PAGE檔案館檔案接收制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案接收工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及下屬單位形成的各類檔案的接收工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接收工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則保證接收的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，涵蓋公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，不遺漏重要信息。3.及時(shí)高效原則明確檔案接收的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作流程，提高工作效率，確保檔案按時(shí)、有序接收。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案在接收過程中發(fā)生丟失、損壞、泄密等情況。二、檔案接收職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收計(jì)劃，明確接收檔案的范圍、時(shí)間、要求等。2.組織實(shí)施檔案接收工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、整理、編目等工作。3.建立檔案接收臺(tái)賬，記錄檔案接收的詳細(xì)信息，包括檔案名稱、來源、數(shù)量、接收時(shí)間等。4.對(duì)檔案接收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)整理本部門形成的檔案，確保檔案的質(zhì)量符合接收標(biāo)準(zhǔn)。2.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案接收過程中的相關(guān)工作，如提供檔案背景信息、解答疑問等。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.各相關(guān)部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案接收工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在涉及檔案形成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的完整和安全。三、檔案接收范圍（一）文書檔案1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、決議、請示、報(bào)告等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外發(fā)布的文件、宣傳資料、產(chǎn)品說明書等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試數(shù)據(jù)等。2.工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。3.科研項(xiàng)目研究過程中形成的立項(xiàng)申請書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料，資金籌集與使用記錄等。3.稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。（四）人事檔案1.員工個(gè)人基本信息登記表、履歷表、勞動(dòng)合同、工資表等。2.員工培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)資料、獎(jiǎng)懲決定等。3.員工職稱評(píng)定、職業(yè)資格證書等相關(guān)材料。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷活動(dòng)中形成的客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案等。2.生產(chǎn)管理過程中形成的生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.物資采購與管理過程中形成的采購合同、供應(yīng)商資料、物資出入庫記錄等。（六）聲像檔案1.公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、慶典等拍攝的照片、錄像資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、企業(yè)文化的專題片、紀(jì)錄片等。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)人及重要嘉賓的照片、音像資料等。（七）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。2.掃描或數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的紙質(zhì)檔案電子副本。四、檔案接收時(shí)間要求（一）定期接收1.文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的接收工作。2.科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)周期，在項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)移交檔案管理部門。（二）即時(shí)接收1.對(duì)于公司/組織重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后的即時(shí)進(jìn)行收集和接收。2.涉及重要事項(xiàng)、緊急文件等需要及時(shí)歸檔的，檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后立即移交檔案管理部門。五、檔案接收要求（一）檔案質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)齊全完整，歸檔的文件材料應(yīng)涵蓋該項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，不得有重要內(nèi)容缺失。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，不得弄虛作假或篡改信息。3.檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，紙張及裝訂應(yīng)符合要求。（二）檔案整理要求1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案、編號(hào)規(guī)則等對(duì)檔案進(jìn)行整理。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類組卷，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行規(guī)范整理。3.檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。（三）檔案編目要求1.檔案管理部門在接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理軟件系統(tǒng)的要求進(jìn)行編目，包括錄入檔案基本信息、建立索引等。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于檔案的檢索和查詢。（四）檔案裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。2.裝訂應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，裝訂厚度應(yīng)適中，避免過厚或過薄。六、檔案接收流程（一）檔案移交準(zhǔn)備1.檔案形成部門按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行自查自糾，確保檔案質(zhì)量符合接收標(biāo)準(zhǔn)。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并由移交人簽字確認(rèn)。（二）檔案移交1.檔案形成部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案及檔案移交清單一并送至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等是否符合要求。（三）檔案審核1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，以及整理編目是否規(guī)范等。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)與檔案形成部門溝通，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善。（四）檔案入庫1.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門按照檔案分類存放的要求，將其存入檔案庫房。2.在檔案入庫過程中，應(yīng)做好檔案的搬運(yùn)、上架等工作，確保檔案安全無損。（五）交接手續(xù)辦理1.檔案移交人與接收人在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，明確雙方責(zé)任。2.檔案管理部門將檔案移交清單存檔，作為檔案接收工作的重要憑證。七、檔案接收監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行自查，檢查檔案接收流程是否規(guī)范、檔案質(zhì)量是否符合要求等。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門可定期對(duì)檔案接收工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案接收工作合法合規(guī)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案接收工作相關(guān)資料和情況匯報(bào)。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)整改完善檔案接收工作。八、檔案接收的安全與保密管理（一）安全管理1.在檔案接收過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案在搬運(yùn)、整理等環(huán)節(jié)發(fā)生丟失、損壞等情況。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)安全。（二）保密管理1.檔案接收人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息予以保密。2.在檔案接收、整理、存儲(chǔ)等過程中，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，防止檔案信息泄露。九、檔案接收的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門定期組織檔案接收相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案形成部門人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理規(guī)范、檔案接收流程等，確保檔案形成部門人員熟悉檔案接收工作要求。（二）宣傳1.通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司/組織網(wǎng)站等渠道