商務(wù)合同審批及歸檔流程規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范公司商務(wù)合同的全流程管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提高審批效率，保證合同合法合規(guī)及后續(xù)可追溯性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司所有部門發(fā)起的各類商務(wù)合同（包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、保密協(xié)議等），涵蓋合同從發(fā)起、審核、簽署到歸檔的全過程管理。涉及部門包括業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、行政部及各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)。二、審批及歸檔全流程操作步驟（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）、部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，擬定合同草案，保證合同內(nèi)容完整，包括但不限于：合同雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人/授權(quán)代表人）、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款/報(bào)酬、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、生效條件等核心條款。準(zhǔn)備合同附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)證明、對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等），保證附件與合同內(nèi)容一致且具有法律效力。填寫《商務(wù)合同審批單》（模板詳見第三部分），注明合同名稱、編號(hào)、合同金額、簽訂日期、預(yù)計(jì)履行期限、對(duì)方單位信息、業(yè)務(wù)背景及核心需求等，并由部門負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)必要性及條款合理性進(jìn)行初步審核，簽署“同意發(fā)起”意見后，連同合同草案及附件一并提交至下一環(huán)節(jié)。（二）法務(wù)審核責(zé)任主體：法務(wù)部審核專員（法務(wù)專員）操作內(nèi)容：法務(wù)部收到材料后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體資格：對(duì)方單位是否為合法注冊(cè)實(shí)體，營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的；合同合法性：條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如無效條款、顯失公平條款）；條款完整性：核心條款是否齊全，權(quán)利義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否具體可執(zhí)行；風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如管轄約定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力條款等）提出修改建議。法務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具《法務(wù)審核意見表》：若審核通過，簽署“同意”意見，標(biāo)注修改建議（若有），流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；若審核不通過，詳細(xì)說明原因及修改要求，退回業(yè)務(wù)部門重新修訂后再次提交。（三）財(cái)務(wù)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部審核專員（財(cái)務(wù)專員）、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部收到材料后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同金額準(zhǔn)確性：價(jià)款/報(bào)酬、稅費(fèi)、支付方式等是否與公司財(cái)務(wù)制度及預(yù)算一致；資金安排：付款條件、節(jié)點(diǎn)、票據(jù)要求是否合理，是否符合公司現(xiàn)金流管理要求；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)方單位信用狀況、履約能力評(píng)估，是否存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)；稅務(wù)合規(guī)性：涉稅條款是否清晰，發(fā)票類型、稅率是否符合規(guī)定。財(cái)務(wù)部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核：若審核通過，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至相應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)；若審核不通過，列明問題（如金額超預(yù)算、付款方式不合理等），退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任主體：分管副總/總經(jīng)理（審批領(lǐng)導(dǎo)）操作內(nèi)容：根據(jù)合同金額及重要性，劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總審批；5萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理+董事長審批（或根據(jù)公司《三重一大決策制度》執(zhí)行）。審批領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核：合同是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃及年度經(jīng)營目標(biāo)；業(yè)務(wù)必要性及經(jīng)濟(jì)效益是否合理；重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)是否已妥善解決。審批領(lǐng)導(dǎo)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批：批準(zhǔn)：簽署“同意簽署”意見，流轉(zhuǎn)至行政部用印；不批準(zhǔn)：簽署“不同意”意見并說明理由，終止流程，退回業(yè)務(wù)部門。（五）合同簽署與用印責(zé)任主體：行政部用印專員（用印專員）、授權(quán)簽署人（授權(quán)代表）操作內(nèi)容：行政部收到審批通過的《商務(wù)合同審批單》及最終版合同后，核對(duì)審批手續(xù)是否完整，合同內(nèi)容是否與審批意見一致。