會議紀要撰寫規(guī)范與模板通用型文檔一、引言會議紀要是會議過程與成果的書面化載體，準確、規(guī)范的會議紀要能夠有效傳遞會議信息、明確責任分工、保障決策落地，為后續(xù)工作提供追溯依據(jù)。為統(tǒng)一公司內(nèi)部會議紀要的撰寫標準，提升信息傳遞效率，特制定本規(guī)范與通用模板。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司各類工作會議的紀要撰寫，包括但不限于：例會（如周例會、月度工作會）專題會議（如項目推進會、問題研討會、流程優(yōu)化會）決策會議（如預算審議會、方案評審會）跨部門協(xié)調會議臨時性工作會議三、撰寫流程會議紀要的撰寫需遵循“會前準備—會中記錄—會后整理—定稿分發(fā)”的標準化流程，保證各環(huán)節(jié)銜接有序、信息完整。（一）會前準備明確會議核心信息提前獲取會議通知，記錄會議主題、時間、地點、參會人員、議程及預期目標，明確會議類型（決策型、研討型、通報型等），為后續(xù)記錄方向奠定基礎。若涉及專項議題，提前收集相關背景資料（如項目方案、數(shù)據(jù)報表、上次會議紀要等），供記錄時參考。準備記錄工具根據(jù)會議規(guī)模選擇記錄方式：小型會議可優(yōu)先采用電子文檔實時記錄（如Word、石墨文檔），大型會議建議結合錄音設備（需提前征得主持人同意）輔助記錄，保證信息無遺漏。預設會議紀要框架（如模板中的基礎模塊），按議程順序預留記錄區(qū)域，提升記錄效率。（二）會中記錄記錄基礎信息準確填寫會議名稱、時間（精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、參會人員（區(qū)分主持人、記錄人、出席人員、列席人員，缺席人員需標注原因）。聚焦核心內(nèi)容議程對應記錄：按會議議程順序逐項記錄，避免信息混雜。每個議程需明確討論背景、核心觀點（標注主要發(fā)言人，如“總建議”“部門提出”）、分歧點及共識方向。區(qū)分“討論”與“決議”：對討論過程中的不同觀點可簡要概括（如“部分成員認為方案A成本更低，另一部分成員擔憂方案A周期過長”），但決議事項需記錄最終結論（如“最終確定采用方案A，由*部門牽頭優(yōu)化成本預算”）。標記關鍵行動項：對明確的任務、責任人和時間節(jié)點需重點標注（如“*需在X月X日前提交報告初稿”），避免后續(xù)遺漏。注意語言客觀性記錄時使用中性、客觀的語言，避免加入個人主觀評價（如“的發(fā)言毫無道理”應改為“對方案提出不同看法”）。（三）會后整理及時整理初稿會議結束后24小時內(nèi)完成初稿整理，趁記憶清晰時補充會中記錄的簡略信息（如未完整記錄的數(shù)據(jù)、觀點），保證內(nèi)容連貫。提煉核心信息刪除冗余內(nèi)容（如重復討論、與主題無關的閑聊），提煉決議事項、行動項、待辦任務等關鍵信息，保證紀要邏輯清晰、重點突出。對復雜議題可添加“會議小結”部分，簡要總結會議成果（如“本次會議明確了項目Q3目標，分解為3項核心任務，責任到人”）。信息核對與確認初稿完成后，優(yōu)先與主持人核對決議事項、行動項等關鍵內(nèi)容，保證信息準確無誤；涉及跨部門協(xié)作的，可請相關負責人確認責任分工及時間節(jié)點。（四）定稿與分發(fā)格式規(guī)范排版按照本模板框架調整格式，保證字體統(tǒng)一（如標題黑體三號、宋體小四）、段落清晰、重點內(nèi)容（如決議、行動項）可突出顯示（如加粗、編號）。按需分發(fā)與歸檔紀要定稿后，根據(jù)會議范圍分發(fā)至參會人員、相關部門及存檔部門（如行政部、項目組），分發(fā)時注明“請查收并按行動項落實”。電子版紀需統(tǒng)一存儲至指定服務器或共享平臺（如公司知識庫），紙質版紀要需由記錄人、審核人簽字后歸檔，保存期限不少于2年。四、模板框架以下為通用會議紀要模板，可根據(jù)實際會議類型調整模塊內(nèi)容（如專題會議可增加“議題分析”模塊，決策會議可增加“投票結果”模塊）。會議名稱會議編號（按公司規(guī)則填寫，如“ZY-2024-XX”）會議時間2024年X月X日14:00-16:30會議地點公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議XXX）參會人員主持人：總記錄人：秘書出席人員：部門、部門、部門負責人列席人員：（項目組）缺席人員（事假）、（病假）會議議程1.議題一：XX項目進展匯報2.議題二：XX問題解決方案討論3.議題三：下階段工作安排會議背景（簡述會議召開原因，如“為推進XX項目Q3目標落地，需協(xié)調解決跨部門資源調配問題”）（一）主要討論內(nèi)容及觀點議程討論內(nèi)容核心觀點（發(fā)言人）議題一：XX項目進展匯報*部門匯報當前項目進度、已完成工作、存在問題*：項目已完成60%，但測試階段發(fā)覺2個技術瓶頸，需研發(fā)部支持解決議題二：XX問題解決方案討論針對客戶反饋的XX問題，各部門提出解決方案部：建議優(yōu)化流程，縮短響應時間；部：需增加人員配置；*總：優(yōu)先解決高頻問題，3日內(nèi)提交方案細化版（二）決議事項序號決議內(nèi)容達成依據(jù)1確定XX問題解決方案：優(yōu)化流程+增加1名臨時支持人員，由*部負責3日內(nèi)提交細化方案議題二討論結果2同步調整XX項目時間節(jié)點：測試階段延期5天，整體交付時間不變議題一匯報及討論（三）行動項（待辦任務）序號任務描述負責人截止時間所需資源/支持1提交XX問題解決方案細化版*2024年X月X日研發(fā)部技術支持2協(xié)調調配1名臨時人員至*部*2024年X月X日人力資源部審批3更新XX項目進度計劃表*2024年X月X日項目組原始數(shù)據(jù)（四）會議總結本次會議明確了XX問題的解決方向及項目后續(xù)推進計劃，各項任務已責任到人，請各負責人按時落實，*總將于下周例會檢查進展。（五）附件清單《XX項目進展匯報PPT》《XX問題初步解決方案》記錄人：__________審核人：__________分發(fā)范圍：參會人員、*總、行政部、項目組五、質量要點準確性：保證人名、時間、數(shù)據(jù)、決議內(nèi)容等關鍵信息與會議實際一致，避免模糊表述（如“盡快”“大概”需明確具體時間或數(shù)量）。簡潔性：語言精煉，避免口語化、冗長句子，每項決議或行動項控制在1-2行內(nèi)，突出核心信息。完整性：涵蓋會議全部議程，不遺漏重要決議、行動項及待辦任務，尤其需明確“誰、做什么、何時完成”。時效性：初稿需在會后24小時內(nèi)完成，定稿后48小時內(nèi)分發(fā)，保證信