PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)制度一、總則1.目的為規(guī)范本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)所有涉及物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)。3.采購(gòu)原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得有歧視或偏袒行為。效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的采購(gòu)秩序。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理層、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式等重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。2.采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。職責(zé)：根據(jù)采購(gòu)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)文件。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作。3.需求部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)為采購(gòu)需求部門(mén)。職責(zé)：根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展和教學(xué)培訓(xùn)需要，提出采購(gòu)需求。配合采購(gòu)部進(jìn)行供應(yīng)商考察、采購(gòu)合同評(píng)審等工作。參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)物資的適用性負(fù)責(zé)。4.監(jiān)督部門(mén)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)監(jiān)督工作。職責(zé)：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為是否符合制度規(guī)定。受理采購(gòu)活動(dòng)中的投訴舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)，提出改進(jìn)建議。三、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部應(yīng)于每年末根據(jù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)下一年度的教學(xué)培訓(xùn)計(jì)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容。采購(gòu)部將采購(gòu)預(yù)算草案提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)狀況、資金安排等因素進(jìn)行審核，并提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行修改完善，形成正式的采購(gòu)預(yù)算方案，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算方案組織采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計(jì)增加或減少的預(yù)算金額等，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。3.預(yù)算調(diào)整在采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如遇下列情況之一，可申請(qǐng)調(diào)整采購(gòu)預(yù)算：因教學(xué)培訓(xùn)計(jì)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等發(fā)生重大變化，導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算不合理。市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大，原采購(gòu)預(yù)算已無(wú)法滿足采購(gòu)需求。其他不可抗力因素導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算需要調(diào)整。采購(gòu)預(yù)算調(diào)整的申請(qǐng)和審批程序按照預(yù)算編制的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、采購(gòu)流程管理1.采購(gòu)需求提出需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)發(fā)展和教學(xué)培訓(xùn)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購(gòu)部。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和準(zhǔn)確性。采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，結(jié)合采購(gòu)預(yù)算和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)責(zé)任人等。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)備案。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。采購(gòu)部對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，建立供應(yīng)商名單，并對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行調(diào)查評(píng)估。采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評(píng)估其是否符合采購(gòu)要求。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等。4.采購(gòu)文件編制采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，編制采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、談判文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，以及供應(yīng)商的響應(yīng)要求和評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)文件經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。5.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)文件的要求，向合格供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀請(qǐng)，如招標(biāo)公告、詢價(jià)函、談判邀請(qǐng)等。供應(yīng)商按照采購(gòu)文件的要求進(jìn)行響應(yīng)，提交報(bào)價(jià)文件、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等資料。采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。采購(gòu)部與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格金額、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。6.采購(gòu)合同執(zhí)行與驗(yàn)收采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。采購(gòu)物資到貨后，需求部門(mén)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況，如驗(yàn)收合格、驗(yàn)收不合格及不合格原因等。如采購(gòu)物資驗(yàn)收不合格，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部，采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等，直至驗(yàn)收合格為止。7.采購(gòu)付款采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，以及付款金額是否符合合同約定。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行付款。五．采購(gòu)方式管理1.公開(kāi)招標(biāo)適用范圍：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目。程序：采購(gòu)部發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。供應(yīng)商購(gòu)買(mǎi)招標(biāo)文件，按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。采購(gòu)部組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)會(huì)議，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購(gòu)部向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，并簽訂采購(gòu)合同。2.邀請(qǐng)招標(biāo)適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目；采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的項(xiàng)目。程序：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)。被邀請(qǐng)供應(yīng)商按照投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)的要求編制投標(biāo)文件，參加投標(biāo)。采購(gòu)部組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)會(huì)議，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購(gòu)部向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，并簽訂采購(gòu)合同。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判適用范圍：適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。程序：采購(gòu)部成立談判小組，成員包括采購(gòu)部人員、需求部門(mén)人員、技術(shù)專家等。采購(gòu)部向符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請(qǐng)書(shū)，邀請(qǐng)其參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購(gòu)部根據(jù)談判情況和最后報(bào)價(jià)確定成交供應(yīng)商。采購(gòu)部與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。4.詢價(jià)適用范圍：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。程序：采購(gòu)部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、規(guī)格型號(hào)、交貨時(shí)間等信息。供應(yīng)商按照詢價(jià)函的要求進(jìn)行報(bào)價(jià)。采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。采購(gòu)部與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。5.單一來(lái)源采購(gòu)適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。程序：采購(gòu)部填寫(xiě)《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)理由等內(nèi)容?！秵我粊?lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)審批通過(guò)后，采購(gòu)部與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購(gòu)合同。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部可通過(guò)收集采購(gòu)數(shù)據(jù)、分析采購(gòu)案例、與供應(yīng)商溝通、關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等方式，識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購(gòu)部對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣、打分法等工具進(jìn)行評(píng)估。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ｋU(xiǎn)等。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)檢測(cè)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等。對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，明確合同條款，避免合同漏洞，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛。對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的審核和控制，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，防范逾期付款、提前付款等風(fēng)險(xiǎn)。七、采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)文件、資料、記錄等，如采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、供應(yīng)商名單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。2.檔案整理與歸檔采購(gòu)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理與歸檔工作，按照采購(gòu)項(xiàng)目的類別和時(shí)間