2026年跨境電商公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理工作，強(qiáng)化費(fèi)用支出管控，保障資金使用安全合規(guī)，提升資金使用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》及跨境電商行業(yè)相關(guān)監(jiān)管要求，結(jié)合公司跨境運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、各下屬機(jī)構(gòu)及全體員工的所有費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)活動(dòng)，包括但不限于日常辦公費(fèi)用、跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用（跨境物流費(fèi)、海外市場(chǎng)推廣費(fèi)等）、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、采購(gòu)費(fèi)、員工福利費(fèi)用等。所有費(fèi)用支出及報(bào)銷(xiāo)均需嚴(yán)格遵循本制度規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)的費(fèi)用支出一律不予報(bào)銷(xiāo)。第三條本制度所指費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，是指員工在履行工作職責(zé)過(guò)程中發(fā)生的、符合公司規(guī)定的合理支出，憑合法有效憑證向公司申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)部支付款項(xiàng)的行為。第四條費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)核心原則：合規(guī)合法原則：費(fèi)用支出及報(bào)銷(xiāo)需嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、公司財(cái)務(wù)制度及跨境業(yè)務(wù)相關(guān)監(jiān)管要求，憑證真實(shí)合法有效；真實(shí)必要原則：費(fèi)用支出需與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)直接相關(guān)，確屬工作必需，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)、套取費(fèi)用；及時(shí)高效原則：?jiǎn)T工需在費(fèi)用發(fā)生后規(guī)定時(shí)限內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，確保報(bào)銷(xiāo)流程高效推進(jìn)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)入賬；權(quán)責(zé)明晰原則：明確費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)，確保報(bào)銷(xiāo)流程可追溯、責(zé)任可落實(shí)；效益管控原則：費(fèi)用支出需兼顧效益與成本，優(yōu)先保障核心業(yè)務(wù)需求，杜絕鋪張浪費(fèi)。第二章組織架構(gòu)與核心職責(zé)第五條公司建立“財(cái)務(wù)統(tǒng)籌、部門(mén)審核、分級(jí)審批”的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理體系，明確財(cái)務(wù)部為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理的牽頭部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)為費(fèi)用支出及報(bào)銷(xiāo)的責(zé)任部門(mén)，共同推進(jìn)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)范管理。第六條財(cái)務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂與維護(hù)，牽頭落實(shí)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)全流程管理工作；負(fù)責(zé)審核報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性，核查費(fèi)用支出的合規(guī)性、合理性及金額準(zhǔn)確性；負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)的審核支付，規(guī)范資金撥付流程，確保資金安全；負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)相關(guān)憑證、資料的歸檔管理，建立報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬，妥善保管報(bào)銷(xiāo)檔案；定期開(kāi)展費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)項(xiàng)檢查，梳理報(bào)銷(xiāo)管理中存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化改進(jìn)建議；組織開(kāi)展費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度培訓(xùn)，提升員工報(bào)銷(xiāo)規(guī)范意識(shí)及憑證整理能力。第七條各業(yè)務(wù)部門(mén)核心職責(zé)：部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)費(fèi)用支出的事前把控及報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的初步審核，核查費(fèi)用支出的真實(shí)性、必要性及與工作的相關(guān)性，確保本部門(mén)報(bào)銷(xiāo)工作合規(guī)有序；報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)憑真實(shí)有效的憑證申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)，準(zhǔn)確填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)信息，整理提交完整的報(bào)銷(xiāo)材料；對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料的真實(shí)性、完整性承擔(dān)直接責(zé)任；配合財(cái)務(wù)部及部門(mén)負(fù)責(zé)人完成報(bào)銷(xiāo)審核過(guò)程中的信息核實(shí)工作。第八條公司管理層核心職責(zé)：分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)審批分管部門(mén)的大額費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，核查費(fèi)用支出的合理性及必要性；總經(jīng)理：負(fù)責(zé)審批公司重大、大額費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)及特殊費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，協(xié)調(diào)解決報(bào)銷(xiāo)管理中的跨部門(mén)難題；財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核報(bào)銷(xiāo)流程的合規(guī)性、報(bào)銷(xiāo)金額的準(zhǔn)確性，監(jiān)督財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)審核及支付工作。