行業(yè)通用公文寫作規(guī)范指南一、公文寫作的核心價值與應(yīng)用邊界公文作為組織間傳遞信息、部署工作、規(guī)范行為的重要載體，其寫作質(zhì)量直接影響工作效率與溝通效果。本規(guī)范指南適用于政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等各類主體在日常工作中常用的法定公文（如通知、報告、請示、函、紀要等）及事務(wù)性文書（如計劃、總結(jié)、方案等）的撰寫。無論是政策傳達、工作部署、情況匯報，還是事項請示、問題協(xié)調(diào)、會議記錄，規(guī)范的公文寫作都能保證信息傳遞的準確性、權(quán)威性和可執(zhí)行性，是組織管理標準化、專業(yè)化的基礎(chǔ)保障。二、公文撰寫的標準化操作流程公文寫作需遵循“準備—起草—審核—定稿”的閉環(huán)流程，每個環(huán)節(jié)均有明確要求，保證內(nèi)容合規(guī)、邏輯清晰、格式規(guī)范。（一）前期準備：明確目標與素材積累需求定位：明確公文的核心目的（如告知事項、請求指示、總結(jié)工作等）、受眾（上級、下級、平級或公眾）及使用場景（內(nèi)部傳達、外部報送、公開發(fā)布等）。資料收集：根據(jù)需求收集相關(guān)政策文件、數(shù)據(jù)事實、背景材料等，保證內(nèi)容有據(jù)可依。例如撰寫“年度工作總結(jié)”需收集全年工作數(shù)據(jù)、典型案例、上級考核要求等；撰寫“請示”需梳理事項背景、必要性、擬解決方案及所需支持?？蚣芤?guī)劃：搭建公文整體結(jié)構(gòu)，通常包括標題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期等部分。部分需按“緣由—事項—要求”邏輯展開，保證層次分明。（二）起草撰寫：規(guī)范結(jié)構(gòu)與語言表達標題擬定：標題應(yīng)簡明扼要，準確概括公文內(nèi)容，一般采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”格式（如“公司關(guān)于開展2024年安全生產(chǎn)大檢查的通知”）。若為內(nèi)部流轉(zhuǎn)或文種明確的公文，可發(fā)文機關(guān)（如“關(guān)于舉辦公文寫作培訓的請示”）。主送機關(guān)：頂格書寫，指公文的主要受理機關(guān)。上行文（如請示、報告）一般只寫一個主送機關(guān)；下行文（如通知、通報）可涉及多個機關(guān)，用頓號或逗號分隔；普發(fā)性公文可寫“各有關(guān)部門、單位”。撰寫：開頭：說明發(fā)文依據(jù)、背景或目的，常用“根據(jù)……”“為……現(xiàn)就……事項通知如下”等表述。主體：闡述具體事項、措施、要求等，需條理清晰，可分條列項（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號）。例如部署工作的通知需明確“工作目標、實施步驟、責任分工、完成時限”；請示需說明“事項理由、擬解決方案、請求指示或批準的具體內(nèi)容”。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如通知常用“特此通知”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”，函用“專此函達，盼復”。附件說明：若有附件，在下空一行左空二字標注“附件：”，后標全角冒號，附件名稱后不加標點符號（如“附件：1.項目實施方案”）。落款與日期：發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期用阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年5月20日”），需加蓋發(fā)文機關(guān)公章（電子公文按規(guī)范加蓋電子簽章）。（三）審核校對：保證內(nèi)容與格式合規(guī)自查環(huán)節(jié)：起草人需重點檢查以下內(nèi)容：內(nèi)容是否真實準確（數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、事項描述無誤）；邏輯是否清晰（層次是否分明，前后是否矛盾）；格式是否規(guī)范（標題、主送機關(guān)、序號、附件、落款等是否符合標準）；語言是否得體（避免口語化、歧義表述，使用公文常用語）。復核環(huán)節(jié)：交由部門負責人或辦公室審核，重點審核公文的政策合規(guī)性（是否符合上級規(guī)定、是否與現(xiàn)行文件沖突）、程序完整性（是否需會簽、前置審批）、以及文字細節(jié)（錯別字、標點符號、日期格式等）。（四）定稿印發(fā)：規(guī)范排版與分發(fā)排版要求：公文一般采用A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；一般用3號仿宋體字，一級標題用2號小標宋體字，二級標題用3號黑體字，三級標題用3號楷體字；行距設(shè)置為28磅。分發(fā)管理：定稿后按主送機關(guān)范圍準確分發(fā)，涉密公文需按保密規(guī)定履行登記、簽收手續(xù)；電子公文通過指定辦公系統(tǒng)傳輸，保證接收方可正常查閱。