員工考勤及休假管理系統(tǒng)操作手冊(cè)一、前言為規(guī)范企業(yè)員工考勤及休假管理，提升工作效率，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與流程合規(guī)性，特制定本操作手冊(cè)。手冊(cè)適用于全體員工及系統(tǒng)管理人員，涵蓋日常考勤打卡、休假申請(qǐng)、數(shù)據(jù)審核等核心功能，幫助用戶(hù)快速掌握系統(tǒng)操作方法，保障考勤休假管理工作有序開(kāi)展。二、系統(tǒng)概述（一）核心功能模塊考勤管理：支持員工日常打卡（上班/下班/外勤）、異常記錄處理（遲到、早退、缺卡）、考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與導(dǎo)出。休假管理：提供年假、事假、病假、婚假等假期類(lèi)型申請(qǐng)，支持多級(jí)審批流程（部門(mén)負(fù)責(zé)人→HR終審），實(shí)時(shí)查詢(xún)審批進(jìn)度。數(shù)據(jù)報(bào)表：自動(dòng)個(gè)人考勤匯總、部門(mén)考勤分析、休假臺(tái)賬等報(bào)表，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）適用角色員工：完成打卡、休假申請(qǐng)、記錄查詢(xún)等操作。部門(mén)負(fù)責(zé)人：審批本部門(mén)員工休假申請(qǐng)，審核考勤異常情況。HR管理員：系統(tǒng)配置、假期規(guī)則設(shè)置、考勤數(shù)據(jù)終審、報(bào)表與管理。三、日常操作指南（一）員工端操作1.考勤打卡流程適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工每日上下班打卡、外勤辦公打卡。操作步驟：①登錄系統(tǒng)：通過(guò)企業(yè)統(tǒng)一門(mén)戶(hù)進(jìn)入考勤系統(tǒng)，輸入工號(hào)及密碼（初始密碼為工號(hào)，首次登錄需修改），“登錄”。②選擇打卡類(lèi)型：在系統(tǒng)首頁(yè)“考勤打卡”按鈕，根據(jù)當(dāng)前時(shí)間選擇“上班打卡”“下班打卡”或“外勤打卡”（外勤需提前在“外出登記”模塊填寫(xiě)外出事由、地點(diǎn)及時(shí)間）。③確認(rèn)打卡信息：系統(tǒng)自動(dòng)獲取當(dāng)前時(shí)間及打卡地點(diǎn)（需開(kāi)啟手機(jī)定位權(quán)限），員工核對(duì)信息無(wú)誤后，“確認(rèn)打卡”（部分企業(yè)需結(jié)合人臉識(shí)別或指紋驗(yàn)證）。④查看打卡結(jié)果：打卡成功后，系統(tǒng)提示“打卡成功”，并在“我的考勤”-“打卡記錄”中記錄；若失敗，提示失敗原因（如定位異常、網(wǎng)絡(luò)中斷等），需重新操作或聯(lián)系IT支持。2.休假申請(qǐng)與進(jìn)度查詢(xún)適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工申請(qǐng)各類(lèi)假期，跟蹤審批狀態(tài)。操作步驟：①進(jìn)入申請(qǐng)模塊：登錄系統(tǒng)后，“休假管理”-“新建申請(qǐng)”。②填寫(xiě)申請(qǐng)信息：選擇“休假類(lèi)型”（年假/事假/病假/婚假等，系統(tǒng)自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng)假期余額）；輸入“休假起止日期”，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算天數(shù)；填寫(xiě)“休假事由”（不少于10字，需明確說(shuō)明請(qǐng)假原因）；相關(guān)證明材料（如病假需提供醫(yī)院診斷證明掃描件，事假無(wú)需）。③提交審批：檢查信息無(wú)誤后，“提交申請(qǐng)”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（可勾選“抄送HR”同步信息）。④查詢(xún)審批進(jìn)度：在“休假管理”-“申請(qǐng)記錄”中查看當(dāng)前狀態(tài)（待審批→審批中→已批準(zhǔn)/已駁回），若駁回可“修改申請(qǐng)”補(bǔ)充信息后重新提交。（二）管理端操作1.考勤數(shù)據(jù)審核與異常處理適用場(chǎng)景：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核本員工考勤異常，HR管理員處理全公司考勤數(shù)據(jù)。操作步驟：①登錄管理后臺(tái)：管理員使用管理員賬號(hào)登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“考勤管理”-“數(shù)據(jù)審核”模塊。②篩選查看記錄：選擇“部門(mén)”“日期范圍”，“查詢(xún)”，展示員工考勤記錄，異常記錄（遲到、早退、缺卡）以紅色標(biāo)記。③核實(shí)異常原因：異常記錄詳情，查看員工打卡時(shí)間、地點(diǎn)及備注說(shuō)明，必要時(shí)聯(lián)系員工補(bǔ)充說(shuō)明（如因公外出需提供外出審批單截圖）。④確認(rèn)處理結(jié)果：若核實(shí)無(wú)誤，“確認(rèn)正?！保蝗粜栊薷?，“修改打卡”，調(diào)整時(shí)間并填寫(xiě)修改原因（如“系統(tǒng)故障導(dǎo)致打卡異?！