行政事務(wù)管理流程與操作手冊引言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)行政事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升行政工作效率，保證各項事務(wù)有序推進。手冊涵蓋日常辦公、會議組織、物資管理、檔案歸檔等核心場景，為行政人員及相關(guān)崗位提供清晰的流程指引與工具支持，助力行政工作規(guī)范化、高效化運作。一、日常辦公事務(wù)處理（一）辦公設(shè)備故障報修適用情境員工在日常工作中遇到電腦、打印機、復(fù)印機、空調(diào)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，影響正常辦公時，可啟動本流程。操作流程指引初步自查與記錄發(fā)覺設(shè)備故障后，首先檢查是否為常見簡單問題（如電源連接、紙張卡頓、重啟設(shè)備等），嘗試自行排除。若無法解決，詳細記錄故障設(shè)備名稱、型號、故障現(xiàn)象（如“打印機無法打印，顯示‘缺紙’但紙盒有紙”“電腦開機無反應(yīng)”）、發(fā)生時間及所在位置。提交報修申請通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或行政指定郵箱，填寫《辦公設(shè)備故障報修申請表》（見配套工具模板），故障記錄信息。緊急故障（如會議室投影儀無法使用導(dǎo)致會議即將延誤）需同時通過電話或即時通訊工具聯(lián)系行政值班人員（分機號X），說明緊急情況。行政響應(yīng)與派單行政人員收到報修申請后，1小時內(nèi)進行審核：確認故障信息是否完整，判斷是否需要外部維修。對于內(nèi)部可維修設(shè)備（如電腦軟件故障），直接安排技術(shù)支持人員工單號處理；對于需外部專業(yè)維修的設(shè)備（如空調(diào)、大型打印機），聯(lián)系合作供應(yīng)商并派單，明確預(yù)計到場時間。維修跟進與確認技術(shù)人員/供應(yīng)商到達后，行政人員引導(dǎo)至故障設(shè)備現(xiàn)場，配合排查問題。維修完成后，使用人員現(xiàn)場測試設(shè)備是否恢復(fù)正常，在《維修記錄表》上簽字確認；若問題未解決，及時反饋給行政人員協(xié)調(diào)二次處理。歸檔與反饋行政人員將報修申請、維修記錄、費用憑證（若有）整理歸檔，并在OA系統(tǒng)中更新設(shè)備維修檔案。對于高頻故障設(shè)備，定期統(tǒng)計問題原因，反饋給行政部門進行設(shè)備更新或操作培訓(xùn)優(yōu)化。配套工具模板辦公設(shè)備故障報修申請表報修部門報修人聯(lián)系方式報修時間設(shè)備名稱設(shè)備型號設(shè)備編號所在位置故障現(xiàn)象描述（可附圖片）：是否已嘗試自行處理：□是（請注明處理方式）□否緊急程度：□一般□緊急（會議/活動前需使用）□特急（影響核心業(yè)務(wù)）期望完成時間：______年______月______日______時行政受理人：______受理時間：______維修人員/供應(yīng)商：______維修時間：______維修結(jié)果：□正?！醪糠只謴?fù)□需二次處理使用人確認簽字：______確認時間：______執(zhí)行要點提示報修前務(wù)必嘗試簡單排查，避免因小問題重復(fù)報修浪費資源。緊急故障需同步電話告知行政人員，保證快速響應(yīng)。維修完成后，使用人需現(xiàn)場測試并簽字確認，避免后續(xù)責(zé)任爭議。設(shè)備維修檔案需定期更新，為設(shè)備采購、維護計劃提供數(shù)據(jù)支持。（二）用印申請與管理適用情境企業(yè)內(nèi)部文件、合同、證明、函件等材料需加蓋公章、合同章、財務(wù)章等印章時，適用本流程。操作流程指引用印文件合規(guī)性自查申請人確認用印文件內(nèi)容已通過相關(guān)部門審批（如合同需法務(wù)部審核，費用報銷需財務(wù)部審批），文件內(nèi)容完整、無誤，無涂改（若有涂改需加蓋校對章）。填寫《用印申請表》通過OA系統(tǒng)并填寫《用印申請表》（見配套工具模板），注明用印部門、申請人、用印印章類型、文件名稱、份數(shù)、用途，并附上最終審批通過的文件電子版。