2026年跨境電商公司差旅費報銷標準及管理規(guī)定第一章總則第一條為規(guī)范公司差旅費管理，保障員工出差工作順利開展，合理控制差旅成本，提高資金使用效益，依據國家相關法律法規(guī)及公司財務管理制度，結合跨境電商業(yè)務出差特點，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司全體員工因工作需要開展的國內、境外出差活動，包括但不限于業(yè)務洽談、客戶拜訪、市場調研、平臺對接、展會參展、供應鏈考察等公務出差場景。公司各部門及全體員工均需嚴格遵守本規(guī)定。第三條差旅費管理遵循“必要合理、精簡高效、標準統(tǒng)一、據實報銷”的基本原則。出差活動需以工作需求為前提，嚴格控制出差頻次、人數及天數；差旅費用需嚴格執(zhí)行既定標準，超出標準部分原則上不予報銷；報銷憑證需真實、完整、合規(guī)，確保費用支出可追溯。第四條本規(guī)定由公司財務部牽頭制定、修訂與解釋，人力資源部、運營部等相關部門協同執(zhí)行，公司管理層負責監(jiān)督規(guī)定的落實情況。第二章出差審批管理第五條出差申請流程：員工因工作需要出差的，需提前3個工作日（境外出差提前7個工作日）填寫《出差申請單》，明確出差事由、出差地點（國內需注明省市，境外需注明國家/地區(qū)及具體城市）、出差天數、同行人員、預計差旅費用等信息，經部門負責人審核、分管領導審批后，報財務部備案。如因緊急工作需臨時出差（提前不足1個工作日），需先向部門負責人及分管領導口頭報備，出差返回后3個工作日內補齊書面申請及審批手續(xù)。第六條出差審批權限：普通員工單次國內出差由部門負責人審核、分管領導審批；普通員工單次境外出差或國內出差天數超過5天、預計費用超過XX元的，需額外報公司總經理審批。部門負責人出差由分管領導審核、總經理審批；高管人員出差由總經理審核、董事會備案（如公司設置董事會）。第七條出差行程調整：員工出差期間需變更行程（如延長出差天數、變更出差地點、增加出差任務）的，需提前向部門負責人及分管領導書面報備，說明調整原因及新的行程安排，經審批同意后方可執(zhí)行；未按規(guī)定報備擅自調整行程的，新增差旅費用由個人承擔，且相關行程不計入工作考核。第三章差旅費報銷標準第八條差旅費報銷范圍：包括交通費（飛機票、火車票、汽車票、輪渡票、市內交通費用等）、住宿費、伙食補助費、公雜費（如機場大巴費、行李托運費等）。境外出差額外包括簽證費、國際保險費、境外市內交通費等必要費用。以下費用不納入差旅費報銷范圍：員工因個人原因產生的餐飲、購物、娛樂等費用；因個人失誤導致的退票費、改簽費（特殊情況經審批除外）；超出規(guī)定標準的費用；無合規(guī)憑證的費用。第九條國內差旅費報銷標準：（一）交通費標準：普通員工出差優(yōu)先選擇火車硬臥、高鐵二等座、汽車硬座/軟座；如出差任務緊急需乘坐飛機，需提前經部門負責人及分管領導審批，可乘坐經濟艙。部門負責人及以上職級人員出差可根據工作需要選擇火車軟臥、高鐵一等座、飛機經濟艙，特殊情況需乘坐飛機公務艙的，需報總經理審批。市內交通費用按實際發(fā)生額報銷，每人每天不超過XX元，憑合規(guī)憑證報銷；也可選擇按定額補貼報銷，每人每天XX元，無需提供市內交通憑證。（二）住宿費標準：按出差目的地分為一類城市（直轄市、省會城市、計劃單列市）、二類城市（地級市）、三類城市（縣級市及以下）制定差異化標準。普通員工在一類城市住宿每人每天不超過XX元，二類城市不超過XX元，三類城市不超過XX元；部門負責人及以上職級人員在一類城市住宿每人每天不超過XX元，二類城市不超過XX元，三類城市不超過XX元。兩人同行出差的，優(yōu)先安排雙人標準間，住宿費用按兩人合計標準報銷。（三）伙食補助費標準：按出差天數計算，每人每天XX元，按自然天數計發(fā)（出發(fā)當天及返回當天均按一天計算），無需提供餐飲憑證。如出差期間有接待單位提供免費餐飲的，相應天數的伙食補助費不予發(fā)放。第十條境外差旅費報銷標準：（一）交通費標準：國際交通優(yōu)先選擇飛機經濟艙，普通員工需乘坐公務艙的，需報總經理審批；境外城市間交通選擇公共交通（火車、汽車、地鐵等），憑合規(guī)憑證報銷。境外市內交通費用按實際發(fā)生額報銷，或按定額補貼報銷（具體標準根據出差國家/地區(qū)制定，每人每天不超過XX元-XX元）。（二）住宿費標準：根據出差國家/地區(qū)的經濟水平制定差異化標準，普通員工在發(fā)達國家主要城市（如美國紐約、英國倫敦等）住宿每人每天不超過XX元（人民幣，下同），其他城市不超過XX元；在發(fā)展中國家主要城市住宿每人每天不超過XX元，其他城市不超過XX元。