檔案有保管協(xié)議書1.甲方（買方/出租方/委托方）：

甲方名稱：XX集團有限公司，

地址：中國北京市朝陽區(qū)XX路XX號XX大廈XX層，

法定代表人/負(fù)責(zé)人：張三，

聯(lián)系方式

2.乙方（賣方/承租方/服務(wù)提供方）：

乙方名稱：XX檔案管理服務(wù)有限公司，

地址：中國上海市浦東新區(qū)XX路XX號XX寫字樓XX層，

法定代表人/負(fù)責(zé)人：李四，

聯(lián)系方式

協(xié)議簡介：

鑒于甲方因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，持有大量具有重要價值的檔案資料，需長期、規(guī)范地保存與管理；

鑒于乙方作為專業(yè)的檔案管理服務(wù)機構(gòu)，擁有完善的檔案保管設(shè)施、專業(yè)的管理團隊和成熟的服務(wù)體系，能夠為甲方提供安全、高效、合規(guī)的檔案保管服務(wù)；

基于甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實信用的原則基礎(chǔ)上，經(jīng)充分協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議。本協(xié)議旨在明確雙方在檔案保管過程中的權(quán)利與義務(wù)，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，同時為雙方合作提供法律保障。甲方委托乙方對特定檔案資料進行保管，乙方應(yīng)按照協(xié)議約定履行保管義務(wù)，雙方共同維護檔案資料的合法權(quán)益。本協(xié)議的簽訂及履行，是雙方建立長期合作關(guān)系的重要基礎(chǔ)，任何一方均應(yīng)嚴(yán)格遵守協(xié)議約定，以實現(xiàn)合作共贏。

第一條協(xié)議目的與范圍

本協(xié)議的主要目的是明確甲乙雙方在檔案保管過程中的權(quán)利與義務(wù)，確保甲方持有的特定檔案資料得到安全、規(guī)范、高效的保管服務(wù)。協(xié)議涉及的檔案內(nèi)容具體包括但不限于甲方提供的文書檔案、電子檔案、音視頻檔案、照片檔案及其他具有保存價值的資料。甲乙雙方將依據(jù)本協(xié)議約定，共同維護檔案資料的完整性、保密性和可追溯性，保障檔案資料在保管期間不受損壞、遺失或泄密，并按照約定條件提供查閱或利用服務(wù)。本協(xié)議的履行范圍涵蓋檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用以及檔案的最終處置等全過程，旨在為甲方提供全面的檔案管理解決方案。

第二條定義

1.檔案：指甲方委托乙方保管的各類具有保存價值的文件資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、音視頻資料、照片等，具體清單詳見附件一《檔案清單》。

2.保管期限：指檔案應(yīng)當(dāng)保管的最低年限，根據(jù)檔案性質(zhì)和甲方要求確定，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)詳見附件二《檔案保管期限表》。

3.檔案入庫：指檔案資料由甲方轉(zhuǎn)移至乙方保管場所并完成交接確認(rèn)的過程。

4.檔案出庫：指經(jīng)甲方授權(quán)后，從乙方保管場所提取檔案資料的行為。

5.檔案數(shù)字化：指將紙質(zhì)檔案或音視頻資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)格式，并納入電子檔案管理系統(tǒng)。

6.不可抗力：指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，如地震、火災(zāi)、戰(zhàn)爭等。

第三條雙方權(quán)利與義務(wù)

1.甲方的權(quán)力和義務(wù)：

（1）甲方有權(quán)要求乙方按照協(xié)議約定提供專業(yè)、安全的檔案保管服務(wù)，并對乙方的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和評估。甲方有權(quán)隨時查閱乙方檔案管理制度的執(zhí)行情況及保管設(shè)施的運行狀態(tài)。

（2）甲方有權(quán)根據(jù)自身需求，在符合協(xié)議約定的前提下，提出檔案整理、數(shù)字化加工或提供利用的具體要求，乙方應(yīng)合理響應(yīng)并在服務(wù)范圍內(nèi)予以配合。

（3）甲方有權(quán)定期或根據(jù)需要獲取檔案保管報告，包括檔案出入庫記錄、保管環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、安全檢查結(jié)果等，以了解檔案保管狀況。

（4）甲方應(yīng)確保委托保管的檔案資料真實、完整，并對檔案內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任，不得委托保管涉及國家秘密、商業(yè)秘密或涉及他人隱私且未經(jīng)授權(quán)的檔案。

