合同管理全流程規(guī)范及審核工具指南一、應(yīng)用背景與適用范圍在企業(yè)經(jīng)營活動中，合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件。規(guī)范的合同管理流程能夠有效降低法律風(fēng)險、提高履約效率，避免因條款模糊或流程疏漏導(dǎo)致的糾紛。本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同管理工作，涵蓋采購、銷售、合作、服務(wù)、租賃等各類經(jīng)濟合同的起草、審核、簽署、履行及歸檔全環(huán)節(jié)，尤其適用于法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)等多部門協(xié)同參與的合同管理場景。二、合同管理全流程操作指南（一）合同發(fā)起與需求提報需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購物料、提供服務(wù)、項目合作等），填寫《合同立項申請表》，明確合作對方主體信息、合同標(biāo)的、核心需求（如數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、預(yù)算金額等）及預(yù)期目標(biāo)，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。主體資格審查：法務(wù)部門協(xié)同業(yè)務(wù)部門核實合作方主體資格，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀態(tài)（是否存續(xù)/吊銷/注銷）、涉訴記錄等；涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療、食品）的，需核驗對方行業(yè)許可證件（如資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證等），保證對方具備履約能力。（二）合同起草與內(nèi)容填充模板選擇：根據(jù)合同類型（如買賣合同、服務(wù)合同、保密協(xié)議等），優(yōu)先選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（可在法務(wù)部門備案模板庫中調(diào)?。?；無標(biāo)準(zhǔn)模板的，參考國家市場監(jiān)管總局等部委發(fā)布的示范文本，或結(jié)合交易特點起草。核心條款填寫：主體信息：填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人姓名及職務(wù)、聯(lián)系方式、地址等，保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致，避免使用簡稱或簡稱+“公司”等模糊表述（如“科技有限公司”不可簡寫為“科技”）。標(biāo)的與數(shù)量：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號、品牌（如有）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方約定的技術(shù)參數(shù)等），數(shù)量需填寫具體數(shù)字及單位（如“1000件”“50噸”），避免“一批”“若干”等模糊表述。價款與支付：約定合同總價（含稅/不含稅）、單價、計價貨幣（如人民幣），支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票）、支付節(jié)點（如“合同簽訂后7個工作日內(nèi)支付30%預(yù)付款，驗收合格后支付70%尾款”）、賬戶信息（戶名、開戶行、賬號），避免現(xiàn)金交易。履行期限與方式：明確起始/截止時間、履行地點（如“交貨地點為甲方辦公地址”“服務(wù)地點為乙方指定項目現(xiàn)場”）、運輸方式（如“由乙方負(fù)責(zé)運費并承擔(dān)運輸途中風(fēng)險”）及驗收標(biāo)準(zhǔn)（如“按雙方確認(rèn)的圖紙驗收”“驗收期不超過15個工作日”）。違約責(zé)任：針對逾期履行、質(zhì)量不合格、付款延遲等情形，約定具體違約金計算方式（如“按逾期金額日萬分之五支付違約金”）或賠償范圍；明確違約責(zé)任的觸發(fā)條件及免責(zé)情形（如不可抗力）。爭議解決：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟解決；若選擇仲裁，需明確具體仲裁委員會名稱（如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”），避免僅寫“仲裁解決”導(dǎo)致條款無效。其他條款：包括合同生效條件（如“雙方簽字蓋章后生效”）、份數(shù)（如“一式肆份，雙方各執(zhí)貳份”）、附件清單（如“附件1：技術(shù)參數(shù)表；附件2：驗收流程”）等。（三）合同審核與修訂多部門協(xié)同審核：業(yè)務(wù)部門初審：重點審核合同內(nèi)容與需求一致性、標(biāo)的物/服務(wù)描述準(zhǔn)確性、對方履約能力等，填寫《合同審核表》中“業(yè)務(wù)部門意見”欄，簽字確認(rèn)。法務(wù)部門審核：重點審核條款合法性（是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)）、合規(guī)性（是否違反企業(yè)內(nèi)部管理制度）、邏輯性（是否存在矛盾條款）、風(fēng)險點（如格式條款是否提示、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確），提出修改意見并反饋至業(yè)務(wù)部門。