企業(yè)行政管理日常事務(wù)處理手冊(cè)一、手冊(cè)說明本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)行政管理日常事務(wù)的處理流程，提高工作效率，保證各項(xiàng)工作有序開展。手冊(cè)涵蓋會(huì)議組織、辦公物資、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)、公務(wù)用車、差旅管理等高頻事務(wù)，適用于企業(yè)各部門及全體員工。二、會(huì)議組織與管理（一）適用情境部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、外部合作洽談會(huì)、年度/季度工作總結(jié)會(huì)等需集中人員溝通的事務(wù)。（二）操作流程指南會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)申請(qǐng)人（部門負(fù)責(zé)人或會(huì)議組織者）提前2個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會(huì)人員、主要議題、所需設(shè)備及預(yù)算說明。若涉及外部人員，需提前3個(gè)工作日同步告知行政部對(duì)接訪客接待事宜。會(huì)議審批部門內(nèi)部會(huì)議：由部門負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部備案。跨部門或公司級(jí)會(huì)議：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。會(huì)前準(zhǔn)備行政部根據(jù)審批結(jié)果預(yù)訂會(huì)議室，調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，準(zhǔn)備會(huì)議材料（如需）。申請(qǐng)人提前1天向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（含會(huì)議、議程及準(zhǔn)備事項(xiàng)）。會(huì)議召開參會(huì)人員提前5分鐘簽到，按指定位置就座；主持人準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始，控制會(huì)議進(jìn)程。行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄（重點(diǎn)記錄議題結(jié)論、待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人），會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理完成《會(huì)議紀(jì)要》。會(huì)后工作申請(qǐng)人確認(rèn)《會(huì)議紀(jì)要》內(nèi)容無(wú)誤后，分發(fā)至各參會(huì)人員及相關(guān)部門；行政部更新會(huì)議室使用記錄，回收設(shè)備并檢查完好性。待辦事項(xiàng)負(fù)責(zé)人按紀(jì)要要求完成工作，申請(qǐng)人跟蹤進(jìn)度并在下次會(huì)議中反饋。（三）常用表單模板會(huì)議申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：XX部門Q3工作總結(jié)會(huì)申請(qǐng)人*某所屬部門市場(chǎng)部會(huì)議時(shí)間2023年X月X日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)3樓第一會(huì)議室參會(huì)人員張三（市場(chǎng)部）、李四（銷售部）、王五（財(cái)務(wù)部）、外部合作方代表趙六主要議題1.Q3銷售業(yè)績(jī)回顧；2.Q4營(yíng)銷方案討論；3.跨部門協(xié)作需求確認(rèn)所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板、激光筆預(yù)算說明無(wú)（內(nèi)部會(huì)議）審批人（部門）李四（部門負(fù)責(zé)人）審批人（分管領(lǐng)導(dǎo)）陳七（分管副總）（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，重要會(huì)議需提前3天申請(qǐng)；會(huì)議材料需提前1天分發(fā)，保證參會(huì)人員有充足時(shí)間準(zhǔn)備；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則上不超過2小時(shí)，超時(shí)需提前說明并申請(qǐng)延長(zhǎng)；《會(huì)議紀(jì)要》需明確“做什么、誰(shuí)負(fù)責(zé)、何時(shí)完成”，避免模糊表述。三、辦公物資領(lǐng)用與管理（一）適用情境新員工入職領(lǐng)用辦公物資（如文具、電腦、工牌）、日常耗材補(bǔ)充（如A4紙、墨盒）、部門專項(xiàng)物資采購(gòu)（如活動(dòng)物料）等。（二）操作流程指南需求提報(bào)員工/部門負(fù)責(zé)人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《辦公物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及領(lǐng)用人信息。新員工入職由部門行政對(duì)接人統(tǒng)一提交物資需求，附《員工入職信息表》。審批與發(fā)放部門內(nèi)部常規(guī)物資（如筆、本子）：部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部領(lǐng)用；專項(xiàng)物資或單價(jià)超500元的物資：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，行政部審核庫(kù)存，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后采購(gòu)。