PAGE檔案局工作規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本工作規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等各項工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映歷史事實和工作情況。3.科學(xué)規(guī)范原則：運用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化。4.安全保密原則：加強檔案安全防護，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露和損毀。5.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為社會各項事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映本局工作活動的各類文件、資料、記錄、圖表、照片、音像等材料。2.本局在履行職能過程中形成的具有保存價值的各種載體檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、實物檔案等。3.本局接收、征集的與本局工作相關(guān)的檔案資料。4.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要文件材料和具有特殊價值的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全和完整。4.加強與本局各部門及相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握文件材料的形成情況，督促其按時移交檔案。（三）收集程序1.各部門在文件材料形成后，應(yīng)按照歸檔范圍進行整理，定期向檔案部門移交。2.檔案部門對接收的文件材料進行初步審核，檢查其完整性、準確性和規(guī)范性。3.對不符合要求的文件材料，檔案部門應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。4.經(jīng)審核合格的文件材料，檔案部門進行登記造冊，辦理交接手續(xù)。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的基本信息和內(nèi)容。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，確保檔案及時上架保管。2.整理過程中應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案整理標準和規(guī)范進行操作，保證整理質(zhì)量。3.對整理后的檔案進行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備及防蟲、防盜設(shè)施等。（二）保管措施1.對檔案進行分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。5.加強對電子檔案的保管，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強對檔案庫房的安全管理。2.嚴格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生安全事故。4.定期對檔案安全設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標準和規(guī)定，結(jié)合本局實際情況進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和科學(xué)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的價值進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映本局的主要職能活動和歷史發(fā)展情況。2.檔案的保存價值，包括現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。3.檔案的完整性和準確性。（四）鑒定程序1.檔案部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.鑒定小組對檔案部門提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，對失去保存價值的檔案進行銷毀或作其他處理。（五）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案部門會同有關(guān)部門共同進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.提高服務(wù)質(zhì)量，滿足利用者的合理需求。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本局檔案，須經(jīng)本局相關(guān)部門批準。（三）利用方式1.查閱：利用者可在檔案部門指定的場所查閱檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。（四）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍等內(nèi)容。2.檔案部門對利用申請進行審核，符合條件的予以批準。3.利用者按照批準的利用方式和范圍進行檔案利用。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案或辦理相關(guān)手續(xù)。（五）利用監(jiān)督1.檔案部門對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期進行分析總結(jié)。2.加強對檔案利用過程的監(jiān)督，防止利用者擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并依法依規(guī)進行處理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平，為社會提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：加強檔案信息化安全防護，建立健全安全管理制度和技術(shù)措施，確保檔案信息安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)信息化建設(shè)的標準和規(guī)范。2.加強對檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，確保各項建設(shè)任務(wù)協(xié)調(diào)推進。3.注重檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。（四）運行維護1.建立檔案信息化系統(tǒng)運行維護管理制度，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行檢查和維護，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。3.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的備份和存儲管理，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案人員管理（一）人員配備1.根據(jù)檔案局工作需要合理配備檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整時應(yīng)及時做好交接手續(xù)。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核制度，對其工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力等進行考核評價。3.考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、