會(huì)議紀(jì)要與存檔規(guī)范模板一、適用范圍與核心價(jià)值本規(guī)范適用于公司各類正式會(huì)議（包括但不限于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、評(píng)審會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等）的紀(jì)要編寫與存檔管理。通過(guò)統(tǒng)一記錄標(biāo)準(zhǔn)、明確責(zé)任流程，保證會(huì)議信息準(zhǔn)確傳遞、決議事項(xiàng)有效落地、歷史過(guò)程可追溯，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率，為后續(xù)工作復(fù)盤、責(zé)任追溯及合規(guī)審計(jì)提供可靠依據(jù)。二、全流程操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定規(guī)范基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與議程會(huì)議組織者需提前1-2個(gè)工作日確定會(huì)議核心目標(biāo)、議題清單及各議題討論時(shí)長(zhǎng)，并將議程同步至所有參會(huì)人員，保證會(huì)議聚焦核心問(wèn)題，避免偏離主題。確定參會(huì)角色與職責(zé)明確主持人（負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)討論）、記錄人（負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息，建議由熟悉業(yè)務(wù)的同事?lián)危┘皡?huì)人員，提前確認(rèn)是否有缺席人員及原因，必要時(shí)安排列席人員（如助理、技術(shù)支持等）。準(zhǔn)備記錄工具與模板記錄人需提前并熟悉本規(guī)范附件中的《標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板》，準(zhǔn)備記錄工具（如筆記本電腦、錄音設(shè)備——需提前告知參會(huì)人錄音用途，保證合規(guī)）。若會(huì)議涉及重要數(shù)據(jù)或圖表，可提前準(zhǔn)備空白表格或白板，便于實(shí)時(shí)標(biāo)注。（二）會(huì)中記錄：捕捉關(guān)鍵信息基礎(chǔ)信息實(shí)時(shí)登記會(huì)議開(kāi)始后，第一時(shí)間記錄會(huì)議名稱、召開(kāi)時(shí)間（精確到分鐘，如“2024年5月20日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（姓名+部門，用“”代替真實(shí)姓名，如“（研發(fā)部）”“（市場(chǎng)部）”）、缺席人員及原因（如“（人力部）因出差缺席”）。議題討論內(nèi)容聚焦核心按議程順序逐項(xiàng)記錄，重點(diǎn)捕捉以下信息：討論要點(diǎn)：記錄各方提出的核心觀點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同意見(jiàn)（需標(biāo)注“反對(duì)理由：X”），避免冗長(zhǎng)描述，用“決議”“待辦”“疑問(wèn)”等標(biāo)簽區(qū)分內(nèi)容類型。結(jié)論與共識(shí)：明確每個(gè)議題的最終結(jié)論，如“確定項(xiàng)目A的上線時(shí)間為2024年6月30日”，避免模糊表述（如“盡量按時(shí)上線”）。待辦事項(xiàng)：實(shí)時(shí)記錄需跟進(jìn)的任務(wù)，包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)”四要素（示例：“完成用戶調(diào)研報(bào)告初稿——*（產(chǎn)品部）——2024年5月25日——包含至少100份有效問(wèn)卷分析”）?？陀^記錄，避免主觀評(píng)價(jià)紀(jì)要需保持中立，不記錄個(gè)人情緒或主觀判斷（如“的發(fā)言不合理”），僅陳述事實(shí)（如“提出需增加預(yù)算10萬(wàn)元，理由是第三方服務(wù)費(fèi)用上漲”）。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要初稿撰寫（24小時(shí)內(nèi)完成）會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄整理初稿，按《標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板》結(jié)構(gòu)填充內(nèi)容，重點(diǎn)核對(duì)待辦事項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付標(biāo)準(zhǔn)”是否準(zhǔn)確無(wú)誤，保證無(wú)遺漏。審核與確認(rèn)（2個(gè)工作日內(nèi)完成）初稿完成后，發(fā)送至主持人審核，重點(diǎn)檢查會(huì)議結(jié)論是否準(zhǔn)確、待辦事項(xiàng)是否清晰、信息是否完整。主持人確認(rèn)后，將紀(jì)要發(fā)送至所有參會(huì)人員（及列席人員）進(jìn)行復(fù)核，要求參會(huì)人員在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，無(wú)異議則簽字確認(rèn)（電子檔可通過(guò)郵件回復(fù)“確認(rèn)”，紙質(zhì)檔需手寫簽字）。定稿與分發(fā)根據(jù)參會(huì)人員反饋修改后，形成最終版紀(jì)要，標(biāo)注“定稿日期”及“分發(fā)范圍”（如“抄送：部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組全體成員”），通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送至相關(guān)人員。（四）存檔管理：保證可追溯性電子檔存檔最終版紀(jì)要以“會(huì)議名稱_日期_版本號(hào)”命名（示例：“項(xiàng)目A啟動(dòng)會(huì)_20240520_V1.0”），存儲(chǔ)至公司指定共享文件夾（如“OA系統(tǒng)-會(huì)議管理-2024年5月”），同時(shí)備份至公司服務(wù)器，保存期限不少于3年（涉及重大戰(zhàn)略、法律合規(guī)的會(huì)議紀(jì)要需永久保存）。電子檔需設(shè)置查閱權(quán)限（僅相關(guān)人員可訪問(wèn)），涉密會(huì)議紀(jì)要需額外加密（如“密級(jí)：內(nèi)部機(jī)密”）。