部門負責人及以上職級人員住宿標準可在普通員工標準基礎上上浮XX%。（三）伙食補助費及公雜費標準：伙食補助費按出差天數計發(fā)，每人每天XX元-XX元（根據國家/地區(qū)經濟水平差異化設定）；公雜費（含通訊費、辦公用品費等）每人每天XX元，兩者均按自然天數計發(fā)，無需提供憑證。如出差期間有接待單位提供免費餐飲或公司承擔通訊費用的，相應費用補貼予以扣減。（四）其他費用：簽證費、國際旅行保險費按實際發(fā)生額憑合規(guī)憑證報銷；境外出差產生的翻譯費、資料費等必要費用，需提前報備部門負責人，憑合規(guī)憑證報銷。第十一條特殊情況報銷：員工出差期間因工作需要產生的加班餐費、必要的業(yè)務招待費，需單獨填寫報銷單，注明事由及相關人員，經部門負責人審核、分管領導審批后，按公司業(yè)務招待費管理規(guī)定報銷，不納入差旅費報銷范圍。第四章差旅費報銷流程第十二條報銷時限：員工出差返回公司后5個工作日內，需完成差旅費報銷申請；境外出差返回后7個工作日內完成報銷申請。逾期未提交報銷申請的，需向財務部書面說明原因，無合理原因逾期超過15天的，財務部可暫緩報銷。第十三條報銷材料準備：員工申請差旅費報銷需提交以下材料：《出差申請單》復印件、《差旅費報銷單》（需部門負責人簽字確認）、合規(guī)費用憑證（發(fā)票、行程單、收據等，境外憑證需附中文翻譯說明）、出差行程單（含交通、住宿安排）。涉及業(yè)務招待費、加班餐費等額外費用的，需額外提供相關審批材料及憑證。第十四條審核審批流程：員工將報銷材料提交至財務部，財務部審核人員首先核查報銷材料的完整性、憑證的合規(guī)性、費用金額是否符合標準；審核通過后，報財務負責人復核；復核通過后，按公司審批權限逐級上報審批（普通員工報銷由部門負責人、分管領導審批，大額報銷或高管報銷需報總經理審批）；審批通過后，由財務部安排款項支付，將報銷費用轉入員工個人指定銀行賬戶。第十五條報銷異議處理：財務部審核過程中發(fā)現報銷材料不完整、憑證不合規(guī)或費用超出標準的，需及時通知報銷人補充材料或說明情況；報銷人對審核結果有異議的，可向財務部提出復核申請，財務部需在3個工作日內完成復核并反饋結果；復核后仍有爭議的，報公司管理層協調處理。第五章差旅費管理要求第十六條費用控制要求：各部門需嚴格控制出差頻次及差旅費用，將差旅費納入部門年度預算管理，超預算部分需提前報總經理審批。財務部定期統(tǒng)計各部門差旅費支出情況，向管理層及各部門反饋預算執(zhí)行情況，為費用控制提供數據支撐。第十七條憑證管理要求：員工需妥善保管差旅費用憑證，確保憑證真實、完整、合規(guī)，嚴禁偽造、變造憑證騙取報銷費用。境外出差取得的外文憑證，需同步提供中文翻譯件，注明憑證內容、金額、發(fā)生時間、用途等信息，翻譯件需由報銷人簽字確認。第十八條出差紀律要求：員工出差期間需嚴格遵守公司規(guī)章制度及出差目的地的法律法規(guī)、風俗習慣，嚴禁借出差之機從事私人旅游、探親訪友等非公務活動；嚴禁虛報出差天數、虛開費用憑證、多報費用等違規(guī)行為。出差期間需保持通訊暢通，及時向部門負責人匯報工作進展情況。第十九條監(jiān)督檢查要求：財務部聯合人力資源部定期對公司差旅費報銷情況開展監(jiān)督檢查，重點核查報銷憑證真實性、費用合規(guī)性、審批流程完整性等；對檢查中發(fā)現的問題，及時督促相關部門及人員整改。公司審計部門（如設置）可將差旅費管理納入年度審計范圍，強化監(jiān)督力度。第六章責任追究第二十條員工存在以下違規(guī)行為的，公司將視情節(jié)輕重給予相應處理：（一）未按規(guī)定辦理出差申請及審批手續(xù)擅自出差的，差旅費用不予報銷，同時給予警告處分；（二）虛報出差天數、虛開費用憑證、多報差旅費用的，責令退回違規(guī)報銷款項，并處以違規(guī)金額1-2倍的罰款；情節(jié)嚴重的，給予記過或開除處分；（三）借出差之機從事非公務活動，產生的費用由個人承擔，同時給予警告或記過處分；（四）未按規(guī)定時限提交報銷申請且無合理原因，或拒絕配合財務部審核工作的，給予通報批評；（五）違規(guī)行為涉嫌違法的，依法追究法律責任。第二十一條部門負責人及審批人員未嚴格履行審核審批職責，導致違規(guī)報銷的，給予通報批評；情節(jié)嚴重的，追究相應管理責任。財務部審核人員未嚴格履行審核職責，未能發(fā)現違規(guī)報銷行為的，給予通報批評；存在串通舞弊行為的，給予開除處分并依法追究責任。第七章附則第二十二條本