工程項目合同管理規(guī)范手冊一、總則本手冊旨在規(guī)范工程項目合同管理全流程，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)與風(fēng)險防控要求，提升合同履約效率，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。適用于企業(yè)承接或發(fā)包的各類工程項目（含勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料設(shè)備采購等）的合同管理工作。合同管理應(yīng)遵循以下原則：合法性原則：合同內(nèi)容、訂立與履行流程嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及政策要求，確保合同效力及履約合規(guī)性。平等自愿原則：合同雙方地位平等，權(quán)利義務(wù)對等，協(xié)商過程充分體現(xiàn)真實意愿，禁止強迫或欺詐性締約。風(fēng)險防控原則：以事前預(yù)防為核心，通過條款設(shè)計、履約跟蹤、爭議處置等環(huán)節(jié)，系統(tǒng)識別并化解合同風(fēng)險。全程管控原則：覆蓋合同訂立、履行、變更、解除、爭議解決及檔案管理全周期，確保各環(huán)節(jié)責(zé)任清晰、銜接順暢。二、合同訂立管理（一）前期準(zhǔn)備1.項目背景調(diào)研開展項目合規(guī)性核查，確認(rèn)項目立項、土地、規(guī)劃、環(huán)保等審批手續(xù)完備；針對合作方（承包方/發(fā)包方），核查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證的有效性，通過信用平臺（如住建部四庫一平臺、信用中國）查詢其歷史履約記錄、行政處罰及訴訟糾紛情況，評估合作風(fēng)險。2.市場與條款調(diào)研調(diào)研同類工程項目的合同價格區(qū)間、付款方式、工期約定及爭議焦點，結(jié)合項目特點（如工期緊迫性、技術(shù)復(fù)雜性），梳理核心需求與風(fēng)險點，為合同談判提供參考。（二）合同文本管理1.文本選用優(yōu)先采用行業(yè)示范文本（如住建部《建設(shè)工程施工合同（示范文本）》），其條款經(jīng)實踐驗證，可有效平衡雙方權(quán)益。對于非示范文本或個性化項目（如EPC工程、PPP項目），需結(jié)合項目模式補充專項條款。2.條款設(shè)計與審查核心條款設(shè)計：明確工程范圍、工期節(jié)點（含開工、竣工、驗收時限）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、價款構(gòu)成（固定價/可調(diào)價/成本加酬金）及支付方式（預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點、結(jié)算時限）、違約責(zé)任（工期延誤、質(zhì)量缺陷、付款違約的責(zé)任承擔(dān)）。合規(guī)性審查：法務(wù)部門需審查條款是否符合《民法典》《建筑法》《招投標(biāo)法》等法律法規(guī)，重點關(guān)注“黑白合同”、農(nóng)民工工資支付、轉(zhuǎn)包分包限制等合規(guī)要求；技術(shù)部門需核驗工期、質(zhì)量條款與項目技術(shù)規(guī)范的匹配性。（三）談判與簽署1.談判要點聚焦權(quán)利義務(wù)對等性，例如：承包方需承諾質(zhì)量保修期限及維修響應(yīng)時效，發(fā)包方需明確付款節(jié)點的驗收標(biāo)準(zhǔn)與資料提交要求；針對風(fēng)險條款（如不可抗力、地質(zhì)條件變化），需約定責(zé)任劃分（損失承擔(dān)、工期調(diào)整）及費用分擔(dān)方式。2.簽署流程確認(rèn)簽約主體的授權(quán)有效性（核對授權(quán)委托書的權(quán)限、期限及公章），禁止超越權(quán)限締約。合同文本需加蓋公章或合同專用章，騎縫章需完整覆蓋所有頁面；多頁合同需逐頁小簽（自然人簽字、法人蓋騎縫章）。簽署后，原件由檔案管理部門存檔，副本分發(fā)至工程部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門，確保履約協(xié)同。三、合同履行管理（一）履約跟蹤與責(zé)任分工建立合同履約臺賬，動態(tài)記錄工期進(jìn)度、質(zhì)量驗收、款項支付、簽證變更等關(guān)鍵節(jié)點。各部門職責(zé)如下：工程部：負(fù)責(zé)現(xiàn)場進(jìn)度管控（對照工期節(jié)點核查實際進(jìn)度）、質(zhì)量驗收（按合同標(biāo)準(zhǔn)組織隱蔽工程、分部分項工程驗收，留存驗收記錄）、現(xiàn)場簽證（確認(rèn)設(shè)計變更、工程量增減的事實與金額）。財務(wù)部：依據(jù)合同節(jié)點審核付款條件（如進(jìn)度款需附監(jiān)理確認(rèn)的進(jìn)度報告、合規(guī)發(fā)票），管控資金支付節(jié)奏，防范超付風(fēng)險。法務(wù)部：監(jiān)控履約法律風(fēng)險（如對方違約跡象、政策合規(guī)性），指導(dǎo)證據(jù)收集（如往來函件、會議紀(jì)要、影像資料），為爭議處置提供法律支持。