合同管理與風(fēng)險(xiǎn)防范指南一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同管理工作，覆蓋從合同準(zhǔn)備到履行完畢的全流程風(fēng)險(xiǎn)防范。常見應(yīng)用場(chǎng)景包括：采購合作：與供應(yīng)商簽訂原材料采購、設(shè)備采購合同，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付周期及付款條件；服務(wù)外包：與第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)（如設(shè)計(jì)、咨詢、物流）約定服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；項(xiàng)目合作：與合作伙伴就聯(lián)合研發(fā)、工程建設(shè)等項(xiàng)目約定權(quán)責(zé)劃分、進(jìn)度管理及收益分配；勞動(dòng)用工：與員工簽訂勞動(dòng)合同，明確崗位職責(zé)、薪酬福利及保密義務(wù)；銷售/租賃：與客戶簽訂銷售合同或資產(chǎn)租賃合同，規(guī)范交付流程、租金支付及違約處理。二、合同全生命周期管理操作流程（一）需求確認(rèn)與準(zhǔn)備階段明確合同目的：由業(yè)務(wù)部門提出需求，說明合作背景、目標(biāo)及核心訴求（如“采購100噸鋼材用于XX項(xiàng)目生產(chǎn)”），形成《業(yè)務(wù)需求說明書》。對(duì)方主體調(diào)查：通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等渠道核查對(duì)方主體資格（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可），重點(diǎn)檢查是否存在經(jīng)營(yíng)異常、失信記錄或涉訴風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)方為自然人的，需核實(shí)身份信息及履約能力。資料收集：收集對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書（如由代理人簽約）、相關(guān)資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證）等，保證資料真實(shí)有效。（二）合同起草階段確定合同類型：根據(jù)交易性質(zhì)選擇合適的合同模板（如買賣合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同），無模板時(shí)參考《民法典》合同編相關(guān)規(guī)定起草。核心條款設(shè)計(jì)：主體信息：明確雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人及聯(lián)系方式；標(biāo)的描述：詳細(xì)約定交易內(nèi)容（如服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)），避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)鋼材”需明確國(guó)標(biāo)編號(hào)、品牌、厚度等）；權(quán)利義務(wù)：清晰劃分雙方責(zé)任（如賣方負(fù)責(zé)送貨上門并安裝，買方負(fù)責(zé)驗(yàn)收付款）；履行期限：約定具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如“合同簽訂后15日內(nèi)交付”“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付尾款”）；價(jià)款及支付：明確金額、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）、賬戶信息及發(fā)票類型；違約責(zé)任：量化違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”“質(zhì)量不符需無條件更換并承擔(dān)運(yùn)費(fèi)”）；爭(zhēng)議解決：約定協(xié)商、仲裁或訴訟方式，明確管轄法院（如“提交合同簽訂地人民法院訴訟”）。（三）內(nèi)部審核階段業(yè)務(wù)部門初審：由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核合同條款是否與需求一致，履約能力是否匹配，重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等核心內(nèi)容。法務(wù)部門復(fù)審：法務(wù)重點(diǎn)審核條款合法性（如是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）、合規(guī)性（如是否符合行業(yè)監(jiān)管要求）及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如格式條款是否公平、違約責(zé)任是否明確），形成《法務(wù)審核意見書》。財(cái)務(wù)部門會(huì)簽：財(cái)務(wù)審核付款方式、稅務(wù)處理、資金安排是否合理，避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如“預(yù)付款比例是否過高”“發(fā)票開具時(shí)間是否符合稅法規(guī)定”）。管理層審批：根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理最終審批，重大合同（如金額超100萬元）需提交董事會(huì)審議。（四）談判與修訂階段組織談判：由業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)、財(cái)務(wù)參與，與對(duì)方就爭(zhēng)議條款（如價(jià)格、違約責(zé)任）進(jìn)行協(xié)商，談判過程需形成《會(huì)議紀(jì)要》，雙方簽字確認(rèn)。修訂合同：根據(jù)談判結(jié)果修改合同文本，修訂處需雙方加蓋騎縫章或由授權(quán)人簽字，保證所有修改內(nèi)容書面化，避免口頭承諾。（五）正式簽訂階段文本核對(duì)：簽訂前再次核對(duì)最終版本合同與審批文本是否一致，保證頁碼完整、無涂改（如有涂改需雙方蓋章或簽字確認(rèn)）。簽字蓋章：?jiǎn)挝恢黧w：需加蓋公章或合同專用章（不得使用財(cái)務(wù)章、部門章），法定代表人或授權(quán)代理人簽字，授權(quán)委托書需作為合同附件；自然人主體：需親筆簽字并按手印，附證件號(hào)碼復(fù)印件。