PAGE生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程記錄制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的記錄行為，確保各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠得到準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的記錄，為公司的決策制定、質(zhì)量控制、合規(guī)運(yùn)營(yíng)以及追溯管理提供可靠依據(jù)，保障公司的穩(wěn)定發(fā)展和持續(xù)改進(jìn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的部門、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、采購部門、銷售部門、質(zhì)量控制部門、物流部門等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，確保記錄無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)清晰明確。4.及時(shí)性原則：在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行記錄，保證記錄的一致性和可讀性。6.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、記錄的內(nèi)容與要求（一）生產(chǎn)環(huán)節(jié)記錄1.生產(chǎn)計(jì)劃記錄詳細(xì)記錄生產(chǎn)任務(wù)的下達(dá)時(shí)間、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。明確生產(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整情況及原因，包括調(diào)整時(shí)間、涉及產(chǎn)品、調(diào)整后的計(jì)劃內(nèi)容等。2.原材料采購與入庫記錄記錄原材料的供應(yīng)商名稱、采購日期、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等。入庫單應(yīng)注明入庫時(shí)間、倉庫名稱、存放位置等信息，并與采購記錄相互印證。3.生產(chǎn)過程記錄按照生產(chǎn)工藝順序，記錄各工序的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、操作人員、設(shè)備運(yùn)行狀況、工藝參數(shù)執(zhí)行情況等。對(duì)于關(guān)鍵工序和特殊過程，應(yīng)詳細(xì)記錄相關(guān)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)和質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果。4.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄記錄原材料、半成品、成品的檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果以及檢驗(yàn)人員等信息。對(duì)不合格品的處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括不合格品標(biāo)識(shí)、隔離、評(píng)審、處置方式及去向等。5.設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)記錄記錄設(shè)備的開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間、運(yùn)行時(shí)長(zhǎng)、運(yùn)行參數(shù)、故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修情況等。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)人員等信息。（二）采購環(huán)節(jié)記錄1.采購申請(qǐng)記錄記錄采購申請(qǐng)的提出部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、采購物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估記錄詳細(xì)記錄供應(yīng)商的篩選過程，包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)審核情況、實(shí)地考察記錄、評(píng)估結(jié)果等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，記錄評(píng)估時(shí)間、評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估得分及改進(jìn)建議等。3.采購合同記錄記錄采購合同的簽訂時(shí)間、合同編號(hào)、雙方當(dāng)事人名稱、采購物資明細(xì)、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。對(duì)采購合同的變更、解除等情況進(jìn)行記錄，注明變更或解除的原因、時(shí)間及相關(guān)協(xié)商過程。（三）銷售環(huán)節(jié)記錄1.銷售訂單記錄記錄銷售訂單的接收時(shí)間、客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等信息。跟蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，記錄訂單的發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨數(shù)量、運(yùn)輸方式、客戶簽收情況等。2.銷售合同記錄與銷售訂單相對(duì)應(yīng)，詳細(xì)記錄銷售合同的簽訂時(shí)間及主要條款，包括產(chǎn)品或服務(wù)描述、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等。對(duì)銷售合同的履行過程進(jìn)行記錄，如客戶付款記錄、合同變更情況等。3.客戶反饋記錄收集客戶對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的反饋意見，記錄反饋時(shí)間、客戶名稱、反饋內(nèi)容、處理情況及結(jié)果等。（四）其他相關(guān)記錄1.人員考勤記錄記錄員工的出勤情況，包括正常出勤、遲到、早退、曠工等信息，明確考勤周期和統(tǒng)計(jì)方式。對(duì)請(qǐng)假、加班等特殊情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，注明請(qǐng)假類型、請(qǐng)假時(shí)間、加班時(shí)長(zhǎng)及審批情況等。2.財(cái)務(wù)收支記錄按照財(cái)務(wù)制度要求，詳細(xì)記錄公司的各項(xiàng)收入和支出情況，包括收入來源、金額、支出項(xiàng)目、金額、支付時(shí)間等。定期進(jìn)行財(cái)務(wù)賬目核對(duì)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性，并編制財(cái)務(wù)報(bào)表。3.文件與資料管理記錄記錄公司各類文件的收發(fā)、傳閱、存檔情況，包括文件名稱、文號(hào)、來源、接收時(shí)間、傳閱范圍、存檔位置等。