（5）甲方應(yīng)按時向乙方支付協(xié)議約定的檔案保管費用，逾期支付應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。甲方需變更付款方式或延期付款時，應(yīng)提前三十日書面通知乙方，并經(jīng)乙方書面同意后方可執(zhí)行。

（6）甲方在檔案入庫前，應(yīng)向乙方提供檔案的詳細(xì)清單、保管期限及特殊保管要求，并對清單內(nèi)容的真實性負(fù)責(zé)。如因清單錯誤導(dǎo)致檔案保管問題，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（7）甲方需出庫檔案時，應(yīng)提前提交《檔案出庫申請》，載明檔案名稱、數(shù)量、出庫事由及預(yù)計歸還時間，乙方審核通過后方可辦理出庫手續(xù)。

（8）甲方應(yīng)對出庫檔案進行清點核對，并在《檔案出庫確認(rèn)單》上簽字蓋章，確認(rèn)檔案完整無誤。如出庫檔案出現(xiàn)損毀、遺失，除不可抗力原因外，甲方應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

2.乙方的權(quán)力和義務(wù)：

（1）乙方有權(quán)要求甲方提供完整、準(zhǔn)確的檔案資料清單及保管要求，并有權(quán)對甲方提供的檔案資料進行初步審核，不符合規(guī)范的檔案資料乙方有權(quán)拒絕接收。

（2）乙方有權(quán)按照國家檔案法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定并實施檔案保管方案，包括檔案分類、整理、編目、數(shù)字化加工等，并確保檔案保管符合安全、保密、有序的要求。

（3）乙方應(yīng)建立完善的檔案保管設(shè)施，包括恒溫恒濕庫房、防火防潮設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等，并定期進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)施正常運行。同時，乙方應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理團隊，對檔案進行日常維護、消毒、修復(fù)等處理。

（4）乙方應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案出入庫管理制度，實行雙人雙鎖管理，確保檔案交接手續(xù)完備、記錄清晰。對涉密或特殊保管檔案，乙方應(yīng)采取額外的安全措施，并配備專人負(fù)責(zé)。

（5）乙方應(yīng)建立檔案數(shù)字化服務(wù)體系，根據(jù)甲方需求提供檔案掃描、像處理、數(shù)據(jù)脫敏、系統(tǒng)導(dǎo)入等數(shù)字化加工服務(wù)，并確保數(shù)字化成果的準(zhǔn)確性和安全性。

（6）乙方應(yīng)建立檔案保管數(shù)字化管理系統(tǒng)，對檔案進行全程跟蹤管理，并提供數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等安全保障措施，確保檔案數(shù)據(jù)不丟失、不泄露。

（7）乙方應(yīng)定期向甲方提供檔案保管報告，包括但不限于檔案出入庫統(tǒng)計、保管環(huán)境檢測報告、安全檢查記錄、數(shù)字化加工進度等，并接受甲方的定期或不定期檢查。

（8）乙方應(yīng)建立檔案保管應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的處置流程，并定期演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地處置，最大限度減少損失。

（9）乙方應(yīng)妥善保管檔案資料，確保檔案在保管期間不發(fā)生損毀、遺失、變質(zhì)等情況，如因乙方原因?qū)е聶n案出現(xiàn)上述問題，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。

（10）乙方有權(quán)在協(xié)議約定的范圍內(nèi)收取檔案保管費用，并應(yīng)向甲方提供合法的發(fā)票。如甲方需要增加服務(wù)內(nèi)容或提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，雙方應(yīng)另行協(xié)商并簽訂補充協(xié)議。

（11）乙方應(yīng)配合甲方完成檔案的最終處置工作，包括檔案的鑒定、銷毀或移交，并出具相關(guān)證明文件。如甲方要求檔案數(shù)字化成果長期保存，乙方應(yīng)提供數(shù)據(jù)托管服務(wù)并確保數(shù)據(jù)安全。

第四條價格與支付條件

1.檔案保管費用：甲方應(yīng)向乙方支付檔案保管費用，費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案數(shù)量、類型、保管期限等因素確定。具體費用明細(xì)詳見附件三《檔案保管費用明細(xì)表》。檔案保管費用采用包年/包月方式計費，甲方可根據(jù)實際需求選擇付費周期。

