PAGE食品生產(chǎn)文件制度一、總則1.目的本文件制度旨在規(guī)范公司食品生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)文件管理，確保生產(chǎn)活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和一致性，有效追溯生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)信息，提高生產(chǎn)管理水平和效率。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有食品生產(chǎn)相關(guān)部門，包括但不限于生產(chǎn)車間、質(zhì)量控制部門、采購部門、倉儲(chǔ)部門、研發(fā)部門等，以及參與食品生產(chǎn)活動(dòng)的所有人員。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國食品安全法》、《食品生產(chǎn)許可管理辦法》、《食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)以及食品行業(yè)的各類標(biāo)準(zhǔn)制定。二、文件管理職責(zé)1.文件管理部門設(shè)立專門的文件管理部門，負(fù)責(zé)公司食品生產(chǎn)文件的統(tǒng)一歸口管理。其職責(zé)包括文件的分類、編號(hào)、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、借閱、銷毀等工作，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門職責(zé)生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行與生產(chǎn)操作相關(guān)的文件，如生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等，確保生產(chǎn)活動(dòng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)建立和管理與質(zhì)量控制相關(guān)的文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、產(chǎn)品留樣記錄等，對(duì)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控和檢驗(yàn)。采購部門：負(fù)責(zé)采購文件的管理，包括供應(yīng)商評(píng)估記錄、采購合同、原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，確保所采購的原材料符合質(zhì)量要求。倉儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)倉儲(chǔ)文件的管理，如庫存記錄、出入庫單據(jù)、倉庫管理制度等，保證原材料和成品的存儲(chǔ)安全和質(zhì)量穩(wěn)定。研發(fā)部門：負(fù)責(zé)新產(chǎn)品研發(fā)過程中相關(guān)文件的管理，如研發(fā)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、配方文件等，為產(chǎn)品的生產(chǎn)提供技術(shù)支持。三、文件分類與編號(hào)1.文件分類質(zhì)量文件：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量檔案等。生產(chǎn)文件：涵蓋生產(chǎn)工藝流程、生產(chǎn)操作規(guī)程、設(shè)備操作規(guī)程、人員培訓(xùn)記錄等。采購文件：有供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購訂單、采購合同、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等。倉儲(chǔ)文件：如庫存臺(tái)賬、出入庫單、倉庫盤點(diǎn)記錄、倉庫溫濕度記錄等。行政文件：包含公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等。其他文件：如產(chǎn)品研發(fā)資料、客戶投訴處理記錄、法律法規(guī)文件等。2.文件編號(hào)為便于文件的識(shí)別、檢索和管理，對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)結(jié)構(gòu)：[部門代碼][文件類別代碼][年份][流水號(hào)]例如：SC[01][2023][001]，其中“SC”表示生產(chǎn)部門，“01”表示生產(chǎn)操作規(guī)程文件類別，“2023”表示年份，“001”表示該類別文件的流水號(hào)。部門代碼：根據(jù)公司各部門名稱首字母縮寫確定，如生產(chǎn)部門（SC）、質(zhì)量控制部門（ZL）、采購部門（CG）、倉儲(chǔ)部門（CC）、行政部門（XZ）等。文件類別代碼：根據(jù)文件分類確定，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（01）、生產(chǎn)操作規(guī)程（02）、采購合同（03）等。四、文件的編制與審批1.文件編制要求文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，具有可操作性。語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)，確保使用人員能夠準(zhǔn)確理解文件的含義。文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號(hào)、排版、頁眉頁腳等方面，以便于閱讀和存檔。2.文件編制程序起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草文件，明確文件的目的、范圍、內(nèi)容、職責(zé)等要素。審核：文件起草完成后，提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)仔細(xì)審查文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，提出修改意見并反饋給起草人員。批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過的文件，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的文件方可正式生效并發(fā)布實(shí)施。五、文件的發(fā)放與歸檔1.文件發(fā)放文件管理部門根據(jù)文件的適用范圍和發(fā)放對(duì)象，將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放部門、發(fā)放日期、接收人等信息。對(duì)于受控文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)操作規(guī)程等，應(yīng)確保發(fā)放的文件為最新有效版本，并要求接收人在登記表上簽字確認(rèn)。2.文件歸檔文件管理部門在文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。對(duì)于電子文件，應(yīng)建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件的使用與保管1.文件使用各部門和人員應(yīng)按照文件的要求進(jìn)行操作和執(zhí)行，確保生產(chǎn)活動(dòng)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在疑問或需要修改，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門或相關(guān)部門溝通，不得擅自更改文件內(nèi)容。2.文件保管各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的地方，避免文件受損或丟失。對(duì)于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施進(jìn)行保管，防止文件泄露。七、文件的修訂與廢止1.文件修訂當(dāng)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，公司生產(chǎn)工藝、設(shè)備、原材料等發(fā)生變更，或文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂。文件修訂的程序與文件編制程序相同，包括起草、審核、批準(zhǔn)等環(huán)節(jié)。修訂后的文件應(yīng)及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并收回舊版文件進(jìn)行銷毀。2.文件廢止當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行廢止。文件廢止由文件管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。廢止后的文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止誤使用。對(duì)于有保存價(jià)值的廢止文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。八、文件的檢索與借閱1.文件檢索文件管理部門應(yīng)建立完善的文件檢索系統(tǒng)，方便各部門和人員快速查找所需文件。檢索方式可包括文件編號(hào)檢索、關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等。對(duì)于電子文件，應(yīng)提供便捷的電子檢索工具，如數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)、文件管理軟件等，提高檢索效率。2.文件借閱因工作需要借閱文件的部門或人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。文件管理部門應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，如因特殊原因需要延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、文件的銷毀1.銷毀范圍已廢止的文件、過期的文件、無保存價(jià)值的文件等應(yīng)進(jìn)行銷毀。文件銷毀前，文件管理部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保銷毀的文件符合規(guī)定的銷毀范圍。2.銷毀方式文件銷毀可采用物理銷毀或電子銷毀的方式。物理銷毀可采用焚燒、粉碎等方法；電子銷毀可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段，確保文件數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀記錄文件銷毀過程應(yīng)進(jìn)