逐級審批申請人將《用印申請表》提交至部門負責(zé)人審批，確認用印事由與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性。部門負責(zé)人審批后，按權(quán)限報請對應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如合同章用印需分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，公章用印需總經(jīng)理審批）。行政用印崗審核與蓋章行政人員收到審批通過的《用印申請表》后，核對文件內(nèi)容與審批信息是否一致，檢查用印登記臺賬，確認無重復(fù)用印。核對無誤后，在指定位置加蓋印章，注意蓋章清晰、不壓關(guān)鍵內(nèi)容（如合同金額、簽字日期）。在《印章使用登記表》上記錄用印日期、用印文件名稱/編號、申請人、審批人、印章類型、份數(shù)等信息。文件歸還與歸檔用印文件如為原件，申請人領(lǐng)取時需在《印章使用登記表》簽字確認；如為復(fù)印件，行政人員留存復(fù)印件并歸檔。涉及重要合同、協(xié)議的用印文件，原件由行政部統(tǒng)一移交檔案室歸檔，復(fù)印件由用印部門留存。配套工具模板用印申請表用印部門申請人聯(lián)系方式申請時間用印印章類型：□公章□合同章□財務(wù)章□發(fā)票專用章□其他______用印文件名稱：______________________文件編號（如有）：______用印份數(shù)：______用途：______________________部門負責(zé)人審批意見：簽字：______日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：______日期：______|行政用印崗審核：□審核通過□審核不通過（原因：______）蓋章時間：______蓋章人：______|領(lǐng)取人簽字：______歸檔情況：□原件歸檔□復(fù)印件留存|執(zhí)行要點提示用印文件必須經(jīng)完整審批流程，嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或pass審批環(huán)節(jié)。印章使用需遵循“專印專用”，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印。行政用印崗需對用印文件的合規(guī)性負責(zé)，發(fā)覺異常（如文件內(nèi)容與審批不符）有權(quán)拒絕用印并上報。二、會議組織與管理常規(guī)會議籌備與召開適用情境企業(yè)內(nèi)部組織周例會、月度總結(jié)會、項目研討會、部門協(xié)調(diào)會等常規(guī)會議時，適用本流程。操作流程指引會議發(fā)起與審批會議發(fā)起人（部門負責(zé)人或會議組織者）提前2-3個工作日確定會議主題、目的、時間（建議不超過2小時）、地點（會議室或線上會議平臺）、參會人員范圍，并在OA系統(tǒng)中提交《會議申請單》?！稌h申請單》需注明會議議程概要（如“1.上周工作匯報（30分鐘）；2.本周計劃討論（20分鐘）；3.議題三：X（40分鐘）”）及所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)等）。部門負責(zé)人審批會議必要性，行政部審批會議室資源（若需外部場地或特殊設(shè)備，需提前5個工作日申請）。會議通知與準(zhǔn)備行政人員根據(jù)審批通過的《會議申請單》，提前1-2個工作日通過OA系統(tǒng)、郵件或即時通訊工具發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、議程及會前準(zhǔn)備要求（如“請各部門提前準(zhǔn)備書面匯報材料，電子版發(fā)送至X郵箱”）。會議發(fā)起人負責(zé)準(zhǔn)備會議材料（PPT、數(shù)據(jù)報表、議題背景資料等），提前24小時發(fā)送給參會人員預(yù)覽。行政人員提前30分鐘布置會場：調(diào)試設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)）、擺放桌簽、準(zhǔn)備飲用水、紙筆、會議資料袋（含議程、材料簽到表等）。會議簽到與記錄參會人員入場時，在《會議簽到表》上簽字（或通過OA系統(tǒng)掃碼簽到），遲到15分鐘以上需提前向會議發(fā)起人說明情況。