教育培訓(xùn)機構(gòu)學(xué)生檔案管理辦法一、總則為規(guī)范教育培訓(xùn)機構(gòu)學(xué)生檔案管理，保障學(xué)生權(quán)益、提升教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及教育行業(yè)管理規(guī)范，結(jié)合機構(gòu)實際運營需求，制定本辦法。本辦法適用于機構(gòu)所有在籍、結(jié)業(yè)及退學(xué)學(xué)生的檔案管理活動，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀全流程。二、學(xué)生檔案內(nèi)容構(gòu)成學(xué)生檔案以“全周期記錄、個性化呈現(xiàn)”為原則，包含以下核心模塊：（一）學(xué)籍基礎(chǔ)信息個人資料：姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址（脫敏存儲）、監(jiān)護人信息等；報名檔案：報讀課程、入學(xué)時間、繳費憑證（隱去敏感金額）、培訓(xùn)合同/協(xié)議掃描件；入學(xué)評估：學(xué)科基礎(chǔ)測評報告、學(xué)習(xí)能力（如專注力、邏輯思維）評估結(jié)果。（二）學(xué)習(xí)過程記錄課程檔案：課程表、授課教師、課時完成率、課堂表現(xiàn)（出勤、互動參與度）；學(xué)業(yè)成果：作業(yè)批改記錄（含典型錯誤分析）、階段測試/模擬考成績（分科目、分階段）、結(jié)課考核報告、學(xué)習(xí)作品（作文、項目報告、手工作品等）；個性化輔導(dǎo)：針對學(xué)習(xí)困難/特長學(xué)生的專項輔導(dǎo)計劃、輔導(dǎo)過程記錄（含學(xué)生反饋）、效果評估表。（三）獎懲與成長檔案獎勵記錄：學(xué)業(yè)進步表彰（如“進步之星”）、競賽獲獎證書（復(fù)印件）、全勤/優(yōu)秀學(xué)員榮譽；成長跟蹤：教師觀察記錄（學(xué)習(xí)態(tài)度、習(xí)慣變化）、家校溝通記錄（家長建議、滿意度評價）；懲戒記錄（隱私保護原則）：遲到、缺課等違規(guī)事實（隱去學(xué)生姓名外顯信息）、整改措施及結(jié)果。三、檔案管理流程（一）檔案收集新生入學(xué)：招生/教務(wù)組3個工作日內(nèi)收集報名資料、測評報告，建立紙質(zhì)+電子初始檔案；過程補充：授課教師、班主任每周整理課堂記錄、作業(yè)/測試成績，每月提交教務(wù)組；重要成果（如競賽證書）由學(xué)生/家長提供復(fù)印件，原件核實后歸還；結(jié)業(yè)/退學(xué)：教務(wù)組匯總?cè)芷诓牧?，形成《結(jié)業(yè)評價報告》（含綜合成績、學(xué)習(xí)建議），交檔案管理崗封存。（二）整理與歸檔分類編碼：紙質(zhì)檔案按“年份-課程-學(xué)號（機構(gòu)自編）”編號，電子檔案建立“姓名+課程”檢索標簽；裝訂排序：紙質(zhì)檔案按“學(xué)籍信息→學(xué)習(xí)記錄→獎懲成長”順序裝訂，每學(xué)期末更新目錄；電子檔案按“時間線+類別標簽”雙重索引；審核入檔：檔案管理員每月核查檔案完整性（如缺漏則退回補全），簽字確認后入檔；電子檔案備份原始文件，避免編輯失真。（三）保管要求存儲環(huán)境：紙質(zhì)檔案存放于干燥、避光的專用檔案室，配備除濕機、防蟲檔案盒；電子檔案存儲于加密云盤/服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限；責(zé)任到人：指定專人（檔案管理員）負責(zé)，非管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案室或操作系統(tǒng)；定期檢查：每季度檢查紙質(zhì)檔案完好性（破損檔案及時復(fù)制），電子檔案每月查殺病毒、修復(fù)系統(tǒng)漏洞。（四）更新與異動動態(tài)更新：學(xué)生信息變更（如聯(lián)系方式、課程調(diào)整）時，班主任3個工作日內(nèi)更新檔案；學(xué)習(xí)記錄隨教學(xué)進度實時補充；異動處理：轉(zhuǎn)班學(xué)生檔案移交新班級，退學(xué)檔案標記“已結(jié)業(yè)”單獨存放，休學(xué)檔案封存至復(fù)學(xué)。四、檔案安全與保密（一）權(quán)限管理內(nèi)部查閱：教師僅可查閱所帶班級學(xué)生的學(xué)習(xí)記錄；班主任可查閱本班全檔案；管理人員經(jīng)校長審批可查閱所有檔案，操作留痕；外部借閱：學(xué)生/家長需填寫《借閱申請表》，經(jīng)班主任/校長批準后，原則上不外借紙質(zhì)檔案，可提供脫敏后的復(fù)印件或電子查閱。（二）信息安全數(shù)據(jù)加密：電子檔案采用機構(gòu)統(tǒng)一加密協(xié)議，身份證號、銀行卡號等敏感信息脫敏存儲（如僅保留后兩位）；備份機制：電子檔案每日自動備份至異地服務(wù)器，紙質(zhì)檔案每半年復(fù)制副本，分場所存放；隱私保護：嚴禁泄露檔案信息，與員工簽訂《保密協(xié)議》；檔案僅用于教學(xué)管理、學(xué)情分析，不得用于商業(yè)用途。五、檔案利用與銷毀（一）檔案利用教學(xué)優(yōu)化：教務(wù)組每學(xué)期提取成績、學(xué)習(xí)習(xí)慣數(shù)據(jù)，分析教學(xué)效果，優(yōu)化課程設(shè)計；教師參考檔案制定個性化教學(xué)計劃；家校溝通：班主任結(jié)合檔案向家長反饋學(xué)生成長軌跡，提供針對性建議；合規(guī)檢查：接受主管部門/審計時，按要求提供檔案資料，配合檢查并留存記錄。（二）檔案銷毀銷毀條件：學(xué)生檔案自結(jié)業(yè)/退學(xué)之日起保存5年，期滿無再利用價值的可申請銷毀；涉及法律糾紛的檔案延長保存；銷毀流程：檔案管理員列待銷毀清單→校長審批→紙質(zhì)檔案碎紙機銷毀（或送專業(yè)機構(gòu)）、電子檔案徹底刪除→兩人監(jiān)銷，填寫《銷毀登記表》存檔。六、監(jiān)督與考核（一）責(zé)任分工檔案管理員：對檔案完整性、安全性負責(zé)；班主任/教師：對提交檔案的真實性負責(zé)；管理人員：對權(quán)限使用合規(guī)性負責(zé)。（二）檢查機制每月自查：檢查檔案收集及時率、整理規(guī)范性、借閱登記完整性；每學(xué)期全面檢查：邀請外部專家/同行參與，評估管理水平。（三）獎懲措施獎勵：對檔案管理優(yōu)秀者（如無泄密、更新及時）給予績效獎勵；懲戒：違規(guī)行為（如檔案丟失、信息泄露）視情節(jié)給予警告、調(diào)崗、辭退，觸犯法律的移交司法機關(guān)。七、附則本辦法自發(fā)布之日起施