行政機關(guān)文件檔案管理規(guī)范一、文件檔案管理的重要性與基本原則行政機關(guān)文件檔案是政務(wù)活動的原始記錄，承載著政策制定、決策執(zhí)行、公共服務(wù)等核心職能的歷史軌跡，既是依法行政的憑證依據(jù)，也是傳承行政文化、服務(wù)社會治理的重要資源。本指引適用于各級行政機關(guān)（含參照公務(wù)員法管理單位、派出機構(gòu)）的文件檔案管理工作，旨在為實務(wù)操作提供標準化、規(guī)范化的路徑參考。做好文件檔案管理工作，需遵循真實準確、完整系統(tǒng)、安全保密、便捷利用的基本原則，以《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)為根本遵循，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的管理體系。二、文件的收集與歸檔管理（一）收集范圍與要求行政機關(guān)需歸檔的文件涵蓋公文類、業(yè)務(wù)類、事務(wù)類三大范疇：公文類包括請示、批復(fù)、通知、報告等正式文書及附件；業(yè)務(wù)類包含執(zhí)法文書、統(tǒng)計報表、項目審批材料等履職記錄；事務(wù)類涉及會議紀要、調(diào)研成果、榮譽證書等輔助性材料。收集時需確保文件為原件（特殊情況可存副本但需標注），內(nèi)容完整無缺、字跡清晰（禁用易褪色書寫材料），電子文件需同步收集元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、簽署信息）。（二）歸檔流程與時限1.部門初審：各業(yè)務(wù)部門指定專人負責(zé)文件整理，按“一事一檔”或“一類一檔”原則初步排序，標注文件主題、承辦人、密級等信息；2.檔案部門審核：檔案管理人員對文件的完整性、規(guī)范性進行復(fù)核，重點檢查涉密文件的定密準確性、電子文件的格式兼容性；3.移交歸檔：年度結(jié)束后3個月內(nèi)（或?qū)ｍ椆ぷ魍瓿珊?個月內(nèi)），完成文件向檔案室的移交，填寫《檔案移交清冊》并雙方簽字確認。三、檔案的整理與編目規(guī)范（一）分類與編號采用“年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限”三級分類法：年度以文件形成年度為準（跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年度）；機構(gòu)分類按職能部門劃分（如辦公室、政策法規(guī)科）；保管期限分為永久、30年、10年（依據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》判定）。檔號編制遵循唯一性原則，格式為：`全宗號-年度-機構(gòu)代碼-類別代碼-件號`（如“____”），電子檔案需同步生成唯一標識符。（二）目錄與檢索工具1.案卷目錄：按分類體系逐卷登記，包含檔號、題名、起止日期、頁數(shù)、保管期限等；2.卷內(nèi)目錄：記錄卷內(nèi)文件的順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號，便于快速定位；3.檢索系統(tǒng)：建立電子檢索數(shù)據(jù)庫，支持關(guān)鍵詞（如文號、主題詞、承辦人）、分類維度的精準檢索，實現(xiàn)“一鍵調(diào)檔”。四、檔案的保管與防護措施（一）保管場所建設(shè)檔案室需滿足“六防”要求：防火（配備滅火器、煙感報警器）、防盜（安裝門禁、監(jiān)控）、防潮（除濕機、防水地面）、防蟲（定期投放防蟲藥、通風(fēng)干燥）、防光（遮光窗簾、無紫外線照明）、防磁（遠離強磁場設(shè)備）。溫濕度控制在溫度14-24℃、相對濕度45-60%，定期記錄并調(diào)整。（二）保管期限與鑒定銷毀1.期限管理：永久檔案長期保存，定期（30年、10年）檔案到期后啟動鑒定程序；2.鑒定流程：由檔案部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門成立鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估，形成《檔案鑒定意見書》；3.銷毀規(guī)范：對無保存價值的檔案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，填寫《檔案銷毀清冊》，由2人以上監(jiān)銷并簽字，涉密檔案需按保密規(guī)定處理。五、檔案的利用與開發(fā)服務(wù)（一）利用方式與審批1.內(nèi)部利用：工作人員憑有效證件可查閱非涉密檔案，借閱需填寫《檔案借閱單》，明確歸還期限（一般不超過15個工作日）；2.外部利用：公民、法人需利用檔案時，需提供身份證明及相關(guān)證明材料，涉密檔案需按《保守國家秘密法》履行審批手續(xù)；3.數(shù)字化利用：對開放檔案進行全文數(shù)字化，通過政務(wù)平臺提供在線查閱（如政策文件匯編、歷史數(shù)據(jù)查詢）。（二）檔案開發(fā)與編研結(jié)合機關(guān)職能需求，開展專題檔案編研：如年度《重要文件匯編》《決策參考案例集》，或針對民生領(lǐng)域（如社保、教育）整理《便民服務(wù)檔案手冊》。同時，挖掘檔案中的歷史價值，通過展覽、口述史等形式講好“行政故事”。六、安全管理與信息化建設(shè)（一）實體與信息安全實體安全：定期開展檔案清點（每年至少1次），檢查破損檔案并修復(fù)（采用去酸、裝訂加固等技術(shù)）；信息安全：涉密電子檔案采用加密存儲（如國密算法），建立“雙備份”機制（本地+異地備份），權(quán)限管理遵循“最小必要”原則（區(qū)分查閱、修改、刪除權(quán)限）。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)型與系統(tǒng)建設(shè)1.電子檔案系統(tǒng)：部署具備“采集-管理-利用”全流程功能的檔案管理系統(tǒng)，支持OCR識別、全文檢索、版本管理；2.電子文件歸檔：對接OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件“在線歸檔、離線備份”，確保元數(shù)據(jù)（如電子簽章、流轉(zhuǎn)痕跡）完整；3.數(shù)據(jù)共享：依托政務(wù)云平臺，建立跨部門檔案共享目錄，實現(xiàn)“一次歸檔、多方利用”（如與司法、審計部門共享執(zhí)法檔案）。七、監(jiān)督考核與能力提升（一）制度與責(zé)任體系制定《檔案管理實施細則》，明確各部門“檔案員—部門負責(zé)人—分管領(lǐng)導(dǎo)”的三級責(zé)任，將檔案管理納入績效考核（權(quán)重不低于5%）。（二）檢查與培訓(xùn)定期檢查：每半年開展檔案管理專項檢查，重點排查歸檔不及時、保管不規(guī)范、利用超權(quán)限等問題；能力培訓(xùn)：每年組織2次以上業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋檔案法規(guī)、數(shù)字化技術(shù)、保密管理，鼓勵參加檔案職稱考試；交流提升：與兄弟單位開展檔案管理經(jīng)驗交流，引入第三方機構(gòu)進行合規(guī)性評估。結(jié)語行政機關(guān)文件檔案管理是一項“功在當(dāng)代、利在千秋”的基礎(chǔ)性工作，需以法規(guī)為綱、以規(guī)范為要、以