PAGE建筑從業(yè)人員培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑從業(yè)人員培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保培訓(xùn)檔案真實、完整、有效，為公司人力資源管理和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有從事建筑相關(guān)工作的人員培訓(xùn)檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實記錄員工參加培訓(xùn)的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)過程中的各個環(huán)節(jié)，包括培訓(xùn)申請、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等，保證檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護員工培訓(xùn)檔案中的個人信息和隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工培訓(xùn)情況的變化，及時更新培訓(xùn)檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、所在部門、崗位等。2.聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）培訓(xùn)申請與審批記錄1.員工提交的培訓(xùn)申請表，注明申請培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、申請理由等。2.各級審批意見及簽字，包括部門負責(zé)人、人力資源部門審核意見和公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見。（三）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)培訓(xùn)需求和員工發(fā)展規(guī)劃制定的年度、季度或月度培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)時間安排等。2.培訓(xùn)計劃的調(diào)整記錄，包括調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。（四）培訓(xùn)記錄1.每次培訓(xùn)的詳細記錄，包括培訓(xùn)日期、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)內(nèi)容摘要、培訓(xùn)講師姓名、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)時長、參與培訓(xùn)人員簽到表等。2.培訓(xùn)過程中的照片、視頻、課件等相關(guān)資料。（五）考核成績1.培訓(xùn)結(jié)束后的考核試卷、考核報告、考核成績登記表等，記錄員工在培訓(xùn)考核中的表現(xiàn)。2.補考記錄，包括補考時間、補考成績等。（六）培訓(xùn)證書與資質(zhì)證明1.員工參加培訓(xùn)后獲得的各類培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書、職業(yè)資格證書等原件及復(fù)印件。2.相關(guān)資質(zhì)證明文件，如建筑行業(yè)特定崗位的上崗證書等。（七）培訓(xùn)效果評估1.培訓(xùn)后的問卷調(diào)查結(jié)果，員工對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)講師等方面的評價和建議。2.培訓(xùn)對員工工作績效提升的評估數(shù)據(jù)，如工作質(zhì)量改進、工作效率提高等方面的具體事例和數(shù)據(jù)對比。（八）培訓(xùn)費用記錄1.培訓(xùn)費用的明細清單，包括培訓(xùn)課程費用、教材費用、師資費用、交通住宿費用等各項支出。2.費用報銷憑證及審批記錄。三、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一管理公司員工培訓(xùn)檔案，建立電子和紙質(zhì)檔案庫，確保檔案的安全和完整。3.負責(zé)培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，按照規(guī)定的流程為相關(guān)部門和人員提供檔案服務(wù)。4.定期對培訓(xùn)檔案進行清理和統(tǒng)計分析，為公司培訓(xùn)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門1.負責(zé)本部門員工培訓(xùn)申請的初審和提交工作，確保申請信息真實、準(zhǔn)確、完整。2.配合人力資源部門做好本部門員工培訓(xùn)檔案資料的收集和整理工作，及時提供相關(guān)培訓(xùn)記錄和考核成績等信息。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后查閱本部門員工培訓(xùn)檔案，但不得擅自修改、刪除或泄露檔案內(nèi)容。（三）培訓(xùn)部門1.負責(zé)制定具體的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)方案，并組織實施培訓(xùn)工作。2.在培訓(xùn)過程中，負責(zé)記錄培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)時間、參與人員等信息，并及時反饋給人力資源部門。3.協(xié)助人力資源部門進行培訓(xùn)效果評估工作。（四）培訓(xùn)講師1.在培訓(xùn)結(jié)束后，及時向人力資源部門提交培訓(xùn)總結(jié)報告、考核試卷及成績等相關(guān)資料。2.配合人力資源部門對培訓(xùn)效果進行評估，提供相關(guān)的反饋意見和建議。四、培訓(xùn)檔案的建立與歸檔（一）建立流程1.員工根據(jù)自身發(fā)展需求或公司培訓(xùn)計劃，填寫培訓(xùn)申請表，提交至所在部門負責(zé)人。2.部門負責(zé)人對培訓(xùn)申請進行初審，審核通過后簽字并提交至人力資源部門。3.人力資源部門對培訓(xùn)申請進行復(fù)審，審核培訓(xùn)需求的合理性、培訓(xùn)計劃的可行性等，復(fù)審?fù)ㄟ^后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，人力資源部門將培訓(xùn)申請納入培訓(xùn)計劃，并通知培訓(xùn)部門組織實施培訓(xùn)。5.培訓(xùn)部門按照培訓(xùn)計劃開展培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)過程中做好培訓(xùn)記錄。6.培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)部門組織考核，將考核成績及相關(guān)資料提交至人力資源部門。7.人力資源部門對培訓(xùn)檔案資料進行整理、核對，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確后進行歸檔。（二）歸檔要求1.培訓(xùn)檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行分類歸檔，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進行裝訂和存放，檔案盒和檔案袋應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、月份等信息。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.每份培訓(xùn)檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，便于查閱。五、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.