銷售合同管理工具及規(guī)范一、工具應(yīng)用場景與核心價(jià)值本工具及規(guī)范適用于企業(yè)銷售團(tuán)隊(duì)、法務(wù)部門及財(cái)務(wù)部門對銷售合同的全生命周期管理，覆蓋從合同起草、審批、簽署到履約跟蹤、歸檔的全流程。具體場景包括：新客戶簽約談判、老客戶續(xù)簽合同、合同條款變更、訂單履約進(jìn)度監(jiān)控、合同糾紛處理等。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理工具，可統(tǒng)一合同格式、規(guī)范審批流程、明確責(zé)任分工，降低合同風(fēng)險(xiǎn)（如條款遺漏、履約違約）、提高合同處理效率（縮短審批周期30%以上）、保證合同信息可追溯，為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)合規(guī)開展提供支撐。二、合同管理全流程操作步驟（一）合同準(zhǔn)備階段：需求梳理與模板匹配需求收集：銷售代表根據(jù)客戶需求（如產(chǎn)品規(guī)格、交付周期、付款方式等），填寫《合同需求清單》（含客戶基本信息、合作條款、特殊要求等），提交部門負(fù)責(zé)人審核。模板選擇：法務(wù)專員*根據(jù)合同類型（如購銷合同、服務(wù)合同）及客戶類型（新客戶/老客戶），從《標(biāo)準(zhǔn)合同模板庫》中匹配對應(yīng)模板（新客戶使用“標(biāo)準(zhǔn)模板”，老客戶續(xù)簽可使用“簡化模板”），標(biāo)注需修改的條款（如非標(biāo)條款、特殊折扣等）。信息填寫：銷售代表*基于審核通過的需求清單，在模板中填寫合同基本信息（雙方主體信息、合同金額、履行期限、違約責(zé)任等），保證與客戶溝通結(jié)果一致，重點(diǎn)核對客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、開戶行等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確性。（二）合同審批階段：多節(jié)點(diǎn)合規(guī)審核發(fā)起審批：銷售代表在合同管理系統(tǒng)中合同初稿及《合同需求清單》，發(fā)起審批流程，依次提交銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核。銷售部門審核：銷售經(jīng)理*重點(diǎn)審核合同業(yè)務(wù)條款（如銷售目標(biāo)、價(jià)格政策、交付計(jì)劃），保證符合銷售政策及客戶承諾，審核通過后流轉(zhuǎn)至法務(wù)。法務(wù)部門審核：法務(wù)專員審核合同法律條款（如違約責(zé)任、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)歸屬），檢查是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效、管轄約定不明），對非標(biāo)條款標(biāo)注修改意見并反饋銷售代表調(diào)整。財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核合同財(cái)務(wù)條款（如付款方式、開票信息、應(yīng)收賬款周期），評估客戶信用風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)務(wù)合規(guī)性，保證收款條件與公司財(cái)務(wù)政策一致。最終審批：對于金額≤10萬元的合同，由銷售總監(jiān)審批；金額＞10萬元的合同，需提交總經(jīng)理審批。審批通過后，系統(tǒng)《合同審批意見匯總表》，確認(rèn)合同生效。（三）合同簽署階段：規(guī)范簽署與存檔簽署方式確認(rèn)：根據(jù)合同約定及公司制度，選擇線上簽署（電子簽章）或線下簽署（紙質(zhì)蓋章）。線上簽署需通過公司指定的第三方電子簽章平臺，保證簽署身份真實(shí)；線下簽署需打印紙質(zhì)合同（一式兩份或三份），雙方簽字蓋章。簽署材料準(zhǔn)備：銷售代表*準(zhǔn)備《合同簽署確認(rèn)單》（含合同編號、簽署份數(shù)、簽署方信息），與客戶確認(rèn)簽署時(shí)間及地點(diǎn)，保證合同文本與審批版本一致，無涂改（若有修改需雙方蓋章確認(rèn)）。簽署完成確認(rèn)：簽署后，銷售代表在1個(gè)工作日內(nèi)將合同原件（或電子合同）提交至檔案管理員，同時(shí)更新《合同臺賬》中的“簽署狀態(tài)”及“簽署日期”，并向客戶發(fā)送《合同簽收確認(rèn)函》（含合同編號、簽署日期、聯(lián)系人及方式）。（四）合同履約階段：進(jìn)度跟蹤與異常處理履約計(jì)劃制定：合同生效后3個(gè)工作日內(nèi)，銷售代表聯(lián)合運(yùn)營部門制定《合同履約計(jì)劃表》，明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)排期、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)）及責(zé)任人，錄入合同管理系統(tǒng)。進(jìn)度跟蹤：銷售代表*每周更新履約進(jìn)度，在系統(tǒng)中記錄各節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成情況（如“產(chǎn)品已生產(chǎn)完成”“客戶已驗(yàn)收”），對延遲節(jié)點(diǎn)標(biāo)注原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。異常處理：若出現(xiàn)履約異常（如客戶延遲驗(yàn)收、供應(yīng)商延期交付），銷售代表*需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)異常處理流程：輕微異常（延遲≤3天）：與客戶溝通協(xié)商，調(diào)整履約計(jì)劃，更新《履約計(jì)劃表》；重大異常（延遲＞3天或涉及違約）：提交《合同異常處理申請》，說明異常情況、潛在風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對建議，經(jīng)銷售總監(jiān)、法務(wù)專員評估后，與客戶協(xié)商解決方案（如違約金計(jì)算、合同變更），形成書面記錄存檔。