企業(yè)合同簽訂歸檔規(guī)范化手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與核心價(jià)值本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、審核、歸檔全流程管理，涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等所有具有法律約束力的書(shū)面協(xié)議。通過(guò)規(guī)范合同簽訂與歸檔操作，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、流程可追溯、檔案管理有序，有效防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時(shí)為后續(xù)合同履約、審計(jì)查詢、糾紛處理提供可靠依據(jù)。二、合同簽訂歸檔全流程操作指南（一）合同起草：明確核心要素，規(guī)范文本格式操作目標(biāo)：保證合同內(nèi)容完整、條款清晰，符合企業(yè)利益與法律法規(guī)要求。步驟說(shuō)明：確定合同主體與類型明確合同簽訂雙方（甲方：企業(yè)全稱；乙方：合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等基礎(chǔ)信息），確認(rèn)合同類型（如采購(gòu)、銷售等），選擇對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無(wú)模板時(shí)需參考行業(yè)通用模板）。填寫(xiě)合同核心條款標(biāo)的條款：清晰描述合同標(biāo)的（貨物名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)等），避免模糊表述（如“相關(guān)產(chǎn)品”需明確具體型號(hào)）。數(shù)量與質(zhì)量條款：約定標(biāo)的數(shù)量（單位、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或明確驗(yàn)收方法）。價(jià)款與支付條款：明確合同總金額、幣種、單價(jià)（如適用），支付方式（轉(zhuǎn)賬/承兌等）、支付節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)”）、收款賬戶信息（企業(yè)全稱、開(kāi)戶行、賬號(hào)）。履行期限與地點(diǎn)：約定合同履行起止時(shí)間、交貨/服務(wù)地點(diǎn)（如“甲方辦公地址”）。違約責(zé)任：明確雙方違約情形及對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“逾期付款按應(yīng)付金額0.05%/日支付違約金”），上限不超過(guò)合同總額的30%。爭(zhēng)議解決方式：優(yōu)先約定“向企業(yè)所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”，避免選擇仲裁機(jī)構(gòu)（除非必要）。其他約定：包括合同生效條件（如“雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章后生效”）、份數(shù)（如“一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份”）。附件整理合同如有附件（如技術(shù)參數(shù)表、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、雙方資質(zhì)文件等），需在中注明“附件為合同組成部分，與本合同具有同等法律效力”，并保證附件內(nèi)容與一致。內(nèi)部初審起草人完成合同文本后，需進(jìn)行自查，保證無(wú)錯(cuò)別字、條款無(wú)歧義、關(guān)鍵信息（如金額、日期）準(zhǔn)確無(wú)誤，然后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人初審。（二）合同審核：多維度把關(guān)，控制法律與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)操作目標(biāo)：通過(guò)專業(yè)審核，保證合同合法合規(guī)，規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)。步驟說(shuō)明：業(yè)務(wù)部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人某某重點(diǎn)審核：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、標(biāo)的數(shù)量/質(zhì)量是否滿足實(shí)際工作要求、對(duì)方履約能力（如合作方業(yè)績(jī)、資質(zhì)證明是否齊全）、付款節(jié)點(diǎn)與業(yè)務(wù)進(jìn)度匹配性。法務(wù)部門(mén)審核法務(wù)專員某某重點(diǎn)審核：合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明）、條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等）、違約責(zé)任是否明確且公平、爭(zhēng)議解決方式是否有效、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如適用）是否歸屬清晰。財(cái)務(wù)部門(mén)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理某某重點(diǎn)審核：合同金額是否符合預(yù)算審批流程、付款方式與資金管理規(guī)范是否一致、收款賬戶信息是否準(zhǔn)確、稅務(wù)處理方式（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)。管理層審批根據(jù)合同金額及重要性，提交對(duì)應(yīng)層級(jí)管理層審批（如：10萬(wàn)元以下由部門(mén)總監(jiān)審批；10萬(wàn)-50萬(wàn)元由分管副總審批；50萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）。