員工培訓(xùn)檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.對于涉及公司重要培訓(xùn)項目、關(guān)鍵崗位人員培訓(xùn)以及具有長期參考價值的培訓(xùn)檔案，保管期限可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)培訓(xùn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子培訓(xùn)檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和清理，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負責(zé)培訓(xùn)檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的存放情況，確保檔案安全無損。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行整理、上架、下架等操作，保證檔案存放有序，便于查找。3.做好檔案庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.在檔案保管期限屆滿時，按照規(guī)定的程序?qū)n案進行銷毀或移交。六、培訓(xùn)檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱公司所有員工的培訓(xùn)檔案。2.各部門負責(zé)人經(jīng)授權(quán)后可查閱本部門員工的培訓(xùn)檔案，但不得查閱其他部門員工檔案。3.員工本人可查閱自己的培訓(xùn)檔案，但不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。4.其他因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的人員，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在人力資源部門工作人員的陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《培訓(xùn)檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)查閱申請，核實查閱人員權(quán)限，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱過程中不得涂改、損壞檔案。如需復(fù)印檔案資料副本，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）使用規(guī)定1.培訓(xùn)檔案僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，任何單位和個人不得將培訓(xùn)檔案提供給外部機構(gòu)或個人。2.查閱和使用培訓(xùn)檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案中的任何信息。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來源。3.培訓(xùn)檔案的使用應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求，不得用于非法或不當(dāng)目的。七、培訓(xùn)檔案的變更與補充（一）變更情形1.員工個人基本信息發(fā)生變更，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、所在部門、崗位等信息變化。2.培訓(xùn)計劃發(fā)生調(diào)整，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式等方面的變更。3.培訓(xùn)記錄出現(xiàn)錯誤或遺漏，需要進行更正或補充。4.考核成績有誤，經(jīng)核實后需要進行調(diào)整。（二）變更流程1.員工或相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)檔案需要變更時，填寫《培訓(xùn)檔案變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因。2.《培訓(xùn)檔案變更申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字確認后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對變更申請進行審核，審核通過后對培訓(xùn)檔案進行相應(yīng)變更，并做好變更記錄。變更記錄應(yīng)包括變更日期、變更內(nèi)容、變更原因、審核人員等信息。（三）補充流程1.在培訓(xùn)過程中，如發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)記錄有遺漏或需要補充其他相關(guān)資料時，培訓(xùn)部門應(yīng)及時整理相關(guān)資料，并填寫《培訓(xùn)檔案補充申請表》。2.《培訓(xùn)檔案補充申請表》經(jīng)培訓(xùn)部門負責(zé)人簽字后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門審核通過后，將補充資料歸入培訓(xùn)檔案，并更新檔案目錄。八、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價值。按照規(guī)定的保管期限，對已到期限的培訓(xùn)檔案進行清理，確定是否符合銷毀條件。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些培訓(xùn)檔案不再具有參考價值。例如，某項業(yè)務(wù)已停止，相關(guān)培訓(xùn)檔案不再對現(xiàn)有工作產(chǎn)生影響。3.檔案內(nèi)容涉及的培訓(xùn)項目已徹底結(jié)束，且相關(guān)信息已無需保留。如特定短期培訓(xùn)項目，培訓(xùn)結(jié)束后經(jīng)過一定時間，檔案不再有利用價值。（二）銷毀流程1.人力資源部門定期對保管期限屆滿的培訓(xùn)檔案進行清查，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的類別、年度、檔案編號、檔案名稱等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)人力資源部門負責(zé)人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門指定專人負責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。5.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立培訓(xùn)檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門代表和檔案管理專業(yè)人員。監(jiān)督小組負責(zé)定期對培訓(xùn)檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.人力資源部門定期對培訓(xùn)檔案管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的建立、歸檔、保管、查閱、變更、補充和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定流程。2.培訓(xùn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、真實，記錄是否清晰、準(zhǔn)確。3.檔案保管環(huán)境和設(shè)施是否符合要求，確保檔案安全無損。4.查閱和使用培訓(xùn)檔案的審批手續(xù)是否完備，查閱人員是否遵守保密規(guī)定。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達