三、常用公文模板與填寫規(guī)范（一）通知模板（適用于部署工作、傳達事項）結(jié)構(gòu)要素填寫規(guī)范示例標題發(fā)文機關(guān)+事由+文種集團辦公室關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知主送機關(guān)頂格寫，多個機關(guān)用頓號分隔各子公司、集團各部門開頭說明發(fā)文依據(jù)和目的根據(jù)國家法定節(jié)假日安排，結(jié)合集團實際，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知主體分條列項說明具體事項（時間、內(nèi)容、要求等）一、放假時間：6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。二、工作要求：1.各部門需提前做好假期值班安排，6月5日前將值班表報辦公室*華處；2.放假前關(guān)閉辦公區(qū)域電源、門窗，做好安全防范。結(jié)尾規(guī)范結(jié)束語特此通知。附件（如有）標注“附件：”+附件名稱附件：2024年端午節(jié)值班表模板發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱集團辦公室成文日期阿拉伯數(shù)字，年、月、日齊全2024年5月20日（二）請示模板（適用于請求指示、批準事項）結(jié)構(gòu)要素填寫規(guī)范示例標題事由+文種（可發(fā)文機關(guān)）關(guān)于審批辦公樓維修改造項目的請示主送機關(guān)頂格寫，僅一個上級主管機關(guān)集團總經(jīng)理辦公室開頭說明請示緣由和背景因辦公樓建成于2005年，部分墻面、管道老化，存在安全隱患，且影響辦公形象，擬進行維修改造。主體闡述事項必要性、擬解決方案及請求批準的具體內(nèi)容一、改造范圍：外墻翻新、水電管線更換、公共區(qū)域裝修等，預計工期60天。二、預算方案：總投資約85萬元，資金來源為集團專項維修基金（詳見附件《辦公樓維修改造預算表》）。三、請示事項：懇請批準項目立項及預算方案。結(jié)尾規(guī)范請示用語妥否，請批示。附件（如有）標注“附件：”+附件名稱附件：1.辦公樓維修改造項目方案；2.辦公樓維修改造預算表發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱行政部成文日期阿拉伯數(shù)字2024年5月18日（三）會議紀要模板（適用于記錄會議主要事項和決議）結(jié)構(gòu)要素填寫規(guī)范示例標題會議名稱+文種公司2024年第二季度經(jīng)營分析會議紀要會議基本信息包括會議時間、地點、主持人、參會人員、記錄人時間：2024年5月15日14:00-16:30地點：集團301會議室主持人：總經(jīng)理明參會人員：副總經(jīng)理華、各部門負責人記錄人：辦公室*琳開頭概述會議主題、議程及主要結(jié)論本次會議圍繞“2024年第一季度經(jīng)營情況總結(jié)及第二季度工作部署”展開，討論事項及決議主體分議題記錄會議討論要點、決議事項、責任分工及完成時限一、第一季度經(jīng)營情況：營收同比增長12%，但銷售部未達成季度目標（華匯報）。決議：銷售部需在5月25日前提交未達標原因分析及改進方案（責任人：銷售部強）。二、第二季度重點工作：1.啟動新產(chǎn)品上市推廣（市場部負責，6月10日前完成方案）；2.優(yōu)化生產(chǎn)流程，降低能耗10%（生產(chǎn)部負責，7月底前落實）。結(jié)尾強調(diào)會議要求或后續(xù)工作安排請各部門按決議事項推進工作，辦公室將跟蹤督查落實情況。分發(fā)范圍標注“抄送：”+接收單位或人員抄送：集團領(lǐng)導、各部門成文日期阿拉伯數(shù)字2024年5月16日四、公文撰寫常見問題與規(guī)避建議（一）內(nèi)容與邏輯問題問題表現(xiàn)：事項表述模糊（如“盡快處理”“酌情安排”）、數(shù)據(jù)前后矛盾、邏輯層次混亂（如“工作要求”與“具體措施”交叉）。規(guī)避建議：使用具體、可量化的表述，如“5個工作日內(nèi)完成”替代“盡快處理”；多方核對數(shù)據(jù)，保證同一公文內(nèi)信息一致；按“總—分”結(jié)構(gòu)搭建，先明確核心觀點，再分點闡述支撐內(nèi)容。（二）格式規(guī)范問題問題表現(xiàn)：標題文種錯誤（如將“請示”寫成“報告”）、主送機關(guān)頂格不規(guī)范、附件名稱未標注或標注不全、成文日期用中文數(shù)字（如“二〇二四年五月”）。規(guī)避建議：熟記常用公文文種適用范圍（如“請示”需批復，“報告”不批復）；嚴格按《政機關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）排版，主送機關(guān)頂格，附件名稱標注完整；成文日期統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字，年、月、日齊全（如“2024年5月20日”）。（三）語言表達問題問題表現(xiàn)：口語化表達（如“搞定”“麻煩大家”）、歧義語句（如“本月10日前提交，逾期不候”未明確截止時間點）、濫用生僻詞或簡稱。規(guī)避建議：使用公文常用語（如“特此通知”“請予支持”），避免網(wǎng)絡(luò)用語、方言；句子結(jié)構(gòu)完整，避免主語或賓語導致歧義；全稱首次出現(xiàn)時標注簡稱（如“國家發(fā)展和改革委員會（國家發(fā)改委）”），后文可直接用簡稱。（四）程序合規(guī)問題問題表現(xiàn)：