年4月19日采購管理制度文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請聯(lián)系改正。樂慈元（武漢）生物科技發(fā)展有限公司采購（非辦公用品）管理制度第一章總則第一條為規(guī)范樂慈元（武漢）生物科技發(fā)展有限公司（以下簡稱公司）的采購管理工作，制定本制度。第二條本制度所指采購的對象，是指采購研發(fā)、生產(chǎn)用物料、低值易耗品、外協(xié)加工或自制品、產(chǎn)品等一切以實物形態(tài)存在的資產(chǎn)，不包括辦公用品。第三條采購處當(dāng)前由市場部負責(zé)監(jiān)管，設(shè)“采購員”和“采購付款員”，以確保采購流程管理的嚴謹規(guī)范，并保障公司的資金安全。采購付款員開設(shè)專門的銀行賬戶，該賬戶只用于處理與公司采購行為有關(guān)的賬目往來，嚴禁其它業(yè)務(wù)。第四條對采購行為的審批權(quán)限分別為：1-9999元范圍內(nèi)的采購申請由董事長審批；10000元以上的采購申請由董事長和總裁共同審批。（1999元內(nèi)總監(jiān)）第五條如果采購需要涉及需向公司借支采購資金的，借款的審批權(quán)限為：1-9999元的借款由董事長審批，10000元以上的借款由總裁和董事長共同審批。第六條所有單件物料價格超過5000元的采購，必須單獨申請，嚴禁與其它小金額物料混合在一起申報。第二章采購的幾種形態(tài)第七條公司的采購行為基本存在以下幾種形態(tài)：1、網(wǎng)上購買：指采購人員經(jīng)過淘寶網(wǎng)、京東等網(wǎng)絡(luò)平臺與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商進行議價等談判，并經(jīng)過支付寶等網(wǎng)上支付渠道支付貨款的情況。2、實體店購買：指采購人員在實體店（非網(wǎng)絡(luò)虛擬店）與供應(yīng)商進行議價等談判，并經(jīng)過現(xiàn)金或刷卡等方式當(dāng)面支付貨款的情況。3、對公賬戶支付：指采購與供應(yīng)商議定各項供貨條款后，簽訂采購合同，并經(jīng)過由公司賬戶向供應(yīng)商賬戶劃賬的方式來支付貨款的情況。第八條無論采用以上哪種方式進行采購，都必須在采購前事先履行采購申請的審批程序。沒有履行采購審批程序的，財務(wù)處一概不支持借款、報銷、核帳等請求。第九條無論采用以上哪種方式進行采購，所有為公司提供過物料的店鋪、公司、廠家等都必須進入公司的供應(yīng)商名錄，涉及采購工作的所有相關(guān)人員均有責(zé)任和義務(wù)把供應(yīng)商的詳細信息提交公司采購議價員，以便其錄入供應(yīng)商庫。第三章職責(zé)第十條采購申請部門的職責(zé)1、首先，明確需要采購的物料，包括品名、規(guī)格、型號、數(shù)量和可供參考的市場價格等，并認真如實地填寫《采購申請單》，提交部門總監(jiān)和董事長簽字確認（采購價格超過一萬元的還需由總裁簽字確認）。申請部門須對《采購申請單》中的物料信息（價格除外，申請部門可提供市場參考價格）的準確性負責(zé)。2、在不同采購形態(tài)下，申請部門應(yīng)承擔(dān)的進一步的責(zé)任包括：1）針對網(wǎng)上采購，申請部門必須對采購議價員提交的《物料采購借支統(tǒng)籌表》中包含的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量和單價等信息再次進行嚴格認真的審核，確認無誤的由部門總監(jiān)在《物料采購借支統(tǒng)籌表》上簽字。經(jīng)簽字后，申請部門亦對《物料采購借支統(tǒng)籌表》中的物料信息準確性負責(zé)。2）針對實體店采購，申請部門必須指定專人與采購人員共同前往實體店實施采購，因為按公司規(guī)定不允許單獨一人前往實體店采購。3）針對對公賬戶支付采購，申請部門必須對采購合同中的各項條款嚴格審核，如需修改合同條款的，須及時告知采購議價員與供應(yīng)商重新談判；確認無誤的則由申請部門總監(jiān)簽字。經(jīng)簽字后，申請部門須對合同內(nèi)容負責(zé)。3、對于在采購過程中出現(xiàn)的糾紛和問題，必須配合采購人員及公司其它相關(guān)部門澄清問題、并落實和承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。