領(lǐng)取與登記領(lǐng)用人憑審批完成的申請(qǐng)單至行政部領(lǐng)取物資，當(dāng)場(chǎng)核對(duì)數(shù)量與規(guī)格，簽字確認(rèn)《辦公物資領(lǐng)用臺(tái)賬》。行政部及時(shí)更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，每月25日盤點(diǎn)庫(kù)存，保證賬實(shí)相符。退庫(kù)與核銷物資損壞或剩余時(shí)，需退回行政部并說明原因，由行政部登記《物資退庫(kù)記錄》；員工離職時(shí)，需將辦公物資（如電腦、工牌）交回行政部，辦理核銷手續(xù)。（三）常用表單模板辦公物資領(lǐng)用申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容申請(qǐng)人*某所屬部門人事部物資名稱簽字筆、A4紙、文件夾、工牌規(guī)格型號(hào)0.5mm黑色中性筆、80gA4紙、藍(lán)色文件夾、標(biāo)準(zhǔn)工牌數(shù)量簽字筆10支、A4紙5包、文件夾5個(gè)、工牌2張用途新員工入職物資準(zhǔn)備預(yù)計(jì)領(lǐng)用日期2023年X月X日審批人周八（人事部負(fù)責(zé)人）領(lǐng)用簽字*某發(fā)放人吳九（行政專員）（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示辦公物資按“按需領(lǐng)用、杜絕浪費(fèi)”原則，嚴(yán)禁私自外借或挪用；低值易耗品（如筆、本）每月集中領(lǐng)用1次，特殊情況可單獨(dú)申請(qǐng)；電子產(chǎn)品（如電腦、打印機(jī)）需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，納入固定資產(chǎn)管理；行政部每季度公示物資領(lǐng)用情況，對(duì)異常消耗（如某部門月領(lǐng)用量超均值50%）進(jìn)行核查。四、訪客接待服務(wù)（一）適用情境客戶來(lái)訪洽談、合作伙伴考察、上級(jí)單位檢查、應(yīng)聘者面試等外部人員到訪場(chǎng)景。（二）操作流程指南訪客預(yù)約業(yè)務(wù)部門提前1-2個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)或聯(lián)系行政部（分機(jī)號(hào)XXX）預(yù)約，提供訪客單位、姓名、職務(wù)、到訪時(shí)間、事由、人數(shù)及特殊需求（如翻譯、餐飲）。接待準(zhǔn)備行政部根據(jù)預(yù)約信息安排接待區(qū)域（如會(huì)議室、前臺(tái)接待區(qū)），準(zhǔn)備茶水、咖啡、紙巾等，若需餐飲則提前確認(rèn)菜單（人均標(biāo)準(zhǔn)不超過XX元）。業(yè)務(wù)部門對(duì)接人需提前10分鐘至接待區(qū)迎候，重要訪客（如高管、客戶）需告知部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)陪同。接待實(shí)施前臺(tái)接待人員核實(shí)訪客身份后，引導(dǎo)至指定區(qū)域，告知“Wi-Fi密碼”“衛(wèi)生間位置”等基本信息；業(yè)務(wù)對(duì)接人主動(dòng)上前問候，引導(dǎo)訪客就座，介紹參會(huì)人員，按議程開展溝通；接待過程中注意言行規(guī)范，避免泄露公司機(jī)密信息。送別與反饋訪客離開時(shí)，對(duì)接人送至公司門口或電梯口，禮貌道別；行政部更新《訪客接待記錄表》，業(yè)務(wù)部門在1個(gè)工作日內(nèi)填寫《訪客反饋表》，記錄訪客意見及后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃。（三）常用表單模板訪客接待預(yù)約表項(xiàng)目?jī)?nèi)容預(yù)約部門銷售部預(yù)約人*某訪客單位XX科技有限公司訪客姓名錢十訪客職務(wù)市場(chǎng)總監(jiān)到訪時(shí)間2023年X月X日10:00-11:30人數(shù)2人事由洽談Q4產(chǎn)品合作方案特殊需求需準(zhǔn)備投影儀、產(chǎn)品手冊(cè)聯(lián)系方式XXXX接待人*某（銷售代表）（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示訪客預(yù)約信息需準(zhǔn)確無(wú)誤，臨時(shí)到訪需提前30分鐘聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)；接待區(qū)域保持整潔，物品擺放有序，營(yíng)造專業(yè)、舒適的環(huán)境；涉及公司機(jī)密的會(huì)議，需提前檢查會(huì)議室門窗及電子設(shè)備，關(guān)閉錄音功能；重要訪客接待后，業(yè)務(wù)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)跟進(jìn)，推動(dòng)合作進(jìn)展。五、文件流轉(zhuǎn)與歸檔（一）適用情境公司制度發(fā)布、部門請(qǐng)示報(bào)告、合同審批、會(huì)議紀(jì)要分發(fā)、外部函件處理等需跨部門傳遞的文件管理場(chǎng)景。（二）操作流程指南文件起草與標(biāo)注起草人根據(jù)文件類型（如通知、報(bào)告、合同）使用公司統(tǒng)一模板，內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免錯(cuò)別字；文件首頁(yè)右上角標(biāo)注“密級(jí)”（內(nèi)部公開/秘密/機(jī)密）及“分發(fā)范圍”（如“發(fā)送：各部門，抄送：總經(jīng)理”）。