用印管理：加蓋公司公章或合同專用章，保證印章清晰、位置準(zhǔn)確（通常加蓋在合同首頁、末頁及簽字頁）；嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用印，用印后登記《用印登記表》（記錄合同編號(hào)、用印日期、用印人、份數(shù)等）。合同簽署：由公司授權(quán)代表（如法定代表人或其書面授權(quán)的人員）在合同指定位置簽字，保證簽字與授權(quán)人身份一致。（六）合同歸檔責(zé)任主體：行政部檔案管理員（檔案管理員）、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：歸檔范圍：合同正本（含附件）、《商務(wù)合同審批單》、法務(wù)審核意見表、財(cái)務(wù)審核意見表、用印登記表、對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、簽署頁掃描件等全套材料。歸檔流程：合同簽署并用印后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人將全套材料移交至行政部檔案管理員；檔案管理員核對(duì)材料完整性，對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型序號(hào)，如“2024業(yè)采001”），編制《合同歸檔信息表》（模板詳見第三部分）；合同正本存入檔案柜（按年份-部門分類存放），電子版同步至公司OA系統(tǒng)檔案模塊，保證紙質(zhì)版與電子版一致；歸檔后，檔案管理員更新《合同臺(tái)賬》，記錄合同基本信息、歸檔日期、存放位置、借閱記錄等，便于后續(xù)查詢。三、相關(guān)模板與表單（一）商務(wù)合同審批單合同基本信息合同名稱合同編號(hào)甲方（我方）公司名稱：__________；地址：__________；法定代表人：__________乙方（對(duì)方）單位名稱：__________；地址：__________；法定代表人/授權(quán)人：__________合同金額大寫：____________________小寫：￥__________合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他：__________履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心條款摘要標(biāo)的：__________；數(shù)量：__________；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：__________；付款方式：__________；交付/驗(yàn)收方式：__________審批流程發(fā)起部門意見經(jīng)辦人：__________日期：____年_月日部門負(fù)責(zé)人：_______日期：____年__月__日法務(wù)部意見審核人：__________日期：____年_月日（□同意□不同意，修改意見：_________________）財(cái)務(wù)部意見審核人：__________日期：____年_月日（□同意□不同意，修改意見：_________________）領(lǐng)導(dǎo)審批分管副總：__________日期：____年_月日總經(jīng)理：_______日期：____年__月__日（如需更高層級(jí)審批，增加此欄）用印登記用印日期：____年_月日用印人：_______合同份數(shù)：__________（二）合同歸檔信息表合同基本信息檔案編號(hào)合同名稱合同編號(hào)簽訂日期甲方__________乙方合同金額￥__________履行期限歸檔信息歸檔日期____年__月__日存放位置歸檔材料清單□合同正本□附件□審批單□法務(wù)意見□財(cái)務(wù)意見□用印登記表□其他：__________電子檔案路徑OA系統(tǒng)-檔案模塊-____年-____部門-__________借閱記錄借閱人部門借閱日期____________________________________四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）合同條款審核要點(diǎn)主體資格：簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（若為授權(quán)代表簽署），保證對(duì)方具備履約能力，避免與“皮包公司”或無資質(zhì)主體簽約。權(quán)利義務(wù)對(duì)等：避免出現(xiàn)“霸王條款”，如單方面加重我方責(zé)任、減輕對(duì)方責(zé)任，違約責(zé)任條款應(yīng)明確具體（如違約金比例、賠償范圍）。爭議解決：優(yōu)先約定由公司所在地法院管轄，或選擇仲裁時(shí)明確仲裁機(jī)構(gòu)（如“中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會(huì)”），避免約定模糊（如“雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成由對(duì)方所在地法院管轄”）。（二）審批權(quán)限管理嚴(yán)禁越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批（如將50萬元合同拆分為兩筆5萬元合同審批）。審批領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)審批結(jié)果負(fù)責(zé)，因?qū)徟韬鰧?dǎo)致公司損失的，將追究相應(yīng)責(zé)任。（三）歸檔及時(shí)性與完整性合同簽署后必須在3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，嚴(yán)禁個(gè)人保管合同正本。歸檔材料需齊全，缺失《審批單》、法務(wù)/財(cái)務(wù)意見等核心材料的，檔案管理員有權(quán)拒絕接收。（四）保密管理合同內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密（如核心技術(shù)、定價(jià)策略、客戶信息等），僅限審批及履行相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁對(duì)外泄露。電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，紙質(zhì)檔案存入帶鎖檔案柜。（五）合同履行跟蹤歸檔后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、付款節(jié)點(diǎn)），發(fā)覺對(duì)方違約或履行異常，需及時(shí)書面報(bào)告法務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)爭議解決或風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)程序。（六）異常情況處理合同變更：履行過程中如需修改條款（如金額、履行期限），需重新履行審批流程，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》