保４婧笙到y(tǒng)記錄操作日志；對(duì)惡意缺卡等異常情況，可標(biāo)記為“異常待處理”，并同步HR進(jìn)一步核查。2.休假審批流程管理適用場(chǎng)景：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批休假申請(qǐng)，HR管理員設(shè)置審批規(guī)則。操作步驟：①接收審批任務(wù)：部門(mén)負(fù)責(zé)人登錄系統(tǒng)，在“待辦事項(xiàng)”中收到員工休假申請(qǐng)，查看詳情（含休假類(lèi)型、天數(shù)、事由、附件等）。②審批處理：根據(jù)部門(mén)工作安排及員工假期余額，“批準(zhǔn)”或“駁回”；駁回時(shí)需填寫(xiě)具體原因（如“當(dāng)前項(xiàng)目關(guān)鍵期，建議調(diào)整休假時(shí)間”），員工將收到系統(tǒng)通知。③HR終審（如需）：特殊假期（如年假超過(guò)5天、婚假超過(guò)3天）需HR終審，HR在“休假審批”模塊查看已批準(zhǔn)申請(qǐng)；核對(duì)假期余額是否符合公司規(guī)定，確認(rèn)后“終審?fù)ㄟ^(guò)”，否則退回部門(mén)負(fù)責(zé)人重新審批。④結(jié)果歸檔：審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)記錄存入“休假臺(tái)賬”，員工及HR均可查詢(xún)歷史審批記錄。四、常用數(shù)據(jù)模板（一）員工考勤記錄表日期工號(hào)姓名部門(mén)上班打卡時(shí)間下班打卡時(shí)間打卡狀態(tài)異常備注2024-03-01A001*小王銷(xiāo)售部08:5518:10正常-2024-03-02A002*李明技術(shù)部-17:50缺卡上午參加外部培訓(xùn)（已登記）2024-03-03A003*張麗人事部09:1518:30遲到交通擁堵，提前報(bào)備（二）員工休假申請(qǐng)表申請(qǐng)人工號(hào)姓名部門(mén)休假類(lèi)型起止日期天數(shù)休假事由附件審批人審批狀態(tài)A001*小王銷(xiāo)售部年假2024-03-10至2024-03-123處理個(gè)人事務(wù)無(wú)*李經(jīng)理已批準(zhǔn)A004*趙強(qiáng)財(cái)務(wù)部病假2024-03-05至2024-03-062發(fā)燒需休息，附醫(yī)院證明診斷證明*劉主管已駁回A005*陳靜市場(chǎng)部事假2024-03-15至2024-03-151家中有急事需處理無(wú)*王總監(jiān)審批中五、操作提示與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）打卡注意事項(xiàng)時(shí)間規(guī)范：需在規(guī)定上班時(shí)間前30分鐘至后30分鐘內(nèi)完成上班打卡，下班時(shí)間前30分鐘至后30分鐘內(nèi)完成下班打卡，超時(shí)將標(biāo)記為異常（如因加班需提前在“加班登記”模塊提交加班申請(qǐng)）。外勤打卡：外勤員工必須先在“外出登記”模塊填寫(xiě)外出信息，再選擇“外勤打卡”，否則系統(tǒng)無(wú)法記錄有效考勤。設(shè)備要求：打卡需保證手機(jī)定位權(quán)限開(kāi)啟、網(wǎng)絡(luò)通暢，避免在地下室等信號(hào)弱區(qū)域打卡，可提前連接企業(yè)WiFi。（二）休假申請(qǐng)要點(diǎn)提前申請(qǐng)：事假、年假需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，病假需在請(qǐng)假當(dāng)天提交并補(bǔ)充證明材料（突發(fā)疾病可先電話告知部門(mén)負(fù)責(zé)人，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)錄系統(tǒng)）。假期余額：申請(qǐng)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)顯示剩余假期天數(shù)，若余額不足，需提交其他假期類(lèi)型或說(shuō)明特殊情況（由HR審核）。審批時(shí)效：部門(mén)負(fù)責(zé)人需在收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，HR終審需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急情況可電話溝通后補(bǔ)錄流程。（三）數(shù)據(jù)核對(duì)規(guī)范月度核對(duì)：?jiǎn)T工需在每月最后一個(gè)工作日核對(duì)個(gè)人考勤記錄，若有異議需在次月3日前聯(lián)系HR，逾期將視為確認(rèn)無(wú)誤。報(bào)表導(dǎo)出：管理員導(dǎo)出考勤報(bào)表時(shí)需選擇“部門(mén)”“日期范圍”，核對(duì)數(shù)據(jù)完整性（如缺卡記錄是否已處理），避免導(dǎo)出空白或異常報(bào)表。信息安全：?jiǎn)T工不得泄露個(gè)人賬號(hào)密碼，發(fā)覺(jué)賬號(hào)被盜用需立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員凍結(jié)；管理員定期修改密碼，保證后臺(tái)數(shù)據(jù)安全。六、附錄（一）快捷鍵說(shuō)明員工端：F5刷新考勤記錄；Ctrl+N新建休假申請(qǐng)。管理端：Ctrl+F查詢(xún)考勤