審核與審批部門內(nèi)部文件：部門負(fù)責(zé)人審核后，按分發(fā)范圍發(fā)送；跨部門文件：需涉及部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)部需審核預(yù)算條款），最后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批過程中需在《文件流轉(zhuǎn)審批表》簽署意見，若有修改，起草人需根據(jù)意見調(diào)整后重新提交。印發(fā)與分發(fā)審批通過后，行政部根據(jù)文件密級(jí)確定印發(fā)方式（內(nèi)部公開文件電子版分發(fā)，秘密文件紙質(zhì)版加蓋公章）；分發(fā)時(shí)需填寫《文件分發(fā)記錄表》，接收人簽字確認(rèn)，保證“事事有記錄、件件有著落”。歸檔與管理文件辦理完畢后，起草人將紙質(zhì)版（含審批表）及電子版提交行政部歸檔；行政部按“年度-類別-文號(hào)”分類存放（如“2023年-制度-XX001”），建立《文件歸檔目錄》，定期（每季度）備份電子版文件。（三）常用表單模板文件流轉(zhuǎn)審批表項(xiàng)目?jī)?nèi)容文件名稱《關(guān)于規(guī)范加班管理的通知》起草部門人力資源部起草人*某密級(jí)內(nèi)部公開分發(fā)范圍發(fā)送：各部門，抄送：總經(jīng)理會(huì)簽部門財(cái)務(wù)部（審核加班預(yù)算）、行政部（審核考勤系統(tǒng)對(duì)接）部門審核意見同意，請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（簽字：*某，日期：2023.X.X）分管領(lǐng)導(dǎo)意見同意，按程序印發(fā)。（簽字：陳七，日期：2023.X.X）總經(jīng)理審批同意。（簽字：孫十一，日期：2023.X.X）歸檔編號(hào)HR-2023-005（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示文件流轉(zhuǎn)需全程留痕，禁止“口頭審批”或“線下傳遞密級(jí)文件”；合同類文件需由法務(wù)部審核，涉及法律效力的條款需標(biāo)注“最終解釋權(quán)歸公司所有”；歸檔文件保存期限：制度類文件永久保存，會(huì)議紀(jì)要保存3年，合同類文件保存至合作結(jié)束后5年；員工查閱歸檔文件需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，在行政部查閱，嚴(yán)禁帶出公司。六、固定資產(chǎn)管理（一）適用情境新購(gòu)固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具）、內(nèi)部部門調(diào)撥、維修報(bào)廢等資產(chǎn)全生命周期管理場(chǎng)景。（二）操作流程指南采購(gòu)申請(qǐng)與驗(yàn)收部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時(shí)，填寫《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部分級(jí)審批后采購(gòu)。資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量及質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號(hào)、名稱、購(gòu)置日期）。領(lǐng)用與登記使用部門憑《驗(yàn)收單》至行政部領(lǐng)用資產(chǎn)，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》；行政部在臺(tái)賬中記錄“使用部門、領(lǐng)用人、存放地點(diǎn)”，財(cái)務(wù)部同步入賬，計(jì)提折舊。調(diào)撥與維護(hù)部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)原使用部門、新使用部門及行政部審批后，更新臺(tái)賬信息；資產(chǎn)故障時(shí)，使用部門填寫《固定資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，行政部聯(lián)系維修方，維修后記錄維修費(fèi)用及更換部件。盤點(diǎn)與報(bào)廢行政部每半年組織一次全面盤點(diǎn)，保證“賬、卡、物”一致，盤點(diǎn)差異需在3個(gè)工作日內(nèi)查明原因并處理；資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，使用部門提交《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部鑒定、財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置（如變賣、捐贈(zèng)），處置收入上交財(cái)務(wù)部。（三）常用表單模板固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購(gòu)置日期原值（元）使用部門領(lǐng)用人存放地點(diǎn)折舊年限BG-2023-001筆記本電腦ThinkPadX12023-01-158000市場(chǎng)部*某3樓辦公室5年BG-2023-002打印機(jī)HPM479fdw2023-02-203500行政部吳九2樓文印室4年（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示固定資產(chǎn)標(biāo)簽需粘貼在顯眼位置，嚴(yán)禁私自撕毀或更換；員工離職時(shí)，需將所使用資產(chǎn)交回行政部，辦理交接手續(xù)，否則不予辦理離職；維修費(fèi)用單次超500元的，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；報(bào)資產(chǎn)丟失或損壞，需在24小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告行政部，按公司規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。