綜合行政管理事務處理指南為規(guī)范公司綜合行政管理事務流程，提升工作效率，保證各項工作有序開展，特制定本指南。本指南適用于公司各部門及全體員工，涵蓋日常行政事務的核心環(huán)節(jié)，旨在通過標準化操作實現(xiàn)管理精細化、服務高效化。一、適用范圍與典型場景本指南適用于公司各類行政管理事務，包括但不限于會議組織、公文處理、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理、印章使用、來訪接待及檔案整理等典型場景。例如：部門例會籌備、跨部門協(xié)作文件流轉、月度辦公用品申領、新購設備登記、外部單位來訪接待、年度檔案歸檔等。二、核心事務操作流程（一）會議管理事務操作步驟：會議籌備明確會議議題、目標及預期成果，確定會議時間（避開部門高峰期）、地點（會議室容量適配），梳理參會人員名單（含主持人、記錄人）。提前3個工作日準備會議材料（議程、背景資料、PPT等），調試會議室設備（投影儀、麥克風、空調等），保證正常運行。會議通知通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會議通知，注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議程及需提前準備的材料，要求參會人員確認出席情況。會中服務會議開始前30分鐘布置會場（擺放席卡、資料、飲用水），引導參會人員簽到；會議期間記錄關鍵內容（時間、議題、決議、待辦事項），保證設備使用順暢。會后整理24小時內整理會議紀要（含決議、責任部門、完成時限、負責人*），經(jīng)部門負責人審核后分發(fā)至參會人員及相關部門；回收會議材料，整理會議室至初始狀態(tài)。（二）公文處理事務操作步驟：擬稿根據(jù)工作需求明確公文主題，使用規(guī)范公文格式（標題、主送機關、附件、發(fā)文機關、成文日期），內容簡潔準確，避免歧義。審核擬稿人自查無誤后，提交部門負責人審核（重點審核內容合規(guī)性、數(shù)據(jù)準確性）；涉及跨部門事項，需提前征求相關部門意見并會簽。簽發(fā)按公文審批權限逐級報批（一般事項由部門負責人簽發(fā)，重要事項由分管領導簽發(fā)），明確公文生效日期。印發(fā)公文排版后打?。由w公章），通過OA系統(tǒng)或紙質形式分發(fā)至相關部門，同步在《文件傳閱單》上登記傳閱信息。歸檔公文辦理完畢后，按“一事一檔”原則整理（原件、審批單、傳閱單），于次月初移交行政部門歸檔。（三）辦公用品管理事務操作步驟：需求統(tǒng)計每月25日前，各部門統(tǒng)計次月辦公用品需求（名稱、規(guī)格、數(shù)量），填寫《辦公用品申領單》，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部門。采購執(zhí)行行政部門匯總需求，按采購流程比價后采購（優(yōu)先選擇定點供應商），驗收入庫時核對物品名稱、數(shù)量、質量，填寫《辦公用品入庫登記表》。領用發(fā)放員工憑OA審批通過的《辦公用品申領單》到倉庫領取，領用人在《辦公用品領用登記表》上簽字（注明領用日期、物品名稱、數(shù)量）。庫存盤點每季度末進行庫存盤點，核對臺賬與實物，保證賬實相符；對易耗品設置安全庫存，不足時及時補充。（四）固定資產(chǎn)管理事務操作步驟：資產(chǎn)入庫新購固定資產(chǎn)（如電腦、打印機）到貨后，行政部門核對采購合同與實物，填寫《固定資產(chǎn)登記表》（資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、購置日期、金額、使用部門、責任人*），粘貼資產(chǎn)標簽。領用登記使用部門領用時，填寫《固定資產(chǎn)領用單》，領用人簽字確認，明保證管責任；資產(chǎn)轉移時（部門內部或跨部門），需提交《固定資產(chǎn)轉移申請單》，更新登記信息。日常維護使用人負責日常清潔與簡單維護，出現(xiàn)故障及時報修（填寫《設備維修申請表》）；行政部門每半年對固定資產(chǎn)進行全面檢查，保證設備完好。報廢處置資產(chǎn)達到使用年限或損壞無法修復時，使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)技術鑒定和領導審批后，由行政部門統(tǒng)一處置（如回收、變賣），并在臺賬中標注“報廢”狀態(tài)。年度盤點每年12月開展固定資產(chǎn)全面盤點，編制《固定資產(chǎn)盤點表》，核對資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)與臺賬，對盤盈、盤虧情況查明原因并上報處理。（五）印章使用管理事務操作步驟：用印申請用印人填寫《印章使用申請表》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、用印部門，經(jīng)部門負責人審核后，按權限報批（一般用印由部門負責人審批，重要合同/文件由分管領導審批）。審核與用印行政人員核對申請表與文件內容是否一致，檢查審批手續(xù)是否完備；確認無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、用印人等信息。印章保管印章由行政部門專人保管（存放于帶鎖保險柜），非工作時間鎖入保險柜；嚴禁帶出辦公場所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準并由專人陪同）。