訪日期到訪時(shí)間離開時(shí)間訪客姓名性別訪客單位職務(wù)聯(lián)系方式接待部門接待人到訪事由陪同人員（四）關(guān)鍵提示未預(yù)約訪客需聯(lián)系對(duì)接人確認(rèn)，經(jīng)同意后方可接待；臨時(shí)到訪的重要客戶需立即通知相關(guān)負(fù)責(zé)人。涉密區(qū)域（如財(cái)務(wù)室、研發(fā)部）禁止訪客隨意進(jìn)入，如需參觀需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并全程陪同。每周匯總訪客數(shù)據(jù)，分析高頻合作單位及需求，優(yōu)化接待資源分配。六、辦公固定資產(chǎn)管理（一）適用情形電腦、打印機(jī)、辦公家具、空調(diào)等固定資產(chǎn)的采購、登記、領(lǐng)用、調(diào)撥、維護(hù)及報(bào)廢管理。（二）操作流程采購與驗(yàn)收（1）部門因工作需要新增或更換固定資產(chǎn)，填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》，說明用途、規(guī)格、預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部審批后執(zhí)行采購。（2）到貨后，行政部與使用部門共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，拍照存檔，貼資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號(hào)、名稱、采購日期）。領(lǐng)用與登記（1）使用部門填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字后，行政部發(fā)放資產(chǎn)，更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（編號(hào)、名稱、規(guī)格、使用部門、使用人、存放位置、采購日期、金額）。（2）資產(chǎn)轉(zhuǎn)移（如部門間調(diào)撥）需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，雙方簽字確認(rèn)，同步更新臺(tái)賬。維護(hù)與報(bào)廢（1）行政部每季度檢查資產(chǎn)使用狀況，對(duì)故障設(shè)備聯(lián)系維修，記錄維修內(nèi)容及費(fèi)用；高價(jià)值資產(chǎn)（如服務(wù)器）需簽訂年度維護(hù)合同。（2）資產(chǎn)無法修復(fù)或達(dá)到使用年限，填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明原因、殘值評(píng)估，經(jīng)審批后由行政部統(tǒng)一處理（如變賣、回收），臺(tái)賬標(biāo)注“已報(bào)廢”。（三）相關(guān)表格固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)采購日期金額（元）使用部門使用人存放位置資產(chǎn)狀態(tài)固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱報(bào)廢原因使用年限原值（元）殘值評(píng)估（元）使用部門意見行政部審核領(lǐng)導(dǎo)審批（四）關(guān)鍵提示資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置（如電腦主機(jī)、打印機(jī)側(cè)面），不得私自