審批人需確認(rèn)合同整體風(fēng)險(xiǎn)可控，符合企業(yè)戰(zhàn)略利益。審核反饋：審核環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成，如有修改意見(jiàn)，需明確標(biāo)注修改原因并反饋給起草人，起草人根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整后重新提交審核，直至通過(guò)。（三）合同簽訂：規(guī)范簽署流程，保證法律效力操作目標(biāo)：完成合同簽署，使合同正式具備法律約束力。步驟說(shuō)明：準(zhǔn)備簽署文件審核通過(guò)的合同文本（正本一式X份，按需準(zhǔn)備）、法定代表人證件號(hào)碼明書(shū)（如需授權(quán)代表簽署，需提供授權(quán)委托書(shū)，明確授權(quán)范圍）、雙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、合同附件（如有）。簽署方式確認(rèn)紙質(zhì)合同：雙方簽字并加蓋公章（合同專用章或行政公章，保證印章清晰、不模糊），騎縫章（多頁(yè)合同需加蓋騎縫章，防止抽頁(yè)）；電子合同：通過(guò)企業(yè)指定的第三方電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證簽署人身份真實(shí)、電子簽名有效，平臺(tái)的合同存檔文件需包含時(shí)間戳及簽署憑證。簽署時(shí)間與順序紙質(zhì)合同需雙方同時(shí)簽署或按約定順序簽署（如“甲方先蓋章，乙方后蓋章”），簽署日期需一致；電子合同以平臺(tái)記錄的簽署時(shí)間為準(zhǔn)。合同分發(fā)與留存簽署完成后，企業(yè)留存合同正本至少1份（按歸檔要求分配），對(duì)方提供的合同正本由檔案管理員統(tǒng)一領(lǐng)取后分發(fā)至業(yè)務(wù)部門(mén)（如需），同時(shí)做好簽收記錄。（四）合同歸檔：分類整理，保證檔案完整可查操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于后續(xù)查詢與利用。步驟說(shuō)明：歸檔材料收集合同歸檔需包含以下材料（按順序排列）：（1）合同正本（原件，如為紙質(zhì)合同需每頁(yè)加蓋“合同專用章”或“與原件核對(duì)無(wú)異”章）；（2）合同審批表（含各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)、審批簽字）；（3）對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明書(shū)或授權(quán)委托書(shū)；（4）合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、招投標(biāo)文件等）；（5）合同簽訂相關(guān)憑證（如對(duì)方收據(jù)、付款憑證復(fù)印件）。分類與編號(hào)分類：按合同類型分為“采購(gòu)合同”“銷售合同”“服務(wù)合同”“勞動(dòng)合同”“其他合同”五大類，每類下按年份-月份排序（如“2024-采購(gòu)-01”）。編號(hào)規(guī)則：合同編號(hào)=年份（4位）+合同類型代碼（2位，采購(gòu)“CG”、銷售“XS”、服務(wù)“FW”、勞動(dòng)“LD”、其他“QT”）+月份（2位）+順序號(hào)（3位，如“001”），示例：“2024-CG-05-001”。登記與裝訂檔案管理員某某使用《合同歸檔登記表》（見(jiàn)模板三）進(jìn)行登記，填寫(xiě)歸檔編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對(duì)方單位、歸檔部門(mén)、檔案柜號(hào)、頁(yè)數(shù)、歸檔人、歸檔日期等信息；使用檔案專用夾或文件夾裝訂，多頁(yè)合同需用裝訂針固定，避免使用金屬夾（防止銹蝕），封面標(biāo)注“合同歸檔檔案”及合同名稱、編號(hào)。入庫(kù)與存儲(chǔ)裝訂后的檔案按編號(hào)順序存入指定檔案柜，檔案柜外貼標(biāo)簽標(biāo)注合同類型及年份范圍；電子合同需同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)，保證線上線下一致。（五）合同借閱與利用：規(guī)范流程，保障檔案安全操作目標(biāo)：在保證檔案安全的前提下，滿足業(yè)務(wù)查詢、審計(jì)等需求。步驟說(shuō)明：借閱申請(qǐng)因工作需要借閱合同檔案的，需填寫(xiě)《合同借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板四），注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱合同名稱/編號(hào)、借閱原因、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)7個(gè)工作日）、歸還日期。審批流程借閱人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→檔案管理員審核→如涉及涉密合同（如重大商業(yè)秘密合同），需報(bào)分管副總審批。借閱與歸還審批通過(guò)后，檔案管理員核對(duì)借閱人身份，登記檔案借閱信息，將檔案交借閱人（涉密檔案需當(dāng)面簽收）；借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案完整性（無(wú)涂改、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)損壞），確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱記錄。禁止行為借閱人不得擅自復(fù)制、涂改、外借、拆散合同檔案，不得將檔案帶出指定辦公區(qū)域（如需攜帶外出，需經(jīng)總經(jīng)理審批并辦理特殊借閱手續(xù)）。（六）合同到期與銷毀：合規(guī)清理，規(guī)避留存風(fēng)險(xiǎn)操作目標(biāo)：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的合同按規(guī)定銷毀，避免檔案堆積與信息泄露。