紙質(zhì)檔存檔（可選）對(duì)于重要會(huì)議（如董事會(huì)、年度評(píng)審會(huì)），需打印紙質(zhì)版紀(jì)要（A4紙，宋體小四號(hào)字，1.5倍行距），由主持人、記錄人及參會(huì)人員簽字確認(rèn)后，存入檔案盒，標(biāo)注“會(huì)議名稱+日期”，按年度整理存放于檔案室，便于查閱。三、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱召開(kāi)時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分召開(kāi)地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議）主持人（*+部門）記錄人（*+部門）參會(huì)人員（*+部門）、（*+部門）……（按實(shí)際參會(huì)順序列出）缺席人員及原因（*+部門）：（如“出差”“請(qǐng)假”）分發(fā)范圍（如“項(xiàng)目組全體成員、部門負(fù)責(zé)人”）會(huì)議議程及議題討論記錄序號(hào)議題名稱討論內(nèi)容（含關(guān)鍵意見(jiàn)、數(shù)據(jù)、不同意見(jiàn)）結(jié)論/共識(shí)1議題一：項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（研發(fā)部）：當(dāng)前完成60%，延遲2天，原因是技術(shù)難點(diǎn)攻克耗時(shí)；（市場(chǎng)部）：需保證6月30日上線，建議增加資源。項(xiàng)目進(jìn)度延遲至6月5日，研發(fā)部申請(qǐng)?jiān)黾?名開(kāi)發(fā)人員，*（項(xiàng)目經(jīng)理）協(xié)調(diào)資源。2議題二：預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)（財(cái)務(wù)部）：原預(yù)算50萬(wàn)元，當(dāng)前需增加10萬(wàn)元（第三方服務(wù)費(fèi)上漲）；（產(chǎn)品部）：若不增加，功能將縮減。同意增加預(yù)算10萬(wàn)元，總預(yù)算調(diào)整為60萬(wàn)元，*（財(cái)務(wù)部）更新預(yù)算表。決議事項(xiàng)清單序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人截止時(shí)間1項(xiàng)目A上線時(shí)間調(diào)整為2024年6月5日項(xiàng)目組2024-06-052增加1名開(kāi)發(fā)人員支持項(xiàng)目A，*（項(xiàng)目經(jīng)理）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)研發(fā)部2024-05-223財(cái)務(wù)部更新項(xiàng)目A預(yù)算至60萬(wàn)元，報(bào)總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部2024-05-23待辦事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付標(biāo)準(zhǔn)完成狀態(tài)（□未開(kāi)始□進(jìn)行中□已完成）1完成項(xiàng)目A技術(shù)難點(diǎn)解決方案文檔*（研發(fā)部）2024-05-25包含問(wèn)題分析、解決步驟、測(cè)試結(jié)果□未開(kāi)始2更新項(xiàng)目A進(jìn)度計(jì)劃，明確6月5日前每日任務(wù)*（項(xiàng)目經(jīng)理）2024-05-26甘特圖形式，標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)□未開(kāi)始3向市場(chǎng)部提交項(xiàng)目A功能清單（含縮減部分說(shuō)明）*（產(chǎn)品部）2024-05-27部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)□未開(kāi)始附件清單序號(hào)附件名稱數(shù)量備注1項(xiàng)目A進(jìn)度甘特圖（初稿）1份*（研發(fā)部）提供2預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表1份財(cái)務(wù)部編號(hào)：BJTZ202405001簽字確認(rèn)角色簽字日期主持人年月日記錄人年月日參會(huì)人員1年月日參會(huì)人員2年月日（其他參會(huì)人員依次填寫）四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）記錄準(zhǔn)確性原則紀(jì)要中的時(shí)間、數(shù)據(jù)、負(fù)責(zé)人等信息需與會(huì)議內(nèi)容完全一致，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清（如截止時(shí)間“5月25日”誤寫為“5月20日”）。對(duì)于有爭(zhēng)議的內(nèi)容，需標(biāo)注“未達(dá)成共識(shí)，需進(jìn)一步討論”，而非強(qiáng)行統(tǒng)一意見(jiàn)。（二）待辦事項(xiàng)可執(zhí)行性待辦任務(wù)需具體、可量化，避免使用“盡快”“盡快處理”等模糊詞匯，明確“做什么、誰(shuí)來(lái)做、何時(shí)做完、做到什么程度”。若待辦事項(xiàng)需多部門協(xié)作，需明確牽頭負(fù)責(zé)人（如“*（項(xiàng)目組）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)研發(fā)部與市場(chǎng)部”）。（三）存檔安全與合規(guī)電子檔存檔需定期備份（建議每月一次），防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；涉密會(huì)議紀(jì)要禁止通過(guò)個(gè)人郵箱或即時(shí)通訊工具傳輸。紙質(zhì)檔存檔需填寫《檔案登記表》，記錄存檔日期、檔案盒編號(hào)、查閱權(quán)限等信息，保證檔案管理有據(jù)可查。（四）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避問(wèn)題1：漏記待辦事項(xiàng)。規(guī)避方法：會(huì)議結(jié)束前，主持人需帶領(lǐng)參會(huì)人員逐項(xiàng)回顧決議和待辦，記錄人同步核對(duì)清單。問(wèn)題2：紀(jì)要語(yǔ)言口語(yǔ)化。規(guī)避方法：初稿完