會議指定記錄人員（一般為發(fā)起人部門助理或行政人員）負責(zé)全程記錄，重點記錄討論決議、待辦事項（明確任務(wù)內(nèi)容、負責(zé)人、完成時間）、爭議點及解決方案。會議召開與紀(jì)律維護會議準(zhǔn)時開始，由會議發(fā)起人主持，按議程推進；主持人需控制各環(huán)節(jié)時間，避免偏離主題。參會人員需將手機調(diào)至靜音或震動，非緊急情況不接打電話；發(fā)言前舉手示意，圍繞議題簡明表達觀點。行政人員負責(zé)現(xiàn)場協(xié)調(diào)，如設(shè)備故障及時聯(lián)系技術(shù)支持，茶水不足及時補充。會議紀(jì)要與分發(fā)會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，記錄人員整理《會議紀(jì)要》（見配套工具模板），內(nèi)容包括會議基本信息、議程回顧、決議事項、待辦事項（含負責(zé)人、完成時間）、附件（如PPT、照片等）。《會議紀(jì)要》經(jīng)會議發(fā)起人審核確認后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送，并在OA系統(tǒng)中發(fā)布歸檔。待辦事項跟蹤行政人員每周更新《會議待辦事項跟蹤表》（見配套工具模板），提醒負責(zé)人按時完成任務(wù)；逾期未完成的，及時反饋給會議發(fā)起人協(xié)調(diào)解決。配套工具模板會議紀(jì)要會議名稱會議時間會議地點主持人參會人員：缺席人員及原因：會議議程及主要內(nèi)容：議程一：X討論要點：______________________決議：______________________議程二：X討論要點：______________________決議：______________________待辦事項：

序號|任務(wù)內(nèi)容|負責(zé)人|協(xié)同部門|完成時間|狀態(tài)（□進行中□已完成□延期）||——|———-|——–|———-|———-|——————————|

|1||||||

|2||||||

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|附件：□會議PPT□相關(guān)報表□照片|

|記錄人：______審核人（會議發(fā)起人）：______|執(zhí)行要點提示會議議程需提前明確，避免臨時增議導(dǎo)致會議超時；重要會議建議提前分發(fā)材料，提高討論效率。會議紀(jì)要需突出“決議”和“待辦”，避免流水式記錄；待辦事項需明確“負責(zé)人”和“完成時間”，保證可追溯。行政人員需提前檢查會議室設(shè)備，避免技術(shù)故障影響會議進程；線上會議需提前測試平臺穩(wěn)定性，保證參會人員順利接入。三、辦公物資申領(lǐng)與維護辦公用品申領(lǐng)適用情境員工因日常工作需要申領(lǐng)筆、紙、文件夾、墨盒、辦公文具等消耗性辦公用品，或領(lǐng)用辦公設(shè)備（如U盤、鼠標(biāo)、鍵盤）時，適用本流程。操作流程指引需求確認與計劃提報員工根據(jù)實際工作需求，確認所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量（如A4紙500張、0.5mm黑色簽字筆10支），避免過度申領(lǐng)。部門每月25日前匯總下月辦公用品需求，填寫《部門月度辦公用品需求計劃表》（見配套工具模板），提交至行政部；臨時緊急需求可單獨提交《辦公用品臨時申領(lǐng)單》。審核與采購行政部收到需求計劃后，核對庫存情況（如A4紙庫存是否充足），結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)編制《月度辦公用品采購計劃》，報行政負責(zé)人審批。審批通過后，行政部通過供應(yīng)商平臺或定點采購渠道進行采購，優(yōu)先選擇性價比高、質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商，保證在每月28日前完成采購入庫。申領(lǐng)與發(fā)放員工憑工號通過OA系統(tǒng)提交《辦公用品申領(lǐng)單》（見配套工具模板），注明申領(lǐng)物品、數(shù)量、用途，部門負責(zé)人審批后提交至行政部。