2.支付方式：甲方應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向乙方支付檔案保管費用。甲方指定收款賬戶信息如下：

開戶名稱：XX檔案管理服務(wù)有限公司

開戶銀行：XX銀行XX支行

銀行賬號：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

3.支付時間：甲方應(yīng)在每個付費周期開始前十五日內(nèi)，將當(dāng)期應(yīng)繳費用支付至乙方指定賬戶。逾期支付視為違約，甲方應(yīng)按日向乙方支付逾期付款金額千分之五的違約金，直至付清為止。

4.費用調(diào)整：如因國家政策調(diào)整、物價變動或其他不可歸責(zé)于雙方的因素導(dǎo)致費用發(fā)生變動，雙方應(yīng)友好協(xié)商調(diào)整方案。甲方有權(quán)要求乙方提供費用調(diào)整的詳細(xì)說明及依據(jù)，乙方應(yīng)予以配合。

5.付款確認(rèn)：乙方在收到甲方款項后，應(yīng)向甲方出具等額發(fā)票。甲方如對發(fā)票內(nèi)容有異議，應(yīng)在收到發(fā)票后十日內(nèi)書面提出，雙方友好協(xié)商解決。

6.服務(wù)：乙方為甲方提供的檔案數(shù)字化加工、檔案鑒定等增值服務(wù)，按實際服務(wù)內(nèi)容另行收費。甲方需享受服務(wù)時，應(yīng)提前與乙方溝通，雙方協(xié)商確定服務(wù)范圍及標(biāo)準(zhǔn)。

第五條履行期限

1.協(xié)議有效期：本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期為五年。協(xié)議期滿前三個月，如雙方無書面異議，本協(xié)議自動續(xù)期五年，續(xù)期次數(shù)不限。

2.檔案保管期限：乙方應(yīng)按照附件二《檔案保管期限表》及甲方要求，對檔案實行分類保管，確保檔案在保管期限內(nèi)完整、安全。檔案保管期限屆滿后，雙方應(yīng)根據(jù)國家檔案法律法規(guī)及甲方要求，及時辦理檔案鑒定及處置手續(xù)。

3.協(xié)議提前終止：如一方需提前終止本協(xié)議，應(yīng)提前六個月書面通知對方，并支付相應(yīng)比例的違約金。具體違約金計算標(biāo)準(zhǔn)為：提前終止前十二個月應(yīng)付費用的百分之五十。提前終止后，乙方應(yīng)向甲方完整返還檔案資料，并配合甲方完成檔案交接工作。

4.關(guān)鍵時間節(jié)點：

（1）檔案入庫時間：本協(xié)議生效后三十日內(nèi)，甲方應(yīng)將全部委托保管檔案資料轉(zhuǎn)移至乙方保管場所。

（2）檔案出庫時間：甲方提交《檔案出庫申請》后五個工作日內(nèi)，乙方應(yīng)完成檔案出庫準(zhǔn)備工作。

（3）年度報告提交時間：乙方應(yīng)在每年十二月三十一日前，向甲方提交上一年度檔案保管報告及環(huán)境檢測報告。

5.協(xié)議變更：本協(xié)議的任何變更均需雙方書面協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。

第六條違約責(zé)任

1.甲方違約責(zé)任：

（1）甲方未按時支付檔案保管費用，每逾期一日，應(yīng)按逾期金額千分之五向乙方支付違約金，逾期超過三十日，乙方有權(quán)暫停檔案保管服務(wù)，并要求甲方一次性付清全部費用及違約金。逾期超過六十日，乙方有權(quán)單方面解除本協(xié)議，并要求甲方賠償由此造成的全部損失。

（2）甲方提供虛假檔案資料或未履行檔案交接義務(wù)，導(dǎo)致乙方發(fā)生損失的，甲方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任，包括但不限于檔案修復(fù)費用、賠償金等。

（3）甲方擅自變更或破壞檔案資料，乙方有權(quán)要求甲方停止違法行為，并賠償由此造成的損失，損失金額不低于檔案價值的百分之五十。

（4）甲方未按約定提供檔案出庫申請或未及時辦理檔案出庫確認(rèn)手續(xù)，導(dǎo)致檔案保管異常的，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并支付乙方每日五十元的滯納金。