4、參與、配合公司對供應(yīng)商的評估工作。第十一條采購議價員的職責(zé)1、在不同采購形態(tài)下，采購議價員應(yīng)承擔(dān)的直接責(zé)任包括：1）針對網(wǎng)上采購，依據(jù)申請部門提交的經(jīng)審批的《采購申請單》，采購議價員須從公司的供應(yīng)商名錄中選擇合適的若干家供應(yīng)商，與其分別談判、議價，從中擇其優(yōu)者。待各項條款議定后，采購議價員須據(jù)實填寫《物料采購借支統(tǒng)籌表》，并在表上首先簽字，然后提交至后續(xù)的審批流程。2）針對實體店采購，依據(jù)申請部門提交的經(jīng)審批的《采購申請單》，采購議價員須和申請部門的指定員工共同前往實體店實施采購；完成采購返回后，須填寫《付款申請單》，按公司規(guī)定財務(wù)流程履行審批手續(xù)后到財務(wù)處報銷。此種情形下，采購議價員負責(zé)落實采購發(fā)票事宜。3）針對對公賬戶支付采購，采購議價員須與供應(yīng)商談判議定采購合同，并將合同提交申請部門總監(jiān)審核簽字；之后填寫《付款申請單》，按公司規(guī)定財務(wù)流程履行審批手續(xù)后提交財務(wù)處處理。此種情形下，采購議價員還需負責(zé)落實采購發(fā)票事宜。2、供應(yīng)商管理的責(zé)任：1）負責(zé)建立，并隨時維護、及時更新公司的供應(yīng)商名錄，確保沒有滯后信息；2）搜集所有關(guān)于供應(yīng)商的信息，特別是與違約、失信等有關(guān)的行為，并如實、及時地錄入系統(tǒng)，作為公司評估供應(yīng)商的重要參考信息；3）直接參與供應(yīng)商的評估工作。3、在采購實施過程中，如涉及簽訂采購合同的情形，須嚴格按照公司合同管理制度執(zhí)行。4、在采購實施過程中，如有任何有關(guān)公司所訂購的物料的疑問的，嚴禁擅做主張，必須第一時間上報采購申請部門總監(jiān)，和申請部門共同解決；無法解決的，則上報市場部總監(jiān)。5、對于在采購和付款過程中出現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)的任何經(jīng)濟問題，嚴禁隱瞞，必須第一時間向市場部總監(jiān)和行政部總監(jiān)反饋，共同解決。6、對于在采購過程中出現(xiàn)的糾紛和問題，必須配合公司相關(guān)部門澄清問題、并落實和承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。第十二條采購付款員的職責(zé)1、采購付款員主要在網(wǎng)上采購的情形下發(fā)揮作用，其直接責(zé)任包括：1）在收到經(jīng)審批無誤的《物料采購借支統(tǒng)籌表》、以及財務(wù)處將采購借款劃入專用采購賬戶后，按照表中約定信息逐筆實施采購行為；2）負責(zé)按《物料采購借支統(tǒng)籌表》中的約定信息向供應(yīng)商催要發(fā)票，對于承諾提供發(fā)票而違約的，嚴禁在支付寶上立即付款，必須有效利用支付寶的第三方平臺制約供應(yīng)商，確保其不出現(xiàn)違約行為；3）在物料送達并按照規(guī)定辦理入庫手續(xù)后，及時到財務(wù)處核帳。4）所有與供應(yīng)商有關(guān)的情況，無論好壞，必須及時反饋給采購議價員，以便采購議價員及時錄入供應(yīng)商系統(tǒng)；4、對于在付款過程中出現(xiàn)的任何有關(guān)公司所訂購的物料的疑問的，嚴禁擅做主張，必須第一時間向采購議價員反饋并合作解決；采購議價員也無法解決的，則必須上報采購申請部門總監(jiān)；仍無法解決的，則上報市場部總監(jiān)。5、對于在采購和付款過程中出現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)的任何經(jīng)濟問題，嚴禁隱瞞，必須第一時間向市場部總監(jiān)和行政部總監(jiān)反饋，共同解決。6、對于在采購過程中出現(xiàn)的糾紛和問題，必須配合公司相關(guān)部門澄清問題、并落實和承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。