合同信息記錄及審查表工具指南一、適用場景與價值在企業(yè)運營、項目合作、業(yè)務(wù)往來等場景中，合同作為明確雙方權(quán)利義務(wù)的核心文件，其信息記錄的完整性和審查的嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響交易安全與風(fēng)險防控。本工具適用于法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門或行政人員對各類合同（如采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化信息登記與合規(guī)性審查，可幫助系統(tǒng)化管理合同全生命周期，避免因信息遺漏或條款漏洞引發(fā)的糾紛，同時為后續(xù)履約跟蹤、審計檢查提供可靠依據(jù)。二、使用流程詳解第一步：合同基礎(chǔ)信息收集在簽訂合同前，需同步收集雙方基礎(chǔ)信息及合同核心要素，保證信息準(zhǔn)確無誤。包括：合同名稱（需體現(xiàn)合作性質(zhì)，如“項目采購合同”）、合同編號（可按年份-部門-序號規(guī)則編制，如“2024-采-001”）、簽訂日期、簽訂地點、甲方（委托方）信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式）、乙方（承接方）信息（同甲方信息格式）。第二步：合同核心條款填寫根據(jù)合同類型，詳細(xì)填寫核心條款內(nèi)容，保證條款清晰、無歧義：標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容：明確具體物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量或服務(wù)范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等（如“采購辦公電腦100臺，型號為，配置為……”）；金額與支付方式：合同總金額（大小寫需一致）、分階段付款節(jié)點（如“預(yù)付款30%簽約后3日內(nèi)，到貨驗收后付60%，質(zhì)保期滿付10%”）、支付賬戶信息（開戶行、戶名、賬號，注意賬號用號部分替代關(guān)鍵數(shù)字）；履行期限與地點：起始/結(jié)束日期、履行具體地點（如“甲方辦公地址”或“乙方工廠”）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收：明確驗收標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國家GB/T標(biāo)準(zhǔn)”）、驗收流程（如“乙方提交驗收申請后5個工作日內(nèi)，甲方組織驗收”）、質(zhì)保期（如“12個月”）；違約責(zé)任：約定違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“逾期交付，每延遲1日按合同總額0.5%支付違約金”）；爭議解決方式：明確仲裁或訴訟管轄地（如“提交仲裁委員會仲裁”或“甲方所在地人民法院管轄”）。第三步：合規(guī)性審查由法務(wù)或?qū)I(yè)審查人員對合同條款進(jìn)行逐項審查，重點核查：主體資格：雙方是否為合法注冊的法人/組織，信用代碼是否有效，經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核實，避免提及具體）；條款合法性：是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”（如“乙方不得中途解除合同”等單方限制權(quán)利條款）；風(fēng)險點排查：檢查金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息是否與談判一致，違約責(zé)任是否對等，知識產(chǎn)權(quán)、保密條款是否明確（如涉及技術(shù)合作，需明確歸屬及使用權(quán)限）；完整性審查：合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、補充協(xié)議）是否齊全，附件內(nèi)容與是否沖突。第四步：審批與簽署審查通過后，按企業(yè)內(nèi)部流程履行審批手續(xù)：經(jīng)辦人填寫審批意見→部門負(fù)責(zé)人審核→法務(wù)*（如需）最終確認(rèn)→雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（騎縫章需完整）。審批過程中需保留紙質(zhì)或電子審批記錄，保證可追溯。第五步：信息歸檔與更新合同簽署后，將“合同信息記錄及審查表”與合同原件、附件、審批記錄等統(tǒng)一歸檔：電子檔案：按合同編號分類存儲于指定服務(wù)器或管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“合同編號-合同名稱”；紙質(zhì)檔案：裝入檔案袋，標(biāo)注合同名稱、編號、日期，存放于專用檔案柜；定期更新：建立合同臺賬，動態(tài)記錄履行進(jìn)度（如付款節(jié)點、驗收情況），對即將到期或存在履約風(fēng)險的合同提前預(yù)警。三、合同信息記錄及審查表模板項目內(nèi)容合同基本信息合同編號合同名稱簽訂日期年月日簽訂地點甲方信息名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址聯(lián)系人*聯(lián)系方式*乙方信息名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址聯(lián)系人*聯(lián)系方式*核心條款標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容合同總金額（大寫）合同總金額（小寫）￥支付方式履行期限年月日至年月日履行地點質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收違約責(zé)任爭議解決方式審查意見審查要點□主體資格□條款合法性□風(fēng)險點□完整性□其他（請注明）審查人*審查日期年月日審批流程經(jīng)辦人*意見及簽字部門負(fù)責(zé)人*意見及簽字法務(wù)*（如需）意見及簽字備注（如附件清單、特殊約定等）四、使用注意事項與風(fēng)險提示信息準(zhǔn)確性：填寫時需核對雙方信用代碼、賬戶信息等關(guān)鍵內(nèi)容，避免因筆誤導(dǎo)致履約障礙（如賬號錯誤可能導(dǎo)致付款失敗）。審查重點：對“定金”與“訂金”“違約金”與“賠償金”等易混淆條款需明確區(qū)分（如“定金”適用定金罰則，訂金可退）；涉外合同需注意法律適用及語言版本效力。歸檔規(guī)范：電子檔案需定期備份，紙質(zhì)檔案防潮防火，查閱需履行登記手續(xù)，防止商業(yè)秘密泄露。動態(tài)跟蹤：合同履行過程中，若需變更條款（如金額、期限），需簽訂補充協(xié)議并同步更新審查表，保證信息一致。時效性：