對(duì)重要資料的借閱、使用、歸還等情況進(jìn)行登記，保證資料的安全和可追溯性。三、記錄的方式與載體（一）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對(duì)于一些重要的原始憑證、簽字審批文件等，可采用紙質(zhì)記錄方式，確保記錄的真實(shí)性和可靠性。2.電子記錄：利用電子表格、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)等軟件工具進(jìn)行記錄，提高記錄的效率和數(shù)據(jù)處理能力。電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）記錄載體1.紙質(zhì)載體：如文件、報(bào)表、臺(tái)賬、單據(jù)等，應(yīng)分類存放，便于查找和查閱。2.電子載體：存儲(chǔ)在服務(wù)器、硬盤、光盤、U盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，按照文件類型、時(shí)間、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄結(jié)構(gòu)，方便快速檢索。四、記錄的填寫與審核（一）填寫要求1.記錄人員應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆、鋼筆等進(jìn)行填寫，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，不得隨意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法，如劃紅線更正，并由更正人簽字確認(rèn)。3.記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。對(duì)于必填項(xiàng)，應(yīng)確保填寫齊全；對(duì)于非必填項(xiàng)，但與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的信息，也應(yīng)如實(shí)填寫。（二）審核要求1.記錄填寫完成后，應(yīng)由記錄人員所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核記錄內(nèi)容是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，填寫格式是否符合要求，簽字是否齊全等。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的記錄，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同審核記錄的準(zhǔn)確性和完整性，并形成會(huì)審意見。3.審核通過后的記錄，應(yīng)由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核日期。審核人應(yīng)對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應(yīng)及時(shí)要求記錄人員進(jìn)行更正或補(bǔ)充。五、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)要求1.紙質(zhì)記錄：應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案室中，按照類別、年份、月份等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查找和管理。2.電子記錄：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，設(shè)置合理的權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子記錄進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.一般記錄的保管期限為[X]年，重要記錄的保管期限為[X]年，涉及法律法規(guī)、合同等有明確規(guī)定保管期限的，按照規(guī)定執(zhí)行。2.在保管期限屆滿后，應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行銷毀或存檔處理。銷毀記錄時(shí)，應(yīng)填寫銷毀清單，注明記錄名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。六）記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的記錄，查閱申請(qǐng)人應(yīng)簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。未經(jīng)公司授權(quán)，不得將查閱的記錄泄露給任何第三方。3.外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)要求、合作項(xiàng)目需要等原因查閱公司記錄時(shí)，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱范圍和查閱方式進(jìn)行嚴(yán)格限制。（二）使用規(guī)定1.查閱記錄時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將記錄帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄記錄內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)記錄，不得在記錄上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、損壞等行為。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還保管部門，并辦理歸還手續(xù)。3.公司各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，合理使用記錄，充分發(fā)揮記錄在決策支持、質(zhì)量控制、合規(guī)管理等方面的作用。不得利用記錄進(jìn)行不正當(dāng)?shù)幕顒?dòng)，損害公司利益。七、記錄的追溯與銷毀（一）追溯要求1.在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，如出現(xiàn)質(zhì)量問題、安全事故、合同糾紛等情況，應(yīng)能夠根據(jù)記錄追溯到相關(guān)活動(dòng)的全過程，包括原材料采購、生產(chǎn)過程、質(zhì)量檢驗(yàn)、銷售發(fā)貨等環(huán)節(jié)。2.追溯過程應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，查閱相關(guān)記錄時(shí)應(yīng)做好記錄和標(biāo)識(shí)，確保追溯信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于追溯過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并記錄處理結(jié)果，以便后續(xù)進(jìn)行分析和總結(jié)。（二）銷毀規(guī)定1.記錄保管期限屆滿后，由記錄保管部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀清單，注明記錄名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由記錄保管部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)