辦公設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)管理模板一、適用場(chǎng)景與范圍二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）設(shè)備信息建檔設(shè)備登記：新設(shè)備投入使用前，由行政部門牽頭，聯(lián)合IT部門、使用部門*共同完成設(shè)備信息登記，填寫《設(shè)備信息臺(tái)賬表》（見第三部分），內(nèi)容包括設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)買日期、供應(yīng)商、保修期限、初始責(zé)任人、存放位置等關(guān)鍵信息。檔案歸檔：將設(shè)備說(shuō)明書、保修卡、購(gòu)買合同等掃描存檔，與電子臺(tái)賬關(guān)聯(lián)，保證信息可追溯。（二）日常維護(hù)（每日/每周）清潔保養(yǎng)：每日下班前，設(shè)備使用人*需對(duì)設(shè)備進(jìn)行表面清潔（如用軟布擦拭打印機(jī)外殼、電腦屏幕），避免灰塵堆積；每周清理設(shè)備內(nèi)部易積灰部位（如打印機(jī)進(jìn)紙器、電腦主機(jī)風(fēng)扇），使用專用清潔工具（如吹風(fēng)機(jī)冷風(fēng)檔、毛刷），禁止使用濕布直接擦拭電路板。功能檢查：每日開機(jī)時(shí)，測(cè)試設(shè)備基本功能（如打印機(jī)是否能正常打印、電腦是否能開機(jī)聯(lián)網(wǎng)），發(fā)覺異常立即停用并報(bào)修；每周檢查設(shè)備連接線（如電源線、USB線）是否松動(dòng)，接口是否氧化，必要時(shí)重新插拔或更換。（三）定期保養(yǎng)（每月/每季度/每年）月度保養(yǎng)：由IT部門或?qū)I(yè)維保人員執(zhí)行，內(nèi)容包括：打印機(jī)：清潔硒鼓、刮板，檢查墨粉/碳粉余量，潤(rùn)滑齒輪等運(yùn)動(dòng)部件；電腦：清理內(nèi)部灰塵，檢查硬盤運(yùn)行狀態(tài)，升級(jí)系統(tǒng)補(bǔ)?。豢照{(diào)：清洗濾網(wǎng)，檢查制冷劑壓力。季度保養(yǎng)：針對(duì)高頻使用設(shè)備（如公共區(qū)域打印機(jī)、服務(wù)器），增加深度保養(yǎng)：復(fù)印機(jī)：掃描玻璃清潔、光學(xué)系統(tǒng)校準(zhǔn)；投影儀：清理濾網(wǎng)、檢查燈泡壽命；服務(wù)器：檢查RD狀態(tài)、備份數(shù)據(jù)完整性。年度保養(yǎng)：由設(shè)備供應(yīng)商或第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)執(zhí)行，包括全面檢測(cè)、功能評(píng)估及易損件更換（如打印機(jī)硒鼓、空調(diào)濾芯），形成《年度保養(yǎng)報(bào)告》并存檔。（四）故障處理流程故障報(bào)修：設(shè)備使用人發(fā)覺故障后，立即通過(guò)OA系統(tǒng)或書面《故障維修申請(qǐng)單》報(bào)至行政部門，說(shuō)明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備編號(hào)及影響范圍。響應(yīng)與派單：行政部門*接到報(bào)修后，1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)：保修期內(nèi)設(shè)備：聯(lián)系供應(yīng)商售后，明確上門維修時(shí)間（原則上4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，24小時(shí)內(nèi)解決）；保修期外設(shè)備：安排IT部門*或簽約維修人員處理，預(yù)估維修時(shí)間及費(fèi)用。維修與驗(yàn)收：維修人員到場(chǎng)后，先排查故障原因，與使用人確認(rèn)維修方案；維修完成后，現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試設(shè)備功能正常，由使用人簽字確認(rèn)，填寫《故障維修記錄表》。費(fèi)用結(jié)算：保修期外維修費(fèi)用需經(jīng)行政部門審核、財(cái)務(wù)部門確認(rèn)后，按流程報(bào)銷，留存維修清單及發(fā)票復(fù)印件（注：此處“發(fā)票”為合規(guī)票據(jù)，非敏感信息）。（五）記錄歸檔所有維護(hù)保養(yǎng)記錄（日常、定期、故障維修）需在完成后2個(gè)工作日內(nèi)錄入電子臺(tái)賬，紙質(zhì)資料按年度分類存檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)追溯及設(shè)備更新評(píng)估。三、核心管理表格（一）設(shè)備信息臺(tái)賬表設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格購(gòu)買日期保修期限供應(yīng)商責(zé)任人存放位置狀態(tài)（在用/維修/報(bào)廢）DY-001激光打印機(jī)HPLaserJetProM4042023-05-102025-05-09科技公司張*3樓辦公室在用PC-015臺(tái)式電腦DellOptiPlex50502022-11-202023-11-19數(shù)碼商行李*財(cái)務(wù)部在用（二）日常維護(hù)記錄表日期設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱維護(hù)內(nèi)容（清潔/檢查/操作）執(zhí)行人結(jié)果（正常/異常）備注2024-07-01DY-001激光打印機(jī)清理進(jìn)紙器灰塵，測(cè)試打印功能張*正常2024-07-02PC-015臺(tái)式電腦擦拭屏幕，檢查主機(jī)運(yùn)行狀態(tài)李*正常（三）定期保養(yǎng)計(jì)劃表設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱保養(yǎng)項(xiàng)目保養(yǎng)周期計(jì)劃日期執(zhí)行人實(shí)際日期結(jié)果DY-001激光打印機(jī)清潔硒鼓、刮板每月2024-07-15王*2024-07-15完成AC-003空調(diào)清洗濾網(wǎng)、檢查制冷劑每季度2024-07-20趙*2024-07-20完成（四）故障維修記錄表報(bào)修日期設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱故障描述報(bào)修人響應(yīng)時(shí)間維修人員維修時(shí)間更換配件維修結(jié)果驗(yàn)收人2024-07-03DY-001激光打印機(jī)打印模糊，有白條張*2024-07-0310:00劉*（供應(yīng)商）2024-07-0314:00硒鼓（保修）正常張*2024-07-05PC-015臺(tái)式電腦無(wú)法開機(jī)李*2024-07-0509:30王*（IT部）2024-07-0511:00電源適配器（自費(fèi)）正常李*四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避安全操作：維護(hù)前務(wù)必切斷設(shè)備電源，禁止帶電操作；清潔設(shè)備時(shí)使用專用清潔劑，避免腐蝕設(shè)備表面；維修時(shí)由專業(yè)人員執(zhí)行，非授權(quán)人員不得擅自拆卸。規(guī)范記錄：所有維護(hù)記錄需真實(shí)、完整，不得漏填或篡改，保證數(shù)據(jù)可追溯；電子臺(tái)賬定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。及時(shí)響應(yīng)：故障報(bào)修后，責(zé)任部門需在承諾時(shí)間內(nèi)響應(yīng)并處理，避免因設(shè)備故障影響辦公效率；對(duì)于頻繁故障設(shè)備，需評(píng)估維修價(jià)值，必要時(shí)申請(qǐng)報(bào)廢更新。人員培訓(xùn)：定期組織設(shè)備使用及維護(hù)培訓(xùn)，提升員工操作規(guī)范