通用行政管理手冊(cè)一、手冊(cè)適用范圍與日常應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)及全體員工的日常行政管理活動(dòng)，旨在規(guī)范行政工作流程、提升管理效率、保障辦公秩序。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新員工入職支持：為入職員工提供辦公工位、設(shè)備配置、物資申領(lǐng)等行政服務(wù)；部門(mén)會(huì)議組織：協(xié)調(diào)會(huì)議室資源、安排會(huì)議物資、記錄會(huì)議紀(jì)要等；辦公物資管理：包括辦公用品、固定資產(chǎn)的申領(lǐng)、采購(gòu)、登記及維護(hù)；檔案資料規(guī)范：涉及文件、合同、資料的歸檔、借閱及保管；辦公環(huán)境維護(hù)：協(xié)調(diào)辦公區(qū)域清潔、設(shè)備維修、安全檢查等事務(wù)。二、核心行政事務(wù)操作流程（一）辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放流程適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工因工作需要申領(lǐng)筆、紙、文件夾等日常辦公用品，或部門(mén)批量采購(gòu)特殊辦公物資。操作步驟：需求提報(bào)：?jiǎn)T工或部門(mén)助理登錄行政管理系統(tǒng)（或填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》），注明申領(lǐng)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)人信息。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)申領(lǐng)需求的合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)與工作相關(guān)且符合部門(mén)預(yù)算后簽字批準(zhǔn)。行政采購(gòu)：行政專(zhuān)員*匯總各部門(mén)申領(lǐng)需求，核對(duì)庫(kù)存情況：常規(guī)用品：從庫(kù)存中直接調(diào)配，若庫(kù)存不足，按采購(gòu)流程向合格供應(yīng)商采購(gòu)；非常規(guī)用品（如專(zhuān)業(yè)設(shè)備）：需額外填寫(xiě)《特殊物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)行政總監(jiān)*審批后實(shí)施采購(gòu)。入庫(kù)登記：采購(gòu)物資到貨后，行政專(zhuān)員*核對(duì)實(shí)物與訂單信息，確認(rèn)無(wú)誤后登記《辦公用品入庫(kù)臺(tái)賬》，更新庫(kù)存數(shù)據(jù)。領(lǐng)用發(fā)放：申領(lǐng)人憑審批通過(guò)的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，行政專(zhuān)員*核對(duì)信息后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。臺(tái)賬更新：行政專(zhuān)員*實(shí)時(shí)更新《辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬》，保證賬實(shí)相符，每月底進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。（二）會(huì)議組織與紀(jì)要管理流程適用場(chǎng)景：部門(mén)例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)等內(nèi)部會(huì)議的組織及后續(xù)跟進(jìn)。操作步驟：會(huì)議發(fā)起：會(huì)議組織者提前2個(gè)工作日通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)（或郵件）發(fā)起會(huì)議，填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需物資（如投影儀、白板筆等）。資源協(xié)調(diào)：行政專(zhuān)員*根據(jù)《會(huì)議申請(qǐng)表》協(xié)調(diào)會(huì)議室資源，保證設(shè)備正常（如投影、音響），并將會(huì)議信息同步至參會(huì)人員。會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議前30分鐘，行政專(zhuān)員*布置會(huì)場(chǎng)（擺放座椅、調(diào)試設(shè)備、準(zhǔn)備茶水等），檢查物資是否齊全。會(huì)議記錄：指定記錄人（通常為會(huì)議組織者或行政助理）記錄會(huì)議內(nèi)容，重點(diǎn)包括：討論事項(xiàng)、決議結(jié)果、負(fù)責(zé)人、完成及時(shí)限等。紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)會(huì)議主持人*審核確認(rèn)后，通過(guò)郵件發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。決議跟進(jìn)：行政專(zhuān)員*定期跟蹤《會(huì)議紀(jì)要》中決議事項(xiàng)的進(jìn)展，每周更新《會(huì)議決議跟進(jìn)表》，保證任務(wù)按時(shí)完成。（三）檔案資料歸檔與借閱流程適用場(chǎng)景：企業(yè)內(nèi)部文件、合同、項(xiàng)目資料等檔案的規(guī)范保存及查閱。操作步驟：資料分類(lèi)：行政專(zhuān)員*根據(jù)檔案類(lèi)型（如行政類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、項(xiàng)目類(lèi)）及保密級(jí)別，對(duì)需歸檔的資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)。歸檔登記：資料整理完成后，填寫(xiě)《檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成日期、密級(jí)、保管期限及經(jīng)辦人，并將信息錄入檔案管理系統(tǒng)。入庫(kù)保管：檔案按編號(hào)順序存入專(zhuān)用檔案柜，標(biāo)注清晰，存放環(huán)境保持干燥、通風(fēng)，定期檢查檔案狀態(tài)（如防潮、防蟲(chóng)）。借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、借閱事由、借閱期限及用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。借閱登記：行政專(zhuān)員*核對(duì)審批通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》，辦理借閱手續(xù)，借閱人簽字確認(rèn)《檔案借閱登記表》，借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日。歸還檢查：借閱人按期歸還檔案，行政專(zhuān)員*檢查檔案完整性（無(wú)涂改、無(wú)缺失）后，在《檔案借閱登記表》上標(biāo)記“歸還”，更新檔案狀態(tài)。三、常用行政工作表單模板（一）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門(mén)申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途說(shuō)明審批人簽字部門(mén)負(fù)責(zé)人*發(fā)放人簽字行政專(zhuān)員*發(fā)放日期（二）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議名稱(chēng)：____________________會(huì)議時(shí)間：____年_月_日____:____至____:____會(huì)議地點(diǎn)：____________________主持人：______記錄人：______參會(huì)人員：____________________（部門(mén)及姓名）會(huì)議議程：討論內(nèi)容及決議：議題編號(hào)討論內(nèi)容決議結(jié)果負(fù)責(zé)人完成時(shí)限12其他事項(xiàng)：____________________主持人簽字：______日期：______（三）檔案借閱登記表檔案名稱(chēng)檔案編號(hào)密級(jí)借閱部門(mén)借閱人借閱日期借閱期限借閱事由審批人簽字部門(mén)負(fù)責(zé)人*歸還日期檢查結(jié)果（完整/異常）四、執(zhí)行規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示時(shí)效性要求：行政事務(wù)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，如辦公用品申領(lǐng)審批不超過(guò)1個(gè)工作日，會(huì)議紀(jì)要不超過(guò)1個(gè)工作日發(fā)出，檔案借閱歸還不超過(guò)5個(gè)工作日。信息準(zhǔn)確性：表單填寫(xiě)需真實(shí)、完整，避免漏填或錯(cuò)填信息（如物品規(guī)格、檔案編號(hào)），保證行政記錄可追溯。保密原則：涉密檔案（如合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需嚴(yán)格控制借閱權(quán)限，僅限相關(guān)人員查閱，嚴(yán)禁復(fù)制或外傳。合規(guī)性管理：采購(gòu)流程需符合企業(yè)內(nèi)控制度，優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商，保留采購(gòu)合同及發(fā)