PAGE會計(jì)檔案管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范會計(jì)檔案管理工作流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。2.會計(jì)檔案管理：是指對會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過程的管理活動(dòng)。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理：公司會計(jì)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并按照分級管理的原則，明確各部門在會計(jì)檔案管理中的職責(zé)。2.依法合規(guī)：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密：采取有效措施，確保會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止會計(jì)檔案信息泄露。4.方便利用：在確保會計(jì)檔案安全保密的前提下，建立健全會計(jì)檔案利用制度，方便公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位依法查閱和利用會計(jì)檔案。二、會計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司會計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的日常收集、整理、裝訂、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)建立會計(jì)檔案臺賬，對會計(jì)檔案的保管、查閱、銷毀等情況進(jìn)行記錄。4.負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案的安全保管情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向公司檔案管理部門移交會計(jì)檔案，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。6.負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門對會計(jì)檔案的查閱和利用工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的會計(jì)檔案，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、編目、上架保管。2.負(fù)責(zé)建立會計(jì)檔案庫房管理制度，確保會計(jì)檔案庫房的安全、整潔和通風(fēng)良好。3.負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供會計(jì)檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會計(jì)資料的收集、整理，并定期移交財(cái)務(wù)部門。2.各部門在工作中需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在財(cái)務(wù)部門或檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。3.各部門應(yīng)妥善保管本部門使用的會計(jì)檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，以及會計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他會計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類會計(jì)資料，確保會計(jì)資料的完整性和及時(shí)性。2.對于從外單位取得的原始憑證，必須符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，并加蓋填制單位公章或財(cái)務(wù)專用章；自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或者蓋章。3.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。4.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，及時(shí)整理立卷，裝訂成冊。活頁賬簿應(yīng)抽出空白頁，并撤掉賬夾，用牛皮紙統(tǒng)一裝訂成冊。（三）整理方法1.會計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類別的會計(jì)檔案應(yīng)集中在一起。2.對于會計(jì)憑證，應(yīng)按照記賬憑證的編號順序排列，附件應(yīng)整齊地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。3.對于會計(jì)賬簿，應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等順序排列，并在賬簿首頁注明賬簿名稱、年度、月份等信息。4.對于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，應(yīng)按照月度、季度、年度順序排列，并在報(bào)告首頁注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息。5.對于其他會計(jì)資料，應(yīng)按照資料的性質(zhì)和類別進(jìn)行整理，并分別編號。四、會計(jì)檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在會計(jì)年度終了后，將整理好的會計(jì)檔案及時(shí)歸檔，并編制會計(jì)檔案移交清冊。2.會計(jì)檔案移交清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)（頁數(shù)）、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、移交日期等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將會計(jì)檔案移交清冊一式兩份，一份由財(cái)務(wù)部門留存，一份連同會計(jì)檔案一并移交檔案管理部門。（二）保管期限1.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊的保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)永久保管。4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單的保管期限為10年。5.納稅申報(bào)表的保管期限為10年。（三）保管方式1.會計(jì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。電子會計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防盜等安全設(shè)施。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)建立會計(jì)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的保管情況，包括檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、保管期限、存放位置等信息。（四）保管期限的延長與縮短1.因特殊原因需要延長會計(jì)檔案保管期限的，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可延長保管期限。2.對于保管期限已滿但仍有未了事項(xiàng)的會計(jì)檔案，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。五、會計(jì)檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱會計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫會計(jì)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人員姓名、所在部門等信息。2.查閱會計(jì)檔案應(yīng)在財(cái)務(wù)部門或檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會計(jì)檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱會計(jì)檔案時(shí)，不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。如有特殊需要，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可以復(fù)印或拍照，但應(yīng)注明用途，并由查閱人員簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.會計(jì)檔案的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定，不得泄露公司商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息。2.對于涉及公司重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)及敏感信息的會計(jì)檔案，在查閱和利用時(shí)應(yīng)采取更加嚴(yán)格的審批程序和保密措施。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無未了事項(xiàng)的會計(jì)檔案，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可以銷毀。2.對于保管期限未滿但已失去保存價(jià)值的會計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出擬銷毀的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司管理層簽字確認(rèn)。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀會計(jì)檔案前，按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司管理層。（三）特殊情況處理1.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的會計(jì)檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。2.對于已銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)將會計(jì)檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況、會計(jì)檔案的保管情況、查閱和利用情況等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門及所屬分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部檢查1.