2.乙方違約責(zé)任：

（1）乙方未按約定提供檔案保管服務(wù)，導(dǎo)致檔案發(fā)生損毀、遺失、泄密等問題的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。賠償金額應(yīng)不低于受損檔案價值的百分之百，并承擔(dān)由此給甲方造成的全部間接損失。

（2）乙方擅自泄露檔案資料或未履行保密義務(wù)，導(dǎo)致甲方遭受損失的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任，并支付違約金人民幣伍拾萬元。如損失超過違約金金額，乙方應(yīng)補足差額。

（3）乙方未按約定提供檔案數(shù)字化加工服務(wù)或數(shù)字化成果存在嚴(yán)重錯誤的，乙方應(yīng)無條件重新加工，并承擔(dān)由此造成的延誤損失。

（4）乙方未按約定時間提交檔案保管報告或未配合甲方進行檔案檢查的，每逾期一日，應(yīng)向甲方支付違約金人民幣壹仟元，逾期超過三十日，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方賠償由此造成的全部損失。

（5）乙方保管設(shè)施存在安全隱患或未按規(guī)定進行維護保養(yǎng)，導(dǎo)致檔案發(fā)生損毀的，乙方應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任，并承擔(dān)由此給甲方造成的全部間接損失。

3.違約金上限：雙方約定的違約金總額不得超過本協(xié)議總金額的百分之三百。如違約金不足以彌補實際損失的，違約方還應(yīng)賠償差額部分。

4.違約處理：發(fā)生違約行為時，守約方有權(quán)要求違約方停止違約行為、采取補救措施、支付違約金或賠償損失。如違約行為嚴(yán)重影響協(xié)議履行，守約方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求違約方支付解除協(xié)議賠償金，賠償金額為本協(xié)議總金額的百分之五十。

5.不可抗力免責(zé)：因不可抗力導(dǎo)致一方無法履行協(xié)議義務(wù)的，不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)在不可抗力發(fā)生后七個工作日內(nèi)書面通知對方，并提供相關(guān)證明文件。雙方應(yīng)根據(jù)不可抗力影響程度協(xié)商調(diào)整協(xié)議履行期限或解除協(xié)議。

第七條不可抗力

1.定義：不可抗力是指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，包括但不限于地震、臺風(fēng)、洪水、火災(zāi)、戰(zhàn)爭、動亂、政府行為（如法律、法規(guī)的變更）、疫情及其防控措施等。不可抗力事件應(yīng)導(dǎo)致或合理預(yù)期將導(dǎo)致履行本協(xié)議義務(wù)一方無法履行或延遲履行其在本協(xié)議項下的部分或全部義務(wù)。

2.通知義務(wù)：任何一方在發(fā)生或預(yù)見到不可抗力事件時，應(yīng)立即通知對方，并在合理期限內(nèi)（通常為不可抗力事件發(fā)生后七個工作日）向?qū)Ψ教峁┎豢煽沽κ录l(fā)生、持續(xù)及影響情況的書面證明文件，包括但不限于政府公告、事故報告、新聞報道等。如不可抗力事件持續(xù)超過三十日，雙方應(yīng)再次協(xié)商確定協(xié)議的后續(xù)履行安排。

3.責(zé)任免除：因不可抗力導(dǎo)致任何一方無法履行或延遲履行本協(xié)議項下的義務(wù)的，受影響方不承擔(dān)違約責(zé)任，但應(yīng)在不可抗力消除后，立即恢復(fù)履行義務(wù)。因不可抗力事件直接造成的損失，由各方自行承擔(dān)，雙方互不追究賠償責(zé)任。

4.協(xié)議解除：如不可抗力事件持續(xù)影響，導(dǎo)致本協(xié)議的主要目的無法實現(xiàn)，或雙方經(jīng)協(xié)商未能就協(xié)議變更或解除達(dá)成一致，本協(xié)議可由受影響方書面通知對方解除。協(xié)議解除后，雙方應(yīng)相互返還已接受的對方財產(chǎn)，并結(jié)算相關(guān)費用，互不承擔(dān)違約責(zé)任。

5.不可預(yù)見性聲明：雙方確認(rèn)，在簽訂本協(xié)議時，已盡合理注意義務(wù)評估潛在風(fēng)險，但無法完全預(yù)見不可抗力事件的發(fā)生及其影響。本條不可抗力條款旨在明確雙方在極端情況下的權(quán)利義務(wù)，確保協(xié)議的穩(wěn)定性。