第十三條財務(wù)處的職責(zé)1、嚴格監(jiān)控公司采購借款的執(zhí)行情況和沖抵情況，同時嚴格按公司規(guī)定執(zhí)行與采購相關(guān)的報銷、核帳工作。2、在審核采購借款時，須就之前采購借款的執(zhí)行和沖抵情況提供書面意見，供上級領(lǐng)導(dǎo)在審批時參考。3、每月25日對所有采購借款進行盤點，凡是賬目有疑問或不清楚的，嚴格要求借款人先將借支款項退還公司，待問題明朗且無疑義的情況下，履行正常審批程序后給借款人予以個別報銷。4、對于在過程中出現(xiàn)或發(fā)現(xiàn)的任何經(jīng)濟問題，嚴禁隱瞞，必須第一時間向市場部總監(jiān)和行政部總監(jiān)反饋，共同解決。5、由于財務(wù)人員的操作失誤而導(dǎo)致付款錯誤的，由財務(wù)付款人員承擔(dān)責(zé)任。第十四條市場部總監(jiān)的職責(zé)1、市場部為采購處的上級主管部門，市場部總監(jiān)負責(zé)采購議價員和采購付款員的日常管理。2、負責(zé)對采購管理過程中出現(xiàn)的問題和糾紛進行處理，無法處理的及時上報總裁和董事長。3、負責(zé)主持供應(yīng)商評估工作。第十五條行政部總監(jiān)的職責(zé)1、行政部為財務(wù)處的上級主管部門，行政部總監(jiān)負責(zé)會計的日常管理。2、對采購管理過程中出現(xiàn)的問題和糾紛，屬于經(jīng)濟問題的，須協(xié)助市場部總監(jiān)和公司其它部門共同處理，無法處理的及時上報總裁和董事長。第十六條總裁和董事長的職責(zé)1、董事長負責(zé)審核所有物料的采購合理性，并在《采購申請單》、《物料采購借支統(tǒng)籌表》等表單上簽字。2、總裁和董事長根據(jù)第四--五條的規(guī)定在《物料采購借支統(tǒng)籌表》、《付款申請單》、《借支申請單》等表單上簽字，確認采購借款、貨款支付的合規(guī)性。3、負責(zé)對采購管理過程中出現(xiàn)的問題和糾紛進行終裁。第四章采購管理流程第十七條采購管理流程圖參見附件1-3，分別描述了三種采購形態(tài)下的不同管理流程。第十八條采購過程中主要涉及的需要審批的表單包括：1、《采購申請表》：由采購申請人填寫，由申請人所在部門總監(jiān)和董事長審核簽字，金額超過10000元的，還須經(jīng)總裁簽字確認。需要強調(diào)的是，《采購申請表》是公司采購行為的原始依據(jù)，將作為最終所采購的物資準確與否的判斷依據(jù)，因此采購申請人及其所在部門總監(jiān)須對《采購申請表》中的信息負責(zé)。2、《物料采購借支統(tǒng)籌表》：在網(wǎng)上采購的情形下，采購議價員根據(jù)經(jīng)審批的《采購申請單》，從公司的供應(yīng)商名錄中選擇合適的若干家供應(yīng)商，與其分別談判、議價，從中擇其優(yōu)者。待議定后，采購議價員據(jù)實填寫《物料采購借支統(tǒng)籌表》，并在表上首先簽字，然后提交至后續(xù)的審批流程（審批流程參見附件1），注意審批時《采購申請單》同時作為附件。需要強調(diào)的是，經(jīng)審批的《物料采購借支統(tǒng)籌表》將直接作為財務(wù)處辦理借款的憑據(jù)；另外，《統(tǒng)籌表》中所體現(xiàn)的已經(jīng)是經(jīng)與供應(yīng)商議定后所有落實下來的信息，因此采購議價員須對《統(tǒng)籌表》中的信息負責(zé)。3、《采購申請表》和《物料采購借支統(tǒng)籌表》是公司倉庫和財務(wù)處清點物資、核銷賬目的必須憑據(jù)。4、《付款申請單》：在實體店采購和對公賬戶支付采購的情形下，采購議價員須據(jù)實填寫《付款申請單》并按公司規(guī)定財務(wù)流程履行審批手續(xù)，經(jīng)審批的《付款申請單》作為財務(wù)處辦理借款、報銷或支付貨款的憑據(jù)之一。第十九條采購過程中的其它相關(guān)財務(wù)管理規(guī)定如下：1、采購議價員在與供應(yīng)商議價的過程中，必須向供應(yīng)商提出提供正規(guī)發(fā)票的要求，并盡可能確保公司獲得正規(guī)發(fā)票。供應(yīng)商能否提供正規(guī)發(fā)票，將作為是否選擇該供應(yīng)商的重要條件之一。2、采購付款員必須在收到經(jīng)審批的《物料采購借支統(tǒng)籌表》后才能實施采購行為；僅憑《采購申請單》，嚴禁采購付款員實施付款采購。