合同份數(shù)：至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份，重要合同可增加備案份（如行政主管機(jī)關(guān)）。（六）履行跟蹤階段履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門按合同約定跟蹤履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），填寫《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（“2024年3月10日貨物送達(dá)”“2024年3月15日驗(yàn)收合格”）。驗(yàn)收確認(rèn)：嚴(yán)格按照合同約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，形成書面驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（如《驗(yàn)收合格單》），由雙方授權(quán)人簽字蓋章，避免“先簽字后驗(yàn)收”導(dǎo)致糾紛。款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及合同約定付款，支付憑證需注明合同編號(hào)，留存銀行轉(zhuǎn)賬記錄等付款證據(jù)。（七）歸檔管理階段資料整理：合同文本、附件（如需求說明書、審核意見書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、付款憑證、往來函件等資料需統(tǒng)一整理，按合同編號(hào)分類存放。電子歸檔：將合同掃描件及電子文檔至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)定查閱權(quán)限，保證信息安全。保管期限：一般合同保管期限不少于合同履行期滿后5年，重要合同（如不動(dòng)產(chǎn)、長(zhǎng)期合作）需永久保管。三、實(shí)用工具模板表1：合同審批表合同編號(hào)申請(qǐng)部門合同類型（□采購□服務(wù)□合作□其他）對(duì)方主體名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼法定代表人合同金額（元）履行期限預(yù)計(jì)簽訂日期核心條款摘要（如標(biāo)的、價(jià)格、支付方式等）業(yè)務(wù)部門意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門意見審核人簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見審核人簽字：日期：管理層審批分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：表2：合同履行跟蹤表合同編號(hào)對(duì)方主體履行階段（□準(zhǔn)備□執(zhí)行□驗(yàn)收□付款）計(jì)劃履行時(shí)間實(shí)際履行時(shí)間延期原因（如有）履行內(nèi)容描述（如“交付XX設(shè)備10臺(tái)”）參與人員（如業(yè)務(wù)員、對(duì)方代表）附件材料（如《送貨單》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》）后續(xù)計(jì)劃（如“2024年4月5日前支付尾款”）記錄人日期表3：合同風(fēng)險(xiǎn)排查表合同編號(hào)排查日期排查人風(fēng)險(xiǎn)類別具體風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（□高□中□低）主體風(fēng)險(xiǎn)對(duì)方無相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)高條款風(fēng)險(xiǎn)違約責(zé)任約定不明確中履行風(fēng)險(xiǎn)交付地點(diǎn)未約定高證據(jù)風(fēng)險(xiǎn)未約定驗(yàn)收書面形式中整改責(zé)任人完成時(shí)限四、風(fēng)險(xiǎn)防范關(guān)鍵要點(diǎn)（一）主體資格審查：杜絕“假、空、無”核實(shí)對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同內(nèi)容；涉及特許經(jīng)營(yíng)行業(yè)（如食品、醫(yī)療），需查驗(yàn)其許可證（如《食品經(jīng)營(yíng)許可證》）；對(duì)方為分支機(jī)構(gòu)時(shí)，需確認(rèn)其總部的授權(quán)范圍，避免越權(quán)簽約。（二）條款明確性：避免“模糊表述”引發(fā)爭(zhēng)議標(biāo)的物需寫明名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量，服務(wù)類合同需明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)及交付成果；價(jià)款條款避免“按市場(chǎng)價(jià)格”“合理價(jià)格”等模糊約定，應(yīng)明確具體金額或計(jì)價(jià)方式；履行期限需具體到年/月/日，避免“盡快”“適時(shí)”等不確定表述。（三）證據(jù)留存：保證“有據(jù)可查”合同簽訂過程需保留溝通記錄（如郵件、聊天記錄，重要內(nèi)容需書面確認(rèn)）；履行過程中形成的送貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬函等需雙方簽字蓋章，避免僅有單方簽字；涉及變更、解除合同的，需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，不得以口頭形式約定。（四）爭(zhēng)議解決：優(yōu)先“協(xié)商調(diào)解”，明確“管轄路徑”發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，首先通過友好協(xié)商解決，協(xié)商不成可委托第三方調(diào)解；仲裁或訴訟條款需明確具體機(jī)構(gòu)（如“提交XX仲裁委員會(huì)仲裁”）或管轄法院（如“被告所在地人民法院”），避免約定“由法院管轄”而未明確具體法院。（五）合規(guī)審查：關(guān)注“行業(yè)特殊要求”涉及數(shù)據(jù)安全的合同，需遵守《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》，明確數(shù)據(jù)保密及處理義務(wù)；涉及跨境合作的合同，需關(guān)注外匯管理、進(jìn)出口管制