社會組織員工檔案管理制度一、總則1.目的為規(guī)范社會組織員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為組織的人力資源管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于社會組織內(nèi)所有在職員工、離職員工的檔案管理工作。3.檔案定義員工檔案是指在員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪資調(diào)整、獎懲、離職等人力資源管理活動中形成的，以紙質(zhì)或電子形式記錄員工個人經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等相關(guān)信息的文件材料。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門由社會組織的綜合管理部或?qū)ｉT設(shè)立的檔案管理小組負(fù)責(zé)員工檔案的集中管理工作。其職責(zé)包括：制定和完善員工檔案管理制度。負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、歸檔、保管和借閱工作。維護(hù)檔案信息的安全和保密，防止檔案的損壞、丟失和泄露。定期對檔案進(jìn)行清查和審核，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。為組織內(nèi)部各部門提供檔案查詢和利用服務(wù)。2.各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集和整理工作，并及時將相關(guān)材料移交檔案管理部門。部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。3.員工個人職責(zé)員工有義務(wù)如實(shí)提供個人相關(guān)信息和資料，并及時更新個人檔案中的信息變化。員工應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀或帶走本人檔案。三、檔案內(nèi)容分類1.個人基本信息類身份證、戶口本復(fù)印件。個人簡歷，包括教育背景、工作經(jīng)歷等。一寸免冠照片。聯(lián)系方式，如電話、電子郵箱等。2.入職材料類應(yīng)聘登記表，詳細(xì)記錄員工應(yīng)聘時填寫的各項(xiàng)信息。面試評估報(bào)告，由面試考官對員工面試表現(xiàn)的評價(jià)。錄用通知書，明確員工的錄用崗位、薪資待遇等信息。體檢報(bào)告，證明員工身體健康狀況適合崗位工作。離職證明，原工作單位出具的離職信息。3.教育培訓(xùn)類學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。專業(yè)技能證書、培訓(xùn)證書等復(fù)印件。參加組織內(nèi)部或外部培訓(xùn)的記錄和總結(jié)。4.績效考核類年度、季度、月度績效考核表?？冃Ц倪M(jìn)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄?？冃Э己嗣嬲動涗洝?.薪資福利類薪資調(diào)整申請表及審批記錄。獎金、福利發(fā)放記錄。社保、公積金繳納記錄。6.獎懲記錄類獎勵證書、表彰文件等復(fù)印件。違紀(jì)處分通知及相關(guān)處理材料。7.崗位變動類崗位調(diào)動申請表及審批文件。晉升、降職相關(guān)文件和通知。8.離職材料類離職申請表及審批記錄。離職交接清單，包括工作交接、物品交接等。離職面談記錄。四、檔案收集與整理1.收集原則及時收集：各部門應(yīng)在員工相關(guān)信息發(fā)生變化或相關(guān)事件完成后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案材料移交檔案管理部門。一般情況下，入職材料應(yīng)在員工入職后的5個工作日內(nèi)收集齊全；培訓(xùn)證書在獲得后的3個工作日內(nèi)提交；績效考核結(jié)果在考核結(jié)束后的2個工作日內(nèi)移交等。準(zhǔn)確收集：確保收集的檔案材料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假信息或遺漏重要內(nèi)容。完整收集：全面收集員工在各個工作階段形成的各類檔案材料，確保檔案材料的完整性。2.收集流程員工提供：員工在入職時，應(yīng)按照要求填寫各種表格，并提供相關(guān)證件、證書的原件及復(fù)印件。在工作過程中，如獲得新的培訓(xùn)證書、榮譽(yù)證書等，應(yīng)及時將復(fù)印件提交給所在部門。部門收集：各部門指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，對材料的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括材料是否齊全、填寫是否規(guī)范、簽字蓋章是否完備等。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時退回員工補(bǔ)充或修改。部門移交：各部門將審核通過的檔案材料定期（每月或每季度）移交至檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《檔案材料移交清單》，注明移交材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.整理方法分類整理：檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。將同一類別的檔案材料放在一起，便于查找和管理。編號歸檔：對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性?？梢圆捎媚攴?部門代碼+員工編號+檔案類別代碼+順序號的方式進(jìn)行編號。例如，2024年綜合管理部員工001的績效考核類第3份材料，編號為2024010010403。編號完成后，將檔案材料放入相應(yīng)的檔案袋或文件夾中，并在檔案袋或文件夾上標(biāo)注員工姓名、編號、檔案類別等信息。建立索引：為了方便檔案的查詢和利用，應(yīng)建立電子和紙質(zhì)的檔案索引。索引內(nèi)容包括員工姓名、編號、檔案類別、材料名稱、編號、存放位置等信息。電子索引可以使用Excel表格或?qū)ｉT的檔案管理軟件進(jìn)行管理，紙質(zhì)索引可以打印出來裝訂成冊，存放在檔案柜中。五、檔案保管1.保管環(huán)境設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜，確保檔案存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜。檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檔案柜應(yīng)使用堅(jiān)固耐用、防火性能良好的材料制作，并設(shè)置門鎖，確保檔案的安全。