七、公務(wù)用車管理（一）適用情境市內(nèi)公務(wù)出行（如客戶拜訪、緊急送文件）、長(zhǎng)途出差接送、大型活動(dòng)用車等需使用公司車輛的場(chǎng)景。（二）操作流程指南用車申請(qǐng)與審批申請(qǐng)人提前1個(gè)工作日填寫《公務(wù)用車申請(qǐng)單》，注明用車時(shí)間、起止地點(diǎn)、事由、乘車人員及預(yù)計(jì)里程，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；長(zhǎng)途用車（單程超100公里）或節(jié)假日期間用車，需額外報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。車輛調(diào)度與確認(rèn)行政部根據(jù)審批順序及車輛availability（可用性）安排車輛及司機(jī)，提前1天告知申請(qǐng)人《用車信息確認(rèn)單》（含車牌號(hào)、司機(jī)聯(lián)系方式）；若申請(qǐng)人取消用車，需提前4小時(shí)通知行政部，否則需承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用（如已預(yù)訂高速費(fèi)）。用車執(zhí)行與反饋乘車人需按時(shí)到達(dá)指定地點(diǎn)，司機(jī)憑《申請(qǐng)單》出車，遵守交通規(guī)則，保證行車安全；用車結(jié)束后，司機(jī)填寫《用車記錄表》（實(shí)際里程、油耗、停車費(fèi)），乘車人簽字確認(rèn)。費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷行政部每月匯總《用車記錄表》，財(cái)務(wù)部審核費(fèi)用（僅限高速費(fèi)、停車費(fèi)，燃油費(fèi)按公司標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷）；申請(qǐng)人憑審批通過的《用車申請(qǐng)單》及發(fā)票至財(cái)務(wù)部報(bào)銷，費(fèi)用計(jì)入對(duì)應(yīng)部門預(yù)算。（三）常用表單模板公務(wù)用車申請(qǐng)單項(xiàng)目?jī)?nèi)容申請(qǐng)人*某所屬部門銷售部用車時(shí)間2023年X月X日09:00-12:00起止地點(diǎn)公司→XX客戶公司→公司事由拜訪客戶，洽談合作方案乘車人員*某、張三（銷售經(jīng)理）預(yù)計(jì)里程80公里審批人李四（部門負(fù)責(zé)人）調(diào)度結(jié)果車牌號(hào)：粵B·5，司機(jī)：鄭十二，聯(lián)系方式：139XXXX5678乘車人簽字*某（四）關(guān)鍵要點(diǎn)提示公務(wù)用車優(yōu)先保障重要客戶接待、緊急事務(wù)，非必要不申請(qǐng)；司機(jī)需定期保養(yǎng)車輛（每5000公里或3個(gè)月），行政部建立《車輛保養(yǎng)臺(tái)賬》；嚴(yán)禁私自用車、搭載非公司人員或改變用車路線，違者按公司規(guī)定處罰；車輛夜間停放需在公司指定停車場(chǎng)，特殊情況需報(bào)行政部備案。八、差旅申請(qǐng)與報(bào)銷（一）適用情境員工因公出差（如參加展會(huì)、項(xiàng)目調(diào)研、客戶拜訪）、異地培訓(xùn)等需產(chǎn)生差旅費(fèi)用的場(chǎng)景。（二）操作流程指南出差申請(qǐng)與審批員工提前3個(gè)工作日填寫《出差申請(qǐng)單》，注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由、行程安排、交通方式（按公司標(biāo)準(zhǔn)選擇）及住宿預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；部門經(jīng)理及以上人員出差需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。行程與預(yù)訂員工根據(jù)審批結(jié)果預(yù)訂車票/機(jī)票（經(jīng)濟(jì)艙）、住宿（協(xié)議酒店，標(biāo)準(zhǔn)單間不超過XX元/晚），提前3天告知行政部（若需接送站）；出差行程變更需及時(shí)更新《出差申請(qǐng)單》，重新審批。差旅執(zhí)行與費(fèi)用記錄員工出差期間需保持通訊暢通，按計(jì)劃完成工作，保留差旅憑證（如車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票）；每日記錄《差旅日志》（含工作內(nèi)容、客戶對(duì)接情況），出差結(jié)束后提交部門負(fù)責(zé)人。費(fèi)用報(bào)銷與核銷員工出差后5個(gè)工作日內(nèi)填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》，附原始憑證（需注明出差事由、日期、地點(diǎn)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部核對(duì)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如交通、住宿、餐補(bǔ)），超支部分需由個(gè)人承擔(dān)，審批通過后5個(gè)工作日內(nèi)支付費(fèi)用。（三）常用表單模板差旅申請(qǐng)單項(xiàng)目?jī)?nèi)容申請(qǐng)人*某所屬部門技術(shù)部出差時(shí)間2023年X月X日-X月X日（共3天）出差地點(diǎn)上海事由參加XX行業(yè)技術(shù)研討會(huì)，調(diào)研供應(yīng)商行程安排10月10日：北京→上海（高鐵），入住XX酒店；10月12日：上?！本ǜ哞F）交通方式高鐵（二等座）住宿