（六）來訪接待管理事務操作步驟：接待申請接待部門提前1個工作日填寫《來訪接待申請表》，注明來訪單位/人員、職務、聯(lián)系方式、來訪時間、目的、陪同人員，經(jīng)部門負責人審批后提交行政部門。接待準備行政部門根據(jù)安排預定會議室（擺放席卡、準備茶水），準備相關資料（如公司介紹、項目材料）；如需用餐，提前預定餐廳并確認標準。接待實施來訪人員到達時，前臺引導至會議室，陪同人員熱情接待；洽談過程中注意禮儀，記錄關鍵信息（如來訪需求、達成的共識）。接待總結接待結束后，陪同人員整理《來訪接待記錄》（含時間、地點、參與人員、內容、待辦事項），反饋給相關部門；對重要來訪，3個工作日內形成《來訪紀要》存檔。（七）檔案整理管理事務操作步驟：文件收集各部門于每月最后5個工作日內，將上月辦理完畢的應歸檔文件（紙質版+電子版）移交行政部門，文件需齊全、完整（含正本、附件、審批單）。分類整理行政部門按文件類別（如行政類、財務類、業(yè)務類）、時間順序、部門進行分類，對破損文件進行修復，對電子文件命名規(guī)范化（如“2023-10-XX部門-XX文件”）。編目歸檔編制《檔案目錄》（檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、存放位置），紙質文件裝訂成冊（加裝封面、目錄），電子文件刻錄光盤或存儲至服務器，存入檔案柜（標注“檔案”標識）。借閱管理借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，在檔案室借閱（原則上不外借，確需外借的需經(jīng)分管領導批準，借閱期限不超過3個工作日）。到期處置對超過保管期限的檔案，由行政部門鑒定（含涉密文件），對無保存價值的文件填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)領導審批后，由2人以上監(jiān)銷并記錄銷毀情況。三、常用模板表格表1：會議安排表會議名稱日期時間地點主持人參會部門/人員議題議程負責人*備注準備材料第三季度工作總結會2023-10-1514:00-16:00301會議室張三各部門負責人總結Q3工作Q3工作匯報、Q4計劃李四請?zhí)崆?0分鐘到場工作總結PPT、數(shù)據(jù)報表表2：辦公用品申領單申領部門申領人日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途申請人簽字部門負責人審批采購意見領用簽字發(fā)放日期行政部王五2023-10-10A4紙80g包10日常辦公同意已采購2023-10-11表3：固定資產(chǎn)登記表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號類別購置日期金額（元）使用部門使用人*存放地點資產(chǎn)狀態(tài)備注ZC-2023-001筆記本電腦聯(lián)想小新Pro電子設備2023-09-205999市場部趙六市場部辦公室在用含鼠標、適配器表4：來訪接待登記表來訪日期來訪單位/人員來訪人職務聯(lián)系方式接待部門接待人接待事由接待時間接待地點陪同人員接待記錄備注2023-10-12XX科技有限公司總經(jīng)理XXXX技術部周七商談合作項目10:00-11:30205會議室技術部經(jīng)理初步達成合作意向需提供項目方案表5：文件傳閱單文件標題密級主送部門傳閱范圍傳閱順序傳閱人簽字傳閱日期歸檔說明關于2024年預算編制的通知普通各部門總經(jīng)理、分管領導、各部門負責人總經(jīng)理→財務部→各部門2023-10-09存行政部四、執(zhí)行要點與風險規(guī)避（一）會議管理提前確認參會人員availability，避免臨時缺席影響會議進程；重要會議需提前準備備用設備（如麥克風電池、投影儀備用燈泡）。會議紀要需明確“誰負責、何時完成”，避免決議事項懸而未決；會后3天內未收到反饋的，由會議組織人跟進落實。（二）公文處理公文內容需符合公司制度及國家法律法規(guī)，避免使用口語化表述；涉密文件需標注密級，按保密規(guī)定管理。電子公文通過OA系統(tǒng)流轉，嚴禁通過私人郵箱傳輸；紙質公文需留存原件，復印件需注明“復印件”字樣。（三）辦公用品管理嚴格執(zhí)行“按需申領、杜絕浪費”原則，非必需品不得申領；易耗品（如筆、本）實行“以舊換新”制度。采購需選擇合格供應商，索要采購憑證（如發(fā)票），保證質量與價格合規(guī)；嚴禁個人代購辦公用品。（四）固定資產(chǎn)管理資產(chǎn)標簽不得隨意撕毀或覆蓋，轉移時需同步更新標簽信息；嚴禁將公司資產(chǎn)帶離辦公場所（個人使用）。維修記錄需詳細（故障現(xiàn)象、維修內容、費用、維修方），作為資產(chǎn)處置的依據(jù)；報廢資產(chǎn)需交由行政部門統(tǒng)一處理，不得自行丟棄或變賣。（五）印章使用嚴禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上用??；用印文件需與審批內容一致，不得擅自涂改。印章保管人需定期檢查印章狀態(tài)，保證清晰可用；如印章丟失或損壞，需立即報告并申請刻制新印章。（六）來訪接待接待人員需著裝得體，言行規(guī)范，保守公司機密；涉及敏感信息的洽談，需在獨立會議室進行并關閉錄音設備。外部來訪需核實身份（如查看證件號碼、介紹信），無關人員不得進入辦公區(qū)域；重要來訪需提前向總經(jīng)理匯報。（