第三章報(bào)銷(xiāo)全流程管理第九條報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)時(shí)限與材料要求：報(bào)銷(xiāo)時(shí)限：日常費(fèi)用需在發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)；跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用（如跨境物流費(fèi)、海外推廣費(fèi)等）需在費(fèi)用結(jié)算完成后30個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)；逾期未提交且無(wú)合理理由的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)；基礎(chǔ)材料：報(bào)銷(xiāo)需提交《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，準(zhǔn)確填寫(xiě)費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、支付方式、部門(mén)及經(jīng)辦人等信息；同時(shí)附合法有效憑證（發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單等），憑證需加蓋收款單位公章或發(fā)票專(zhuān)用章，要素完整、字跡清晰；支撐材料：根據(jù)費(fèi)用類(lèi)型提供對(duì)應(yīng)支撐材料，如差旅費(fèi)需附行程單（機(jī)票、車(chē)票、酒店訂單等），業(yè)務(wù)招待費(fèi)需附招待審批單及相關(guān)說(shuō)明，跨境物流費(fèi)需附物流合同、運(yùn)單及結(jié)算明細(xì)，海外推廣費(fèi)需附推廣合同、投放明細(xì)及效果報(bào)表等；支撐材料需與報(bào)銷(xiāo)憑證內(nèi)容一致，確保費(fèi)用支出可追溯。第十條部門(mén)審核：報(bào)銷(xiāo)經(jīng)辦人填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》并整理完整報(bào)銷(xiāo)材料后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷(xiāo)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查費(fèi)用支出的真實(shí)性、必要性，報(bào)銷(xiāo)單據(jù)填寫(xiě)的規(guī)范性，憑證及支撐材料的完整性；審核通過(guò)的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至財(cái)務(wù)部；審核未通過(guò)的，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充完善或說(shuō)明情況，不符合規(guī)定的費(fèi)用需駁回不予報(bào)銷(xiāo)。第十一條財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部接收?qǐng)?bào)銷(xiāo)材料后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)審核工作，審核內(nèi)容包括：報(bào)銷(xiāo)單據(jù)填寫(xiě)是否規(guī)范準(zhǔn)確，憑證是否合法有效、要素是否完整，支撐材料是否齊全且與憑證匹配，費(fèi)用支出是否符合公司報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)及制度規(guī)定，金額計(jì)算是否準(zhǔn)確；審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，財(cái)務(wù)部需及時(shí)與經(jīng)辦人或部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通核實(shí)；需補(bǔ)充材料的，退回經(jīng)辦人補(bǔ)充；不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的，明確說(shuō)明理由并退回；審核通過(guò)的，由財(cái)務(wù)審核人員簽字確認(rèn)后，按審批權(quán)限提交至相關(guān)管理層審批；涉及跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用的，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人專(zhuān)項(xiàng)審核。第十二條分級(jí)審批：審批權(quán)限劃分：?jiǎn)喂P報(bào)銷(xiāo)金額5000元以下的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批；5000元（含）至5萬(wàn)元的，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬(wàn)元（含）以上的，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批；特殊費(fèi)用（如應(yīng)急支出、特殊業(yè)務(wù)招待費(fèi)等）無(wú)論金額大小，均需報(bào)總經(jīng)理審批；審批人需對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審核，核查費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性及審批流程的完整性；審批通過(guò)的，簽字確認(rèn)后退回財(cái)務(wù)部；審批未通過(guò)的，說(shuō)明理由并退回相關(guān)環(huán)節(jié)處理；跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批時(shí)，需重點(diǎn)核查費(fèi)用與跨境業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、境外憑證的合規(guī)性及外匯支付相關(guān)手續(xù)的完整性。第十三條支付與歸檔：財(cái)務(wù)部收到審批通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)材料后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人最終審核確認(rèn)，納入資金支付計(jì)劃；財(cái)務(wù)部按公司資金支付流程及規(guī)定時(shí)限，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、對(duì)公支付等合規(guī)方式支付報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)，嚴(yán)禁現(xiàn)金支付大額費(fèi)用；涉及跨境費(fèi)用支付的，需嚴(yán)格遵守外匯管理規(guī)定，辦理相關(guān)外匯支付手續(xù)；報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)支付后，財(cái)務(wù)部及時(shí)更新報(bào)銷(xiāo)臺(tái)賬，對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證、《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》、審批文件及支撐材料等進(jìn)行分類(lèi)歸檔；歸檔資料需妥善保管，紙質(zhì)資料保管期限不少于5年，電子資料備份保存期限不少于10年；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批流程，確保檔案信息安全。第四章報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范第十四條日常辦公費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)：辦公耗材（紙張、筆墨、文件夾等）：由行政部統(tǒng)一采購(gòu)管理，各部門(mén)按需申領(lǐng)；特殊辦公耗材需單獨(dú)報(bào)銷(xiāo)的，需附采購(gòu)申請(qǐng)單及合法憑證，金額不得超出合理范圍；辦公設(shè)備維修及租賃：需提前提交維修或租賃申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部審核批準(zhǔn)后支出；報(bào)銷(xiāo)時(shí)附申請(qǐng)單、合同及結(jié)算憑證；通訊費(fèi)用：?jiǎn)T工手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)按崗位層級(jí)制定標(biāo)準(zhǔn)，普通員工每月不超過(guò)300元，部門(mén)負(fù)責(zé)人每月不超過(guò)500元，高管每月不超過(guò)800元；憑話費(fèi)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分不予報(bào)銷(xiāo)；跨境業(yè)務(wù)崗位可根據(jù)實(shí)際工作需求適當(dāng)提高標(biāo)準(zhǔn)，最高不超過(guò)1000元/月，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十五條差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)：交通費(fèi)用：國(guó)內(nèi)出差高鐵優(yōu)先選擇二等座，飛機(jī)優