PAGE常規(guī)屏風(fēng)采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司常規(guī)屏風(fēng)采購行為，確保采購工作的順利進(jìn)行，保證所采購屏風(fēng)的質(zhì)量符合公司需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有常規(guī)屏風(fēng)采購活動(dòng)，包括但不限于辦公區(qū)域、會(huì)議室、展廳等場所使用的屏風(fēng)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的屏風(fēng)產(chǎn)品，以滿足公司實(shí)際使用需求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購流程和策略，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會(huì)。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《屏風(fēng)采購需求申請表》，詳細(xì)說明所需屏風(fēng)的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、使用場所等信息。2.對于涉及特殊功能或定制要求的屏風(fēng)，需提供詳細(xì)的技術(shù)要求和設(shè)計(jì)圖紙。（二）需求審核1.采購部門收到《屏風(fēng)采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進(jìn)行初步審核。2.涉及金額較大或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響的采購需求，需提交公司管理層進(jìn)行審批。（三）需求變更1.在采購合同簽訂前，如因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更采購需求，需求部門應(yīng)重新填寫《屏風(fēng)采購需求變更申請表》，說明變更的內(nèi)容及原因。2.采購部門根據(jù)變更申請，評估對采購進(jìn)度、成本等方面的影響，并按照原審核流程進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門通過多種渠道收集屏風(fēng)供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面情況，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評估1.定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格競爭力等方面。2.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用量化評分的方式對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰1.對于評估結(jié)果不符合公司要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。2.如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能有效整改，或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，采購部門應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名單中淘汰。四、采購流程（一）采購計(jì)劃制定1.根據(jù)審核通過的采購需求，采購部門制定詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購時(shí)間、采購數(shù)量、采購預(yù)算等信息。2.采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。（二）采購詢價(jià)1.采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，向多家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、規(guī)格參數(shù)、交貨期等信息。2.對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，評估其價(jià)格合理性，并要求供應(yīng)商對報(bào)價(jià)進(jìn)行解釋說明。（三）采購談判1.根據(jù)詢價(jià)結(jié)果，選擇報(bào)價(jià)合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。2.采購談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款，雙方應(yīng)達(dá)成一致意見并形成采購合同草案。（四）合同簽訂1.采購合同草案經(jīng)公司法務(wù)部門審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同的完整性和合法性。（五）訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確訂單編號、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。2.訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（六）到貨驗(yàn)收1.屏風(fēng)到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.到貨后，由使用部門和采購部門共同按照合同約定的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。3.如驗(yàn)收合格，雙方在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其補(bǔ)貨、換貨或退款等。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)驗(yàn)收合格的發(fā)票和采購合同，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)在采購合同中明確約定，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格后付款等方式。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和策略，降低市場價(jià)格波動(dòng)對采購成本的影響。2.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購屏風(fēng)的質(zhì)量符合要求。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，建立供應(yīng)商評估和淘汰機(jī)制，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.對于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性，避免合同糾紛。六、采購檔案管理（一）檔案建立1.采購部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購活動(dòng)過程中的各類文件資料進(jìn)行整理、歸檔。2.采購檔案內(nèi)容包括采購需求申請表、采購計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。2.檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，需填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行等情況。2.采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評價(jià)1.建立采購人員考核評價(jià)機(jī)制，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行考核評