企業(yè)公章管理與使用規(guī)范范本公章作為企業(yè)行使民事權(quán)利、履行法律義務(wù)的核心憑證，其管理與使用直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)安全。為防范法律風(fēng)險(xiǎn)、保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)規(guī)范有序，結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求，制定本公章管理與使用規(guī)范，明確管理職責(zé)、操作流程及違規(guī)處置要求，確保公章使用合法、安全、規(guī)范。一、總則1.適用范圍：本規(guī)范適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的公章（含企業(yè)公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等）管理與使用。2.公章定義：公章是企業(yè)對(duì)外行使職權(quán)、承擔(dān)法律責(zé)任的法定憑證，包括但不限于企業(yè)公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章等。二、管理職責(zé)（一）行政部（或綜合管理部）作為公章管理的統(tǒng)籌部門，需牽頭制定完善公章管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)辦理公章的刻制、備案、注銷及銷毀手續(xù)；組織公章管理培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的合規(guī)意識(shí)；對(duì)違規(guī)用印行為進(jìn)行調(diào)查、處理，及時(shí)堵塞管理漏洞。（二）公章保管人由行政部指定責(zé)任心強(qiáng)、熟悉企業(yè)制度、具備保密意識(shí)的人員擔(dān)任，需簽訂《公章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任：嚴(yán)格遵守保管要求，按流程用印，不得擅自委托他人代管；實(shí)時(shí)登記用印記錄，確保用印行為可追溯；發(fā)現(xiàn)公章丟失、被盜用或違規(guī)使用等情況，立即向行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（三）使用申請(qǐng)人需如實(shí)填寫用印申請(qǐng)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、手續(xù)齊全；配合審批及登記流程，對(duì)用印文件的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)；用印后妥善保管文件，避免因文件泄露給企業(yè)造成損失。三、公章的刻制與備案（一）刻制申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要新增或更換公章時(shí)，由申請(qǐng)部門提交書面申請(qǐng)（說(shuō)明刻制原因、公章類型），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。（二）刻制與備案要求1.公章必須到公安機(jī)關(guān)指定的刻章機(jī)構(gòu)刻制，嚴(yán)禁私自刻制；2.刻制完成后，由行政部向公安機(jī)關(guān)提交刻章證明、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照等材料，辦理備案手續(xù)，領(lǐng)取備案回執(zhí)；涉及財(cái)務(wù)章、發(fā)票章的，同步向稅務(wù)部門報(bào)備。（三）公章啟用備案完成后，行政部發(fā)布《公章啟用通知》，明確啟用時(shí)間、使用范圍；舊公章同步作廢，按“公章注銷與銷毀”流程處理。四、公章的保管要求（一）保管場(chǎng)所公章應(yīng)存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ梦募?，存放地點(diǎn)需具備防盜、防火、防潮條件；非工作時(shí)間應(yīng)將公章妥善封存，避免脫離保管人控制。（二）保管交接保管人崗位變動(dòng)或離職時(shí)，需提前3個(gè)工作日提交交接申請(qǐng)，由行政部指定監(jiān)交人（如紀(jì)檢人員、法律顧問(wèn)），辦理交接手續(xù)：填寫《公章交接清單》，記錄公章數(shù)量、使用記錄、現(xiàn)存文件等；交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)，行政部更新保管人信息并公示。（三）臨時(shí)保管保管人因出差、休假等原因需臨時(shí)移交公章的，需提前向行政部提交書面申請(qǐng)，經(jīng)審批后移交至企業(yè)指定的備用保管人，雙方簽訂《臨時(shí)保管協(xié)議》，明確保管責(zé)任與用印限制；移交人需將近期用印記錄、未辦結(jié)的用印申請(qǐng)交接清楚。五、公章的使用流程（一）申請(qǐng)使用申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱、用途、份數(shù)、接收方（如有），并附文件正文及相關(guān)附件（如合同需附對(duì)方主體資格證明、授權(quán)委托書等），確保文件內(nèi)容完整、無(wú)涂改。（二）審批1.一般文件（如日常公文、證明材料等）：由部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與企業(yè)職責(zé)相符、手續(xù)齊全后簽字批準(zhǔn)。2.重要文件（如合同協(xié)議、對(duì)外擔(dān)保、重大決策文件等）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批；涉及重大事項(xiàng)（如投資、融資、產(chǎn)權(quán)變更）的，需提交董事會(huì)或股東會(huì)審議通過(guò)。3.緊急情況：如遇突發(fā)事項(xiàng)需用印且審批人無(wú)法及時(shí)簽字的，申請(qǐng)人應(yīng)通過(guò)電話、郵件向?qū)徟苏f(shuō)明情況，取得口頭同意后先行用印，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書面審批手續(xù)，行政部留存溝通記錄（如通話錄音、郵件截圖）。（三）登記與用印1.保管人收到審批通過(guò)的《公章使用申請(qǐng)表》后，在《公章使用登記簿》上登記用印時(shí)間、文件名稱、申請(qǐng)人、審批人等信息；2.核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)信息一致后，在文件指定位置（如落款處、騎縫處）用印，確保印章清晰、完整；多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，復(fù)印件用印需注明“復(fù)印件與原件一致”及日期；3.禁止行為：嚴(yán)禁在空白介紹信、合同、授權(quán)書等空白文件上加蓋公章；嚴(yán)禁將公章帶離保管場(chǎng)所（確因工作需要外出用印的，需經(jīng)總經(jīng)理審批，由保管人或指定人員陪同，用印后立即返回）。（四）存檔用印完成后，保管人將《公章使用申請(qǐng)表》與用印文件副本（或復(fù)印件）一并存檔，存檔期限不少于10年，便于后續(xù)查詢和審計(jì)。六、公章的注銷與銷毀（一）注銷申請(qǐng)因企業(yè)名稱變更、注銷、公章?lián)p壞等原因需注銷公章的，由行政部提交注銷申請(qǐng)（附相關(guān)證明材料），經(jīng)總經(jīng)理審批后，向公安機(jī)關(guān)提交注銷申請(qǐng)，領(lǐng)取注銷回執(zhí)。（二）銷毀流程注銷后的公章由行政部負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時(shí)需邀請(qǐng)至少兩名見證人（如紀(jì)檢人員、法律顧問(wèn)）到場(chǎng)，填寫《公章銷毀清單》，記錄公章名稱、編號(hào)、銷毀方式（如粉碎、熔毀），銷毀后由見證人、行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，過(guò)程可拍照或錄像留存。七、違規(guī)行為與處理（一）違規(guī)行為包括但不限于：未經(jīng)審批擅自用??；在空白文件、不符合要求的文件上用?。槐９懿簧茖?dǎo)致公章丟失、被盜用；偽造、變?cè)旃?；擅自將公章帶離保管場(chǎng)所且未報(bào)備。（二）處理措施1.內(nèi)部處罰：視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職、解除勞動(dòng)合同等處分，同時(shí)要求責(zé)任人賠償企業(yè)損失；2.法律責(zé)任：如違規(guī)行為涉嫌違法犯罪（如偽造公章、合同詐騙），移交司法機(jī)關(guān)處理，追究刑事責(zé)任。八、附則1.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行，由行政部負(fù)責(zé)解釋。2.各分支機(jī)構(gòu)可根據(jù)本規(guī)范制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)總公司行政