行政人員審核申領(lǐng)數(shù)量是否合理（如簽字筆每人每月限領(lǐng)2支，避免浪費），審核通過后通知員工到行政庫房領(lǐng)取。庫房管理員發(fā)放物品時，在《辦公用品庫存臺賬》上登記領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字，保證賬實相符。庫存盤點與補充行政部每月末進行一次庫存盤點，核對《庫存臺賬》與實際庫存，差異率超過5%需查找原因（如損耗、漏登記等）。對于低值易耗品（如A4紙、簽字筆），保持1個月的安全庫存量；對于耐用品（如U盤、鼠標(biāo)），以“以舊換新”原則發(fā)放，舊物品需交回庫房登記。配套工具模板辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)人工號申領(lǐng)日期申領(lǐng)物品清單：序號物品名稱規(guī)格/型號申領(lǐng)數(shù)量—————-———–———-12部門負責(zé)人審批：簽字：______日期：______行政部審核：□同意發(fā)放□數(shù)量調(diào)整（調(diào)整為：______）簽字：______日期：______|庫房發(fā)放人簽字：______領(lǐng)取人簽字：______|執(zhí)行要點提示辦公用品申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，禁止為私人用途申領(lǐng)公司物資。部門月度需求計劃需提前提報，臨時緊急需求需說明原因，行政部酌情優(yōu)先處理。庫存盤點需保證賬實一致，對于過期、損壞的物品及時清理并報備，避免積壓浪費。四、行政檔案歸檔管理文件資料歸檔適用情境企業(yè)行政活動中形成的具有保存價值的文件資料，如制度文件、會議紀(jì)要、合同、物資臺賬、對外函件等，需按本流程進行歸檔管理。操作流程指引文件資料分類與整理文件形成部門（或行政部）在文件辦理完畢后（如會議紀(jì)要經(jīng)審批、合同簽訂后），按照《企業(yè)檔案分類大綱》（見配套工具模板）對文件進行分類，如“行政類-會議管理-周例會”“行政類-物資管理-采購合同”等。對文件進行排序：按時間順序（年/月/日）或邏輯關(guān)系（如請示-批復(fù)-報告）排列，去除金屬夾、回形針等易銹蝕裝訂物，破損文件需修補。價值鑒定與歸檔范圍確認行政部會同相關(guān)部門對文件進行價值鑒定，確定是否歸檔：具有長期查考、利用價值的文件（如重要制度、合同、年度總結(jié)）需永久或長期保存；階段性文件（如項目資料、季度報表）保存期限為3-5年；臨時性文件（如通知、便函）保存期限為1年。不屬于歸檔范圍的文件（如草稿、重復(fù)性文件）經(jīng)部門負責(zé)人確認后可銷毀，銷毀需兩人以上監(jiān)銷并記錄。編目與裝訂對歸檔文件編制歸檔號，格式為“分類代碼-年度-件號”（如“XZ-2024-001”，XZ為行政類代碼，2024為年份，001為當(dāng)年第1件）。按件裝訂：文字材料以“件”為單位裝訂，使用無酸紙封皮；圖表、照片等可采用袋裝或盒裝，并在封皮注明歸檔號、題名、日期、頁數(shù)。移交與入庫文件形成部門在次年3月底前將整理好的歸檔文件向檔案室移交，填寫《檔案移交清單》（見配套工具模板），雙方核對無誤后簽字確認。檔案管理員接收檔案后，按分類上架存放，放入防潮、防火、防蟲的檔案柜，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息（歸檔號、題名、分類、保管期限、存放位置等）。利用與保管員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》（見配套工具模板），經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理員審批后，在檔案室查閱（涉密檔案需在指定區(qū)域查閱，不得帶出）。檔案管理員定期對庫房進行環(huán)境檢查（溫度14-24℃，相對濕度45-60%），每半年清理一次蟲霉，保證檔案安全。到期檔案需經(jīng)鑒定小組（由行政、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門組成）鑒定，確無保存價值的按規(guī)定銷毀，并填寫《檔案銷毀清單》存檔。配套工具模板檔案分類大綱（節(jié)選）一級類目二級類目三級類目保管期限行政類制度文件管理制度永