3、采購申請的最主要審核節(jié)點為采購申請部門，申請部門總監(jiān)在審核采購申請時，必須注意是否有重復(fù)采購的情況發(fā)生，以避免發(fā)生重復(fù)支付的后果。4、在采購行為需要向公司借支采購資金的情況下，財務(wù)處須進行嚴格審核并提供書面意見，供上級領(lǐng)導(dǎo)審批時參考，審核內(nèi)容包括：1）以往所有采購借款的實施和沖抵情況；2）賬目收支不平的情況；3）對呆賬壞賬的評估。5、在不同的采購情形下，財務(wù)處必須憑以下憑據(jù)判斷是否執(zhí)行借款或付款：1）針對網(wǎng)上采購時的借款，采購人員必須向財務(wù)處提交的表單包括：經(jīng)審批的《采購申請表》、和經(jīng)審批的《物料采購借支統(tǒng)籌表》；2）針對實體店采購后的報銷，采購人員必須向財務(wù)處提交的表單包括：經(jīng)審批的《采購申請表》、經(jīng)審批的《付款申請單》、采購發(fā)票（如確實無正規(guī)發(fā)票的話，須提供收據(jù)）、以及入庫單；3）針對對公賬戶支付采購時的付款申請，采購人員必須向財務(wù)處提交的表單包括：經(jīng)審批的《采購申請表》、經(jīng)審批的《付款申請單》、采購合同的原價和復(fù)印件（財務(wù)處保留復(fù)印件，但需審核原件）。第二十條在憑據(jù)不齊全、或簽字手續(xù)不齊備（電子審批能夠作為臨時性的簽字依據(jù)，不過事后必須補齊）的情況下，財務(wù)處有權(quán)拒付物料采購款項，任何員工不得因此而刁難財務(wù)人員。第五章糾紛責(zé)任認定及處罰第二十一條可能產(chǎn)生的糾紛形態(tài)有以下幾種：1、由于采購申請部門在填寫《采購申請單》時，寫錯了所需采購物料的品名、或規(guī)格型號等基本信息，而導(dǎo)致采購發(fā)生錯誤、并可能導(dǎo)致額外成本的產(chǎn)生；2、由于采購議價員的失誤，而導(dǎo)致采購發(fā)生錯誤、并可能導(dǎo)致額外成本的產(chǎn)生；3、由于采購付款員的失誤，而導(dǎo)致付款發(fā)生錯誤、并可能導(dǎo)致額外成本的產(chǎn)生；4、由于財務(wù)人員的操作失誤，而導(dǎo)致付款發(fā)生錯誤、并可能導(dǎo)致額外成本的產(chǎn)生；5、由于供應(yīng)商的失誤，而導(dǎo)致發(fā)錯貨等情況；6、采購人員發(fā)生了公款私用、吃回扣、及其它可能的經(jīng)濟問題；7、其它可能產(chǎn)生的糾紛和問題.第二十二條責(zé)任認定和經(jīng)濟性處罰措施1、責(zé)任認定和經(jīng)濟性處罰措施如下：問題描述責(zé)任認定認定依據(jù)處罰措施第二十一條第1點申請部門負責(zé)《采購申請單》由于退、換貨或其它原因而導(dǎo)致的額外成本由申請人個人承擔(dān)第二十一條第2點采購議價員負責(zé)《采購申請單》、《物料采購借支統(tǒng)籌表》由于退、換貨或其它原因而導(dǎo)致的額外成本由采購議價員個人承擔(dān)第二十一條第3點采購付款員負責(zé)《物料采購借支統(tǒng)籌表》由于退、換貨或其它原因而導(dǎo)致的額外成本由采購付款員個人承擔(dān)第二十一條第4點財務(wù)付款人員負責(zé)合同、《付款申請單》由于追討款或其它原因而導(dǎo)致的額外成本由財務(wù)付款人員承擔(dān)第二十一條第5點供應(yīng)商負責(zé)合同、訂貨單等憑據(jù)采購議價員應(yīng)確保由供應(yīng)商承擔(dān)由此而導(dǎo)致的額外成本第二十一條第6點牽涉經(jīng)濟問題的所有相關(guān)人員均負責(zé)《員工手冊》1）挪用公款的必須將挪用款項在一周內(nèi)無條件全額退回公司。另外，挪用公款超過5000元的，額外處罰1000元；挪用公款超過10000元的，額外處罰3000元。2）吃回扣的，無論金額大小，處以經(jīng)濟罰款5000元。第二十一條第7點就事論事，由采購申請部門、市場部、行政部合議解決；不能解決的，提交總裁和董事長終裁。2、所有經(jīng)濟性罰款，在處罰決定發(fā)布后，員工能夠在兩日內(nèi)以現(xiàn)金形式向公司繳納；如過期不繳的，公司有權(quán)從員工工資中扣除。第二十三條非經(jīng)濟性處罰措施1、一旦公款私用、吃回