PAGE零星采購規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司零星采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因日常辦公、生產(chǎn)運(yùn)營等需要進(jìn)行的零星采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備耗材、維修材料、小型服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，實(shí)現(xiàn)采購資源的優(yōu)化配置。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.歸口管理原則：明確采購歸口管理部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理零星采購工作。二、采購職責(zé)分工（一）采購歸口管理部門[采購歸口管理部門名稱]作為公司零星采購的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善零星采購管理制度，審核采購申請(qǐng)，組織采購活動(dòng)，建立供應(yīng)商管理體系，監(jiān)督采購合同執(zhí)行情況等。其主要職責(zé)包括：1.制定零星采購工作流程和操作規(guī)范。2.審核各部門提交的采購申請(qǐng)，根據(jù)采購需求和預(yù)算進(jìn)行審批。3.組織實(shí)施零星采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等采購方式的選擇和執(zhí)行。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商信息庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估、選擇和管理。5.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的問題。6.定期對(duì)零星采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購申請(qǐng)，明確采購需求和規(guī)格要求，配合采購歸口管理部門進(jìn)行采購活動(dòng)，參與采購驗(yàn)收工作等。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.對(duì)采購需求的必要性和合理性進(jìn)行評(píng)估，并提供相關(guān)技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.協(xié)助采購歸口管理部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、比價(jià)等工作，參與采購合同的談判和簽訂。4.負(fù)責(zé)采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保采購質(zhì)量符合要求。5.對(duì)采購物品或服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出改進(jìn)意見。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項(xiàng)的支付等。其主要職責(zé)包括：1.審核各部門采購申請(qǐng)的預(yù)算合理性，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。2.對(duì)采購合同中的付款條款進(jìn)行審核，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.監(jiān)督采購資金的使用情況，對(duì)采購款項(xiàng)的支付進(jìn)行審核和把關(guān)。4.定期與采購歸口管理部門核對(duì)采購賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（四）審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)零星采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。其主要職責(zé)包括：1.制定零星采購審計(jì)計(jì)劃，定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查。2.審查采購申請(qǐng)、采購流程、采購合同等文件資料，核實(shí)采購活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。3.對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在浪費(fèi)、挪用等問題。4.對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《零星采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請(qǐng)表應(yīng)附上相關(guān)的技術(shù)規(guī)格要求或服務(wù)需求說明，以便采購歸口管理部門準(zhǔn)確理解采購需求。3.對(duì)于預(yù)算金額較大或涉及重要物資、服務(wù)的采購申請(qǐng)，需求部門應(yīng)提前進(jìn)行可行性研究和論證，并提交相應(yīng)的報(bào)告。（二）采購審批1.采購申請(qǐng)表提交至采購歸口管理部門后，采購歸口管理部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核采購需求的合理性、必要性、預(yù)算的準(zhǔn)確性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。2.初審?fù)ㄟ^后，采購申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。3.對(duì)于預(yù)算金額超過[具體金額]的采購申請(qǐng)，需提交公司總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。（三）采購實(shí)施1.確定采購方式根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，采購歸口管理部門選擇合適的采購方式，包括詢價(jià)采購、比價(jià)采購、議價(jià)采購、招標(biāo)采購等。對(duì)于金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)較為充足且標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的采購物品或服務(wù)，一般采用詢價(jià)采購方式；對(duì)于金額適中、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，可采用比價(jià)采購或議價(jià)采購方式；對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)緲I(yè)務(wù)有重大影響且符合招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。2.供應(yīng)商選擇與管理采購歸口管理部門根據(jù)采購需求，在公司供應(yīng)商信息庫中篩選合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書等采購文件。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件，采購歸口管理部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、淘汰等措施。3.采購合同簽訂采購歸口管理部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)采用書面形式，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。合同簽訂后，采購歸口管理部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。4.采購執(zhí)行與跟蹤采購歸口管理部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。需求部門應(yīng)配合采購歸口管理部門做好采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，在供應(yīng)商交貨前提前安排好驗(yàn)收人員和場(chǎng)地。采購過程中如出現(xiàn)變更采購需求、交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購計(jì)劃和合同條款。（四）采購驗(yàn)收與付款1.采購驗(yàn)收采購物品或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與合同要求一致。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。2.采購付款采購驗(yàn)收合格后，采購歸口管理部門應(yīng)及時(shí)將《采購驗(yàn)收單》提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和《采購驗(yàn)收單》，審核采購款項(xiàng)的支付申請(qǐng)，并按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，也可根據(jù)實(shí)際情況采用現(xiàn)金支付或支票支付等方式，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制本部門年度零星采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額等詳細(xì)信息，并按季度進(jìn)行分解。2.采購budget編制應(yīng)遵循“實(shí)事求是、合理預(yù)測(cè)、節(jié)約高效”的原則，充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)因素，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。3.采購歸口管理部門對(duì)各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，形成公司年度零星采購預(yù)算草案。（二）預(yù)算審批1.公司年度零星采購預(yù)算草案提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)預(yù)算草案的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并提出修改意見和建議。2.初審?fù)ㄟ^后，公司年度零星采購預(yù)算草案提交至公司總經(jīng)理辦公會(huì)進(jìn)行審議?？偨?jīng)理辦公會(huì)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)，對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行最終審批，確定公司年度零星采購預(yù)算。（三）預(yù)算執(zhí)行與控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司下達(dá)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)。采購歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整項(xiàng)目等信息，并提交采購歸口管理部門審核。采購歸口管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批同意后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督，嚴(yán)格控制采購資金的支出，確保采購活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。對(duì)于超預(yù)算采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并要求采購歸口管理部門和需求部門說明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購歸口管理部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、經(jīng)營狀況、信譽(yù)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入需提交相關(guān)證明材料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、業(yè)績證明材料、售后服務(wù)承諾等。3.采購歸口管理部門對(duì)供應(yīng)商提交的證明材料進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地考察或調(diào)查了解。審核通過后，將供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商信息庫，并建立供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購歸口管理部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.評(píng)估方式可采用定期評(píng)估和不定期評(píng)估相結(jié)合的方式，定期評(píng)估每年進(jìn)行一次，不定期評(píng)估根據(jù)采購項(xiàng)目的實(shí)際情況適時(shí)開展。3.采購歸口管理部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于在供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)證書、優(yōu)先合作機(jī)會(huì)等。2.同時(shí)，建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購合同約定、提供劣質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)、拒不履行售后服務(wù)承諾等行為的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、列入黑名單等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購歸口管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)全過程的監(jiān)督和管理。定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)零星采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司內(nèi)部員工有權(quán)對(duì)采購活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司應(yīng)設(shè)立舉報(bào)