會(huì)客登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團(tuán)母公司《關(guān)于加強(qiáng)專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控的管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及內(nèi)部要求制定，旨在規(guī)范公司會(huì)客登記管理，防控訪客帶來(lái)的安全、保密及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障員工及資產(chǎn)安全。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋以下場(chǎng)景：（一）外來(lái)訪客（含客戶、合作伙伴、媒體等）進(jìn)入辦公區(qū)域的接待活動(dòng)；（二）員工外單位公務(wù)接待需在公司登記備案的情形；（三）涉及保密事項(xiàng)或重要決策的會(huì)客管理。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）XX專項(xiàng)管理：指公司針對(duì)特定風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如訪客接待）建立的全流程管控體系，包括登記、審批、陪同、信息留存等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)；（二）XX風(fēng)險(xiǎn)：指因會(huì)客管理不規(guī)范可能引發(fā)的安全事故、信息泄露、違紀(jì)違法等潛在風(fēng)險(xiǎn)；（三）XX合規(guī)：指會(huì)客登記及接待活動(dòng)嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部制度及行業(yè)規(guī)范要求的行為狀態(tài)。第四條XX專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：所有會(huì)客活動(dòng)均須納入登記管理，不留死角；（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理及執(zhí)行主體的職責(zé)權(quán)限；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)會(huì)客場(chǎng)景的管控；（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)管理效果動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司XX專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對(duì)制度完整性、執(zhí)行有效性負(fù)總責(zé)；分管相關(guān)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌推進(jìn)制度落實(shí)。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括安保、法務(wù)、人力資源等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人，主要職能為：（一）統(tǒng)籌制定、修訂XX專項(xiàng)管理制度；（二）協(xié)調(diào)跨部門重大會(huì)客管理事項(xiàng)；（三）定期審議管理成效及改進(jìn)方案。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)專項(xiàng)管理辦公室，掛靠人力資源部，負(fù)責(zé)日常統(tǒng)籌工作，具體職責(zé)包括：（一）組織開(kāi)展制度宣貫及培訓(xùn)；（二）監(jiān)督檢查各部門執(zhí)行情況；（三）匯總分析風(fēng)險(xiǎn)事件并提報(bào)改進(jìn)建議。第八條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（人力資源部）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)排查、考核評(píng)估及培訓(xùn)宣貫，每季度提交管理報(bào)告；（二）專責(zé)部門（安保部）：負(fù)責(zé)會(huì)客登記系統(tǒng)的運(yùn)維、安全檢查及應(yīng)急響應(yīng)，每月出具風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)客管理要求，指定專人負(fù)責(zé)登記工作，遇重大會(huì)客須提前報(bào)備。第九條規(guī)定基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作要求：（一）前臺(tái)及接待人員須嚴(yán)格執(zhí)行登記程序，不得擅自放行未登記訪客；（二）記錄訪客信息時(shí)須確保真實(shí)完整，敏感信息需特別標(biāo)注；（三）發(fā)現(xiàn)可疑情形須立即上報(bào)，不得隱瞞或遲報(bào)。第十條建立崗位合規(guī)承諾制度，執(zhí)行崗需簽署《XX專項(xiàng)管理合規(guī)承諾書》，內(nèi)容涵蓋：（一）熟知并遵守本制度規(guī)定；（二）如實(shí)記錄、及時(shí)上報(bào)會(huì)客信息；（三）主動(dòng)抵制違規(guī)接待行為。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條規(guī)定會(huì)客登記的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：（一）登記要素：須包含訪客姓名、單位、聯(lián)系方式、來(lái)意、陪同人員、到訪時(shí)間等，特殊情形需補(bǔ)充備注；（二）審批流程：一般會(huì)客由部門負(fù)責(zé)人審批，重要會(huì)客須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，審批權(quán)限表須動(dòng)態(tài)更新并公示；（三）系統(tǒng)錄入：所有登記信息須同步錄入管理平臺(tái)，確保數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，系統(tǒng)自動(dòng)生成管理檔案。第十二條嚴(yán)禁以下禁止性行為：（一）為規(guī)避監(jiān)管擅自放行訪客；（二）偽造、篡改登記記錄；（三）將未經(jīng)審批的訪客帶至非辦公區(qū)域；（四）泄露登記信息或違規(guī)傳播訪客動(dòng)態(tài)。第十三條專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)防控點(diǎn)：（一）高風(fēng)險(xiǎn)會(huì)客場(chǎng)景：涉及保密事項(xiàng)、高層決策、外部融資等的接待活動(dòng)，須實(shí)行雙人陪同及全程監(jiān)控；（二）異常訪客管理：對(duì)無(wú)證件、無(wú)理由糾纏或攜帶違禁物品的訪客，前臺(tái)須立即上報(bào)并協(xié)調(diào)處理；（三）系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)：定期開(kāi)展系統(tǒng)漏洞排查，確保數(shù)據(jù)安全，禁止非法訪問(wèn)或數(shù)據(jù)導(dǎo)出。