第八條爭議解決

1.爭議類型：本協(xié)議項下的任何爭議，包括但不限于協(xié)議的訂立、效力、解釋、履行、違約、終止及后果等，均應(yīng)通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)指定專門聯(lián)系人，并在合理時間內(nèi)尋求解決方案。

2.協(xié)商程序：協(xié)商應(yīng)首先由甲乙雙方授權(quán)代表進行，如未能達(dá)成一致，可邀請第三方進行調(diào)解。協(xié)商或調(diào)解過程中，任何一方均不得單方面采取法律行動，除非事先獲得對方書面同意。

3.法律適用與管轄：若協(xié)商或調(diào)解未能解決爭議，任何一方均有權(quán)將爭議提交至有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決。協(xié)議履行過程中產(chǎn)生的爭議，由協(xié)議簽訂地（即北京市朝陽區(qū)）有管轄權(quán)的人民法院專屬管轄。雙方應(yīng)遵守該法院的判決或裁定，并承擔(dān)因訴訟產(chǎn)生的全部費用（包括但不限于訴訟費、律師費等）。

4.仲裁選擇（可選條款，如需仲裁，可修改）：若雙方希望通過仲裁解決爭議，則應(yīng)將爭議提交至中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會（CIETAC），按照其屆時有效的仲裁規(guī)則進行仲裁。仲裁地點為北京市。仲裁裁決是終局的，對雙方均有約束力。仲裁期間，不影響雙方繼續(xù)履行本協(xié)議其他未受爭議影響的條款。

5.爭議解決順序：本協(xié)議明確約定爭議解決方式為優(yōu)先協(xié)商，協(xié)商不成則優(yōu)先選擇訴訟（或仲裁，如選擇仲裁則替換訴訟條款），任何一方不得未經(jīng)對方同意擅自變更爭議解決方式。任何一方采取法律行動前，應(yīng)給予對方合理的書面通知期（通常為三十日），以便對方準(zhǔn)備應(yīng)訴或?qū)で蠛徒狻?/p>

第九條其他條款

1.通知方式：本協(xié)議項下的所有通知、請求、要求或其他通信均應(yīng)以書面形式（包括但不限于信函、傳真、電子郵件）發(fā)送至本協(xié)議首部列明的地址或聯(lián)系方式。任何一方變更聯(lián)系方式，應(yīng)提前十日書面通知對方。通過電子郵件發(fā)送的通知，發(fā)出時視為送達(dá)；通過傳真發(fā)送的通知，發(fā)送成功時視為送達(dá)；通過郵寄發(fā)送的通知，寄出后七日視為送達(dá)。

2.協(xié)議變更：對本協(xié)議的任何修改或補充，均需由雙方授權(quán)代表簽署書面文件方能生效。任何口頭約定或非書面形式的變更均無效。補充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。

3.協(xié)議轉(zhuǎn)讓：未經(jīng)對方事先書面同意，任何一方不得將其在本協(xié)議項下的權(quán)利或義務(wù)部分或全部轉(zhuǎn)讓給第三方。轉(zhuǎn)讓行為不影響本協(xié)議的繼續(xù)有效，但受讓方應(yīng)承擔(dān)與轉(zhuǎn)讓義務(wù)相關(guān)的責(zé)任。

4.保密義務(wù)：雙方應(yīng)對本協(xié)議內(nèi)容以及因履行本協(xié)議而獲知的對方商業(yè)秘密、技術(shù)信息等一切未公開信息承擔(dān)保密義務(wù)。保密期限為本協(xié)議有效期內(nèi)及協(xié)議終止后五年內(nèi)。除非法律規(guī)定或有權(quán)機關(guān)要求，未經(jīng)對方書面同意，不得向任何第三方披露。此保密義務(wù)不因本協(xié)議的終止而解除。

5.完整協(xié)議：本協(xié)議及其附件構(gòu)成雙方就本協(xié)議標(biāo)的達(dá)成的完整協(xié)議，取代雙方此前就此達(dá)成的所有口頭或書面協(xié)議、諒解或安排。任何未在本協(xié)議中明確約定的內(nèi)容均不作為雙方的權(quán)利或義務(wù)。

6.法律適用：本協(xié)議的訂立、效力、解釋、履行及爭議解決