財務(wù)部門審核：重點審核價款計算準(zhǔn)確性、支付方式與財務(wù)流程匹配性、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）合規(guī)性、對方賬戶信息安全性，避免出現(xiàn)“陰陽合同”或稅務(wù)風(fēng)險。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：針對重大合同（如金額超100萬元、涉及核心業(yè)務(wù)），由分管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、成本效益等綜合判斷，簽署最終審核意見。修訂與復(fù)核：業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見修改合同，重大條款變更需與對方協(xié)商一致后重新提交審核；法務(wù)部門對修訂后的合同進(jìn)行復(fù)核，保證風(fēng)險點已消除，審核通過后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署與用印管理簽署授權(quán)：法定代表人簽署合同無需額外授權(quán)；非法定代表人簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限），并加蓋企業(yè)公章或合同專用章。用印流程：法務(wù)部門審核簽署完整的合同文本后，填寫《合同用印申請單》，附《合同審核表》《授權(quán)委托書》（如有），按企業(yè)用印審批權(quán)限報批（如部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理）。簽署規(guī)范：合同文本需雙方簽字/蓋章齊全（自然人需簽字并按手印，法人需蓋公章或合同專用章，騎縫章需覆蓋合同所有頁），簽署日期不得早于審核日期或晚于用印日期，避免空白合同蓋章。（五）合同履行與跟蹤履行交底：業(yè)務(wù)部門向相關(guān)部門（如倉儲、財務(wù)、技術(shù)）移交合同文本，明確履行節(jié)點、責(zé)任分工及風(fēng)險提示，保證各部門協(xié)同推進(jìn)。過程監(jiān)控：建立《合同履行臺賬》，記錄合同履行進(jìn)度（如“2024年3月1日預(yù)付款已支付”“2024年6月15日貨物已交付”），定期跟蹤對方履約情況（如貨物質(zhì)量、服務(wù)進(jìn)度），發(fā)覺異常及時啟動風(fēng)險應(yīng)對機制（如發(fā)函催告、暫停履行）。驗收與結(jié)算：按合同約定組織驗收（如技術(shù)部門驗收質(zhì)量、財務(wù)部門核對數(shù)量），出具《驗收確認(rèn)單》；財務(wù)部門憑驗收單、發(fā)票等憑證辦理結(jié)算，保證資金支付與履行進(jìn)度匹配。（六）合同歸檔與查詢歸檔范圍：合同正本、審核表、立項申請表、授權(quán)委托書、補充協(xié)議、變更函、驗收單、付款憑證等所有與合同相關(guān)的書面及電子材料。歸檔流程：合同履行完畢或終止后15個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將材料整理成冊，移交至檔案管理部門；檔案部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，建立電子索引（如按合同編號、對方名稱、履行年度分類），保證可快速查詢。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，涉及重大訴訟、仲裁或核心業(yè)務(wù)的合同保管期限不少于20年，保管期滿按檔案管理規(guī)定銷毀。三、合同審核核心要素表單表1：合同審核表合同編號合同名稱合作對方立項部門審核環(huán)節(jié)審核部門審核要點審核意見業(yè)務(wù)初審業(yè)務(wù)部門*需求一致性、標(biāo)的描述準(zhǔn)確性、對方履約能力□通過□修改后通過□不通過（說明：________________）法務(wù)審核法務(wù)部門*條款合法性、合規(guī)性、邏輯性、風(fēng)險點□通過□修改后通過□不通過（說明：________________）財務(wù)審核財務(wù)部門*價款準(zhǔn)確性、支付合規(guī)性、稅務(wù)處理□通過□修改后通過□不通過（說明：________________）分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)*戰(zhàn)略匹配度、成本效益、重大風(fēng)險□通過□修改后通過□不通過（說明：________________）表2：合同履行臺賬合同編號合同名稱履行階段計劃節(jié)點實際完成情況責(zé)任人*備注預(yù)付款支付2024-03-012024-03-02已支付業(yè)務(wù)經(jīng)理*貨物交付2024-06-152024-06-15已交付倉儲主管*驗收合格2024-06-302024-07-02驗收完成技術(shù)工程師*尾款支付2024-07-15待支付財務(wù)專員*需對方開具增值稅專用發(fā)票四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點（一）主體風(fēng)險防范嚴(yán)格審查合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書原件，留存復(fù)印件并加蓋公章，避免與“三無主體”或經(jīng)營異常主體簽約；涉及分公司、分支機構(gòu)簽約的，需核實其總公司授權(quán)書，避免因無授權(quán)導(dǎo)致合同無效。（二）條款風(fēng)險防范避免使用“大概”“盡量”“爭取”等模糊詞匯，所有條款需明確、可量化（如“違約金不超過實際損失的30%”而非“承擔(dān)違約責(zé)任”）；禁止設(shè)置“霸王條款”（如“單方解釋權(quán)歸甲方所有”），保證雙方權(quán)利義務(wù)對等。（三）履行風(fēng)險防范建立合同履行“紅黃綠燈”預(yù)警機制（如臨近履行期限7天為黃色