第十四條規(guī)范特殊會(huì)客接待要求：（一）重要客戶接待須提前制定方案，明確接待規(guī)格、流程及應(yīng)急預(yù)案；（二）境外人員會(huì)客需符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求，必要時(shí)報(bào)備外事部門；（三）疫情常態(tài)化期間，嚴(yán)格執(zhí)行體溫檢測(cè)、健康碼查驗(yàn)等防疫措施。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條建立制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年末由人力資源部牽頭開(kāi)展制度評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或管理問(wèn)題提出修訂建議；（二）重大變更須提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，修訂內(nèi)容自發(fā)布之日起生效，舊版內(nèi)容同時(shí)廢止。第十六條實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每月由安保部牽頭開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注異常會(huì)客記錄、系統(tǒng)操作日志等；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門處理，重大風(fēng)險(xiǎn)須上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；（三）發(fā)布預(yù)警通知時(shí)須明確風(fēng)險(xiǎn)類型、管控措施及責(zé)任主體，確保及時(shí)響應(yīng)。第十七條強(qiáng)化合規(guī)審查機(jī)制：（一）將會(huì)客登記納入新員工入職培訓(xùn)及年度合規(guī)考核；（二）不定期開(kāi)展抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的部門通報(bào)批評(píng)并限期整改；（三）實(shí)行“未經(jīng)審查不得接待”原則，違規(guī)行為將嚴(yán)肅追究責(zé)任。第十八條明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門立即處置，并記錄處理過(guò)程；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)事件須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，同步上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，必要時(shí)聯(lián)系外部機(jī)構(gòu)協(xié)助；（三）建立責(zé)任協(xié)同清單，明確各環(huán)節(jié)處置時(shí)限及標(biāo)準(zhǔn)。第十九條健全責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形分為一般（如登記要素缺失）、重大（如泄露核心信息）等，處罰等級(jí)對(duì)應(yīng)績(jī)效考核扣分、紀(jì)律處分等；（二）實(shí)施“一案雙查”，既追究直接責(zé)任人，也倒查管理主體責(zé)任；（三）處罰決定須書面通知當(dāng)事人，并納入個(gè)人檔案。第二十條建立評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開(kāi)展管理有效性評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方式收集反饋；（二）針對(duì)高頻問(wèn)題優(yōu)化流程設(shè)計(jì)，如簡(jiǎn)化常規(guī)會(huì)客審批流程、增設(shè)智能識(shí)別系統(tǒng)等；（三）定期發(fā)布管理報(bào)告，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)改進(jìn)成效。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障：（一）各級(jí)負(fù)責(zé)人須簽署責(zé)任書，明確年度管理目標(biāo)；（二）設(shè)立專項(xiàng)管理基金，用于系統(tǒng)升級(jí)、應(yīng)急演練等事項(xiàng)。第二十二條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將部門XX專項(xiàng)管理得分納入年度評(píng)優(yōu)，連續(xù)三年不合格的取消評(píng)獎(jiǎng)資格；（二）設(shè)立“合規(guī)之星”獎(jiǎng)項(xiàng)，對(duì)表現(xiàn)突出的個(gè)人給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)側(cè)重合規(guī)履職要求，每年不少于2次；（二）一線員工培訓(xùn)以實(shí)操為主，考核合格方可上崗；（三）制作宣傳手冊(cè)及動(dòng)畫視頻，提升全員意識(shí)。第二十四條信息化支撐：（一）開(kāi)發(fā)電子登記系統(tǒng)，支持人臉識(shí)別、二維碼驗(yàn)證等智能功能；（二）建立數(shù)據(jù)可視化看板，實(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)客動(dòng)態(tài)及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)；（三）與安防系統(tǒng)打通，實(shí)現(xiàn)訪客信息與門禁權(quán)限的聯(lián)動(dòng)控制。第二十五條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《XX專項(xiàng)管理行為規(guī)范》漫畫集，張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)及海報(bào)；（二）組織合規(guī)承諾簽字儀式，強(qiáng)化集體認(rèn)同感；（三）將合規(guī)理念融入企業(yè)價(jià)值觀，定期評(píng)選“合規(guī)示范崗”。第二十六條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告須在2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專項(xiàng)管理辦公室，內(nèi)容涵蓋時(shí)間、地點(diǎn)、處置過(guò)程及改進(jìn)建議；（二）年度管理報(bào)告須在次年3月底前提交，包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、問(wèn)題分析及改進(jìn)計(jì)劃；（三）報(bào)告材料需經(jīng)財(cái)務(wù)、審計(jì)部門審核，確保真實(shí)完整。第六章附則第二十七條