2.保管方式紙質(zhì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案袋或文件夾進(jìn)行裝袋裝訂，并按照員工編號和檔案類別進(jìn)行分類存放。對于重要的檔案材料，可以采取雙套制保管，即一份存放在檔案庫房，另一份存放在異地備份庫。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)可以存儲在移動硬盤、光盤等外部存儲設(shè)備上，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.保管期限員工在職期間，其檔案應(yīng)妥善保管。員工離職后，檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，一般為5年10年，具體保管期限可根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和組織實(shí)際情況確定。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案前，應(yīng)進(jìn)行清理和審核，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，在專人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。六、檔案借閱與利用1.借閱原則嚴(yán)格審批：借閱員工檔案必須經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱。保密原則：借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。限時歸還：借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得拖延。2.借閱流程借閱申請：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字。檔案管理部門審核：檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，對借閱申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱原因是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。對于符合要求的申請，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對于不符合要求的申請，應(yīng)及時通知借閱人并說明原因。借閱登記：借閱人在批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、借閱檔案名稱和數(shù)量、借閱期限等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。檔案借閱：檔案管理人員按照《檔案借閱登記簿》上的記錄，將檔案交給借閱人。借閱人應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時向檔案管理人員提出。3.歸還流程按時歸還：借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。歸還時，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得有涂改、損壞、丟失等情況。歸還登記：檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對檔案的名稱和數(shù)量是否與借閱時一致。如檔案完好無損，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。4.利用方式社會組織內(nèi)部各部門在進(jìn)行人力資源管理決策、員工考核、培訓(xùn)等工作時，可根據(jù)工作需要查閱員工檔案。查閱檔案時，應(yīng)按照檔案借閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。經(jīng)過授權(quán)的外部機(jī)構(gòu)或個人，如司法機(jī)關(guān)、上級主管部門等，在需要查閱員工檔案時，應(yīng)出具相關(guān)的介紹信或證明文件，并經(jīng)社會組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息的安全。七、檔案安全與保密1.安全管理檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施、防盜裝置、溫濕度控制等。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，掌握消防器材的使用方法。建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，保護(hù)檔案的安全。2.保密措施檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。檔案管理人員與社會組織應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對涉及員工隱私和敏感信息的檔案材料，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息的安全保密。在檔案借閱和利用過程中，借閱人不得擅自復(fù)印、拍照或抄錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)印或拍照的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。八、檔案清理與更新1.定期清理檔案管理部門應(yīng)定期（每年或每兩年）對員工檔案進(jìn)行清理。清理內(nèi)容包括：檢查檔案材料的完整性，對缺失的材料及時進(jìn)行補(bǔ)充收集。清理過期或無用的檔案材料，按照檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。核對檔案信息的準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時進(jìn)行更正。2.及時更新當(dāng)員工的個人信息發(fā)生變化時，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、學(xué)歷、職稱等，員工應(yīng)及時向所在部門報(bào)告，并提供相關(guān)證明材料。部門將材料收集整理后移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到材料后的3個工作日內(nèi)更新員工檔案信息。員工在工作過程中獲得新的榮譽(yù)、獎勵、處分等，相關(guān)部門應(yīng)在事件發(fā)生后的