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙；境外出差飛機(jī)選擇經(jīng)濟(jì)艙，當(dāng)?shù)亟煌▋?yōu)先選擇公共交通或公司指定合作車(chē)輛；憑交通憑證報(bào)銷(xiāo)，因特殊情況選擇更高等級(jí)交通方式的，需提前報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則超出部分自理；住宿費(fèi)用：國(guó)內(nèi)出差住宿標(biāo)準(zhǔn)按城市等級(jí)劃分，一線城市（北京、上海、廣州、深圳）每人每天不超過(guò)600元，二線城市每人每天不超過(guò)400元，三四線城市每人每天不超過(guò)300元；境外出差住宿標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家/地區(qū)劃分，歐美主要城市每人每天不超過(guò)1500元，其他地區(qū)每人每天不超過(guò)1000元；憑酒店發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分不予報(bào)銷(xiāo)；伙食及市內(nèi)交通補(bǔ)貼：國(guó)內(nèi)出差伙食補(bǔ)貼每人每天100元，市內(nèi)交通補(bǔ)貼每人每天80元，按出差天數(shù)計(jì)發(fā)，無(wú)需附憑證；境外出差伙食補(bǔ)貼每人每天300元，市內(nèi)交通補(bǔ)貼每人每天200元，按出差天數(shù)計(jì)發(fā)。第十六條業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待費(fèi)需提前提交招待申請(qǐng)，說(shuō)明招待對(duì)象、事由、人數(shù)及預(yù)算，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后支出；國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)招待人均標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)300元，境外業(yè)務(wù)招待人均標(biāo)準(zhǔn)不超過(guò)800元；憑餐飲、禮品等相關(guān)憑證報(bào)銷(xiāo)，超出標(biāo)準(zhǔn)部分需報(bào)總經(jīng)理審批；嚴(yán)禁以業(yè)務(wù)招待名義報(bào)銷(xiāo)個(gè)人消費(fèi)費(fèi)用，不得贈(zèng)送貴重禮品，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。第十七條跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)：跨境物流費(fèi)：憑物流合同、運(yùn)單、結(jié)算明細(xì)及發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，需與跨境訂單信息匹配，確保費(fèi)用真實(shí)對(duì)應(yīng)；海外市場(chǎng)推廣費(fèi)：憑推廣合同、投放明細(xì)、效果報(bào)表及發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，需明確推廣渠道、投放周期及目標(biāo)效果，確保費(fèi)用支出與推廣成效掛鉤；境外倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)：憑倉(cāng)儲(chǔ)合同、入庫(kù)單、出庫(kù)單及結(jié)算發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，需核對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)面積、租賃期限及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確；跨境支付手續(xù)費(fèi)：憑支付平臺(tái)結(jié)算憑證及發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，需與跨境交易金額匹配，按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷(xiāo)。第五章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第十八條監(jiān)督機(jī)制：日常監(jiān)督：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)全流程進(jìn)行日常監(jiān)督，重點(diǎn)核查報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)性、流程合規(guī)性及費(fèi)用支出合理性；專(zhuān)項(xiàng)檢查：公司每季度開(kāi)展一次費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)專(zhuān)項(xiàng)檢查，由財(cái)務(wù)部牽頭，行政部、審計(jì)部配合，重點(diǎn)核查大額費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、跨境業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及異常報(bào)銷(xiāo)情況；舉報(bào)監(jiān)督：建立費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)違規(guī)行為舉報(bào)機(jī)制，公布舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工舉報(bào)虛報(bào)、冒領(lǐng)、套取費(fèi)用等違規(guī)行為；對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，核查屬實(shí)的給予舉報(bào)人員獎(jiǎng)勵(lì)。第十九條考核機(jī)制：公司將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)范情況納入各部門(mén)及員工的績(jī)效考核體系，核心考核指標(biāo)包括報(bào)銷(xiāo)材料合規(guī)率、報(bào)銷(xiāo)流程及時(shí)率、費(fèi)用支出合理性等；績(jī)效考核結(jié)果與部門(mén)及個(gè)人的薪酬福利、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤，激勵(lì)員工嚴(yán)格遵守報(bào)銷(xiāo)制度。第二十條獎(jiǎng)懲措施：獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)嚴(yán)格遵守本制度、報(bào)銷(xiāo)規(guī)范及時(shí)、積極舉報(bào)違規(guī)行為的部門(mén)及個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；全年無(wú)違規(guī)報(bào)銷(xiāo)記錄的部門(mén)，給予團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)金；舉報(bào)違規(guī)報(bào)銷(xiāo)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人員500-2000元不等的專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；懲處：對(duì)違反本制度規(guī)定的部門(mén)及個(gè)人，根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重給予相應(yīng)懲處：（1）報(bào)銷(xiāo)材料不完整、填寫(xiě)不規(guī)范的，給予經(jīng)辦人批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；多次出現(xiàn)的，扣減個(gè)人績(jī)效；（2）虛報(bào)、冒領(lǐng)、套取費(fèi)用的，追回違規(guī)報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)，給予經(jīng)辦人及部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)處罰（違規(guī)金額的2-5倍），扣減績(jī)效；情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任；（3）審核人員未嚴(yán)格履行審核職責(zé)，導(dǎo)致違規(guī)報(bào)銷(xiāo)的，給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分；因?qū)徍耸氃斐晒窘?jīng)濟(jì)損失的，追