步驟說(shuō)明：到期鑒定檔案管理員每年年底對(duì)到期合同進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“予以銷毀”兩類：繼續(xù)保存：涉及未履行完畢的合同、存在潛在糾紛的合同、法律法規(guī)要求長(zhǎng)期保存的合同（如勞動(dòng)合同保存期限為勞動(dòng)關(guān)系終止后15年）；予以銷毀：已履行完畢、無(wú)糾紛、保存期限已到（一般合同保存期限為10年）的合同。銷毀審批對(duì)擬銷毀合同，檔案管理員編制《合同銷毀清單》（包含合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、銷毀原因、頁(yè)數(shù)等信息），提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核→分管副總審批→總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀執(zhí)行與記錄批準(zhǔn)后，由檔案管理員會(huì)同監(jiān)銷人（如審計(jì)部人員某某）共同銷毀，銷毀過(guò)程需拍照或錄像留存；銷毀完成后，監(jiān)銷人在《合同銷毀清單》上簽字確認(rèn)，檔案管理員將清單歸檔保存，銷毀記錄永久保存。三、標(biāo)準(zhǔn)化表單模板模板一：合同審批表合同名稱合同編號(hào)簽訂日期年月日甲方（企業(yè)）（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）乙方（合作方）（全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）合同金額人民幣萬(wàn)元合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□勞動(dòng)□其他起草部門(mén)起草人審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)審核人日期業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)□同意□需修改（修改意見(jiàn)：________________________）*某某年月日法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)□同意□需修改（修改意見(jiàn)：________________________）*某某年月日財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)□同意□需修改（修改意見(jiàn)：________________________）*某某年月日管理層審批□部門(mén)總監(jiān)審批：________________________□分管副總審批：________________________□總經(jīng)理審批：________________________*某某年月日備注||||模板二：合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱簽訂日期合同金額（萬(wàn)元）對(duì)方單位合同類型歸檔部門(mén)檔案柜號(hào)頁(yè)數(shù)歸檔人歸檔日期借閱記錄（編號(hào)/日期/借閱人）模板三：合同借閱申請(qǐng)表借閱人姓名部門(mén)借閱日期歸還日期合同名稱/編號(hào)借閱原因借閱期限審批人審批日期檔案管理員簽字借閱人簽字監(jiān)銷人簽字（如涉密）模板四：合同銷毀清單銷毀日期監(jiān)銷人銷毀方式（如碎紙機(jī)銷毀/焚燒）序號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽訂日期銷毀原因頁(yè)數(shù)備注12審批人簽字檔案管理員簽字監(jiān)銷人簽字四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)要點(diǎn)（一）合同條款合規(guī)性合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“不得約定利息預(yù)先在本金中扣除”等高利貸條款）；格式條款（如企業(yè)單方制定的合同模板）需顯著提示對(duì)方注意免除或限制企業(yè)責(zé)任的條款，避免被認(rèn)定為無(wú)效條款；涉及外匯、進(jìn)出口、招投標(biāo)等特殊業(yè)務(wù)的合同，需遵守相關(guān)行業(yè)法規(guī)（如《對(duì)外貿(mào)易法》《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》）。（二）信息準(zhǔn)確性保障合同當(dāng)事人信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址等）需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致合同主體不適格；金額、日期、數(shù)量等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對(duì)，手寫(xiě)修改處需雙方簽字蓋章確認(rèn)，嚴(yán)禁涂改（電子合同可通過(guò)平臺(tái)修改功能并留痕）。（三）檔案安全管理涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密的合同）需單獨(dú)存放，加密存儲(chǔ)電子檔案，借閱需經(jīng)分管副總以上級(jí)別審批；紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境需防潮、防火、防蟲(chóng)、防鼠，定期檢查檔案柜安全；電子檔案需定期備份（如每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）履約跟蹤與歸檔銜接業(yè)務(wù)部門(mén)需在合同簽訂后同步建立《合同履約跟蹤表》，記錄履行進(jìn)度（如交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)），履約完成后相關(guān)憑證（