（五）合同歸檔階段：資料整理與電子化存儲資料整理：合同履行完畢（含收款完成、服務(wù)終止）后5個(gè)工作日內(nèi)，銷售代表*收集合同相關(guān)資料（合同原件、審批文件、簽署確認(rèn)單、履約記錄、溝通函件等），按“一合同一檔”原則整理，標(biāo)注檔案編號（規(guī)則：年份+合同類型+流水號，如2024購銷001）。電子歸檔：檔案管理員*將整理好的合同資料掃描為PDF格式（保證清晰、完整），至公司電子檔案系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)合同編號，設(shè)置查閱權(quán)限（銷售部門可查本部門合同，法務(wù)/財(cái)務(wù)部門可查全量合同）。臺賬更新：檔案管理員*更新《合同歸檔登記表》，記錄歸檔編號、合同編號、歸檔日期、保管期限（一般為合同終止后5年）、資料清單等信息，保證合同信息可追溯。三、核心模板表格表1：合同基本信息表合同編號合同名稱甲方（客戶）名稱甲方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼乙方（本公司）名稱簽約日期合同金額（元）合同期限主要條款摘要（如付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)）負(fù)責(zé)人（銷售代表）備注2024購銷001A公司產(chǎn)品購銷合同*科技有限公司91110*有限公司2024-03-15500,0002024-04-01至2025-03-31預(yù)付款30%，驗(yàn)收后付70%*含安裝服務(wù)表2：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時(shí)間備注發(fā)起申請銷售代表*無異議，提交審批2024-03-1009:00需法務(wù)審核非標(biāo)條款銷售部門審核銷售經(jīng)理*業(yè)務(wù)條款符合政策，同意2024-03-1014:30法務(wù)部門審核法務(wù)專員*第5條違約責(zé)任需補(bǔ)充“不可抗力條款”，修改后通過2024-03-1110:15已修改財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)經(jīng)理*付款條件合理，信用風(fēng)險(xiǎn)可控，同意2024-03-1115:00最終審批銷售總監(jiān)*同意簽署2024-03-1209:30金額≤10萬，無需總經(jīng)理審批表3：合同履約跟蹤表合同編號履約階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人履約情況說明異常處理（如有）2024購銷001產(chǎn)品生產(chǎn)2024-03-202024-03-20運(yùn)營專員*按計(jì)劃完成生產(chǎn)無2024購銷001產(chǎn)品交付2024-03-252024-03-26銷售代表*物流延遲1天，已與客戶溝通并道歉更新履約計(jì)劃，預(yù)計(jì)驗(yàn)收順延1天2024購銷001客戶驗(yàn)收2024-04-012024-04-01銷售代表*驗(yàn)收通過，出具驗(yàn)收報(bào)告無表4：合同變更記錄表變更合同編號變更事項(xiàng)變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容變更原因?qū)徟藢徟鷷r(shí)間生效日期2024購銷001交付時(shí)間2024-03-252024-03-26物流原因延遲銷售總監(jiān)*2024-03-242024-03-242024購銷001付款方式預(yù)付款30%，驗(yàn)收后付70%預(yù)付款30%，安裝調(diào)試后付40%，驗(yàn)收后付30%客戶要求增加安裝調(diào)試節(jié)點(diǎn)法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理2024-03-282024-03-29表5：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號歸檔日期歸檔資料清單（如合同原件、審批表、驗(yàn)收報(bào)告）保管部門保管人保管期限查閱權(quán)限2024購銷0012025-04-02合同原件2份、審批意見匯總表、驗(yàn)收報(bào)告、變更記錄銷售部檔案管理員*2030-04-01銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)合同信息準(zhǔn)確性：所有合同信息（主體、金額、條款）需與客戶溝通結(jié)果及審批文件一致，禁止手寫涂改（若有修改需雙方蓋章確認(rèn)），銷售代表*對信息真實(shí)性負(fù)首要責(zé)任。審批流程規(guī)范性：嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)簽署合同，線上審批需在24小時(shí)內(nèi)完成響應(yīng)，紙質(zhì)審批需在3個(gè)工作日內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢，保證審批留痕可查。履約跟蹤及時(shí)性：銷售代表*需每周更新履約進(jìn)度，對延遲節(jié)點(diǎn)提前預(yù)警，重大異常需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)，避免因履約問題導(dǎo)致客戶投訴或法律糾紛。資料完整性：合同歸檔需包含“從起草到終止”全流程資料（如合同文本、審批記錄、簽署文件、履約憑證、溝通函件），缺失資料需在3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充，保證檔案閉環(huán)。保密要求：合同信息（含客戶信息、價(jià)格條款）僅限相關(guān)部門及責(zé)任人知悉，禁止泄露給無關(guān)人員，電子檔案需加密存儲，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批。變更管理規(guī)范：合同變更需經(jīng)雙方書面確認(rèn)（如《合同變更協(xié)議》）