（二）變更管理1.變更觸發(fā)條件包括設(shè)計變更（業(yè)主或設(shè)計單位提出）、地質(zhì)條件變化（如地下管線、巖土地質(zhì)與勘察報告不符）、政策調(diào)整（如環(huán)保新規(guī)導(dǎo)致施工方案變更）等。2.變更流程變更意向提出后，雙方需書面協(xié)商變更內(nèi)容（工程范圍、工期、價款調(diào)整方式），形成《合同變更協(xié)議》，明確變更生效時間及履約要求。變更協(xié)議需經(jīng)原審批流程（如法務(wù)合規(guī)審查、管理層審批），與原合同一并歸檔管理。（三）違約與索賠管理1.違約情形識別承包方違約：工期延誤（無正當(dāng)理由超期）、質(zhì)量缺陷（未達(dá)合同標(biāo)準(zhǔn)）、擅自轉(zhuǎn)包分包；發(fā)包方違約：拖欠工程款、提供圖紙/場地延誤、擅自變更設(shè)計。2.索賠程序證據(jù)收集：及時固定違約事實（如工期延誤的影像記錄、質(zhì)量問題的檢測報告、付款逾期的對賬單），確保證據(jù)鏈完整、時間戳清晰。索賠時效：嚴(yán)格遵守合同約定的索賠期限（如“索賠事件發(fā)生后28日內(nèi)提出”），逾期可能喪失索賠權(quán)。爭議處置：優(yōu)先協(xié)商解決，協(xié)商無果時，依據(jù)合同約定啟動仲裁或訴訟（需提前確認(rèn)管轄條款的有效性）。四、合同變更與解除（一）變更情形與程序合同變更需基于雙方協(xié)商一致或法定事由（如不可抗力導(dǎo)致合同目的部分無法實現(xiàn)）。變更程序同“三（二）”，需以書面形式明確變更內(nèi)容，避免口頭約定引發(fā)爭議。（二）解除條件與程序1.解除條件約定解除：合同中明確約定的解除情形（如一方累計違約達(dá)3次、工期延誤超總工期10%）。法定解除：因不可抗力致使合同目的無法實現(xiàn)；一方根本違約（如承包方擅自停工超30日、發(fā)包方拖欠工程款超90日且無合理理由）。2.解除程序解除方需向?qū)Ψ桨l(fā)出書面《解除通知》，說明解除事由及依據(jù)，附相關(guān)證據(jù)（如違約記錄、溝通函件）。雙方協(xié)商清算事宜（已完工程結(jié)算、剩余款項支付、損失賠償），必要時委托第三方審計機構(gòu)核定工程量與價款。五、爭議解決管理（一）爭議類型與應(yīng)對策略1.條款爭議：因合同條款表述模糊（如“合理期限”“合格標(biāo)準(zhǔn)”）引發(fā)的理解分歧，需結(jié)合合同目的、交易習(xí)慣及行業(yè)慣例解釋。2.履約爭議：如工期延誤責(zé)任（需區(qū)分設(shè)計變更、天氣因素、承包方管理失誤的責(zé)任比例）、質(zhì)量缺陷賠償（需鑒定缺陷成因及修復(fù)費用）。3.價款爭議：結(jié)算金額爭議（需核對工程量計算、定額套用、材料價差調(diào)整的依據(jù)）。（二）解決方式選擇1.協(xié)商：成本最低、效率最高，適用于爭議事實清晰、雙方合作意愿較強的情形，需形成書面《和解協(xié)議》。2.調(diào)解：可委托行業(yè)協(xié)會、建設(shè)工程調(diào)解中心等第三方機構(gòu)介入，調(diào)解協(xié)議經(jīng)司法確認(rèn)后具有強制執(zhí)行力。3.仲裁/訴訟：爭議較大時啟動，需提前確認(rèn)合同中的管轄條款（仲裁條款需明確仲裁機構(gòu)，訴訟需約定管轄法院），并充分準(zhǔn)備證據(jù)（合同、變更協(xié)議、驗收記錄、溝通函件等）。六、合同檔案管理（一）歸檔范圍包括合同文本及附件（如招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議）、變更協(xié)議、簽證單、會議紀(jì)要、往來函件、驗收報告、付款憑證、索賠文件、爭議解決文書等。（二）保管要求1.存儲方式：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步留存，電子檔案需加密備份（如存儲于企業(yè)云盤、專用服務(wù)器），紙質(zhì)檔案專柜存放（防潮、防火、防蟲）。2.查閱權(quán)限：內(nèi)部查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，外部單位（如審計、司法機關(guān)）查閱需憑正式函件及審批手續(xù)。3.保管期限：工程竣工后至少保存10年；涉及糾紛或未結(jié)算的合同，需長期保存至爭議解決完畢。七、風(fēng)險防控與合規(guī)管理（一）風(fēng)險識別與應(yīng)對1.合同漏洞風(fēng)險：定期排查合同條款（如付款條件模糊、違約責(zé)任失衡），通過補充協(xié)議完善。2.對方違約風(fēng)險：關(guān)注合作方資金鏈、履約能力變化，發(fā)現(xiàn)違約跡象時及時發(fā)函催告，同步啟動證據(jù)收集。3.政策合規(guī)風(fēng)險：跟蹤環(huán)保、稅收、勞動用工等政策變化，調(diào)整合同條款（如新增環(huán)保合規(guī)條款、農(nóng)民工工資專用賬戶約定）。（二）合規(guī)要求與培訓(xùn)1.合規(guī)要求：嚴(yán)格遵守《招投標(biāo)法》（依法必須招標(biāo)項目