PAGE培訓(xùn)學(xué)校行政部規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校行政部的管理，提高行政工作效率，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于培訓(xùn)學(xué)校行政部全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開展行政工作。2.以服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生為宗旨，高效、準(zhǔn)確地履行行政職責(zé)。3.堅持公平、公正、公開的原則，確保各項(xiàng)工作的透明化和規(guī)范化。4.注重團(tuán)隊協(xié)作，加強(qiáng)部門內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，共同完成行政任務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）行政部經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)行政部的日常管理工作，制定工作計劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)行政部與其他部門之間的工作關(guān)系，確保信息暢通。3.負(fù)責(zé)行政部人員的招聘、培訓(xùn)、考核和晉升等工作。4.審核行政部的各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。5.參與學(xué)校重大決策的制定，提供行政支持和建議。（二）行政專員1.負(fù)責(zé)學(xué)校文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。2.安排學(xué)校會議、活動的組織和籌備工作，做好會議記錄和活動總結(jié)。3.管理學(xué)校辦公用品和設(shè)備，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和維護(hù)。4.負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和安全。5.協(xié)助行政部經(jīng)理處理其他行政事務(wù)。（三）前臺接待員1.負(fù)責(zé)學(xué)校前臺的接待工作，熱情、禮貌地迎接來訪人員。2.接聽學(xué)校電話，及時轉(zhuǎn)接并記錄重要信息。3.負(fù)責(zé)學(xué)校信件、包裹的收發(fā)和登記工作。4.維護(hù)前臺區(qū)域的整潔和秩序，展示學(xué)校良好形象。（四）后勤保障員1.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，定期進(jìn)行消毒和檢查。2.管理學(xué)校食堂、宿舍等后勤設(shè)施，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.負(fù)責(zé)學(xué)校水電、空調(diào)等設(shè)備的日常維護(hù)和維修工作，及時處理故障。4.協(xié)助安排學(xué)校的車輛調(diào)度和使用，保障出行需求。三、工作流程（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。文件起草人應(yīng)注明文件的主題、目的、主要內(nèi)容和起草日期。2.文件審核文件起草完成后，提交行政部進(jìn)行審核。行政專員對文件的格式、內(nèi)容、語法等進(jìn)行審核，提出修改意見。文件起草人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，確保文件質(zhì)量。3.文件印發(fā)審核通過的文件由行政專員進(jìn)行編號、排版和印發(fā)。文件印發(fā)前，應(yīng)再次核對文件內(nèi)容，確保無誤。文件印發(fā)后，行政專員負(fù)責(zé)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。4.文件歸檔文件印發(fā)后，行政專員應(yīng)及時將文件的電子版本和紙質(zhì)版本進(jìn)行歸檔。文件歸檔應(yīng)按照學(xué)校的檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號和存儲，便于查詢和使用。（二）會議管理流程1.會議籌備行政專員根據(jù)學(xué)校工作安排，確定會議的時間、地點(diǎn)、參會人員和會議主題。提前通知參會人員會議的相關(guān)信息，確保參會人員按時參加會議。準(zhǔn)備會議所需資料，如會議議程、匯報材料等，并提前發(fā)放給參會人員。2.會議組織會議開始前，行政專員應(yīng)檢查會議場地的布置、設(shè)備的運(yùn)行情況等，確保會議順利進(jìn)行。組織參會人員簽到，統(tǒng)計參會人數(shù)。按照會議議程進(jìn)行會議，做好會議記錄，記錄會議討論的主要內(nèi)容、決策結(jié)果和下一步工作安排。3.會議紀(jì)要會議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會議的主要內(nèi)容和決策結(jié)果，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。4.會議跟進(jìn)行政專員負(fù)責(zé)跟進(jìn)會議決策的執(zhí)行情況，及時向行政部經(jīng)理匯報。對會議中提出的問題和建議進(jìn)行跟蹤處理，確保問題得到解決，建議得到落實(shí)。（三）辦公用品管理流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字后，提交給行政部。2.采購審批行政專員收到辦公用品需求申請表后，進(jìn)行匯總和審核。根據(jù)學(xué)校辦公用品庫存情況，確定是否需要采購。如需采購，填寫采購審批表，提交行政部經(jīng)理審批。行政部經(jīng)理根據(jù)學(xué)校預(yù)算和實(shí)際需求，對采購審批表進(jìn)行審批。3.采購執(zhí)行經(jīng)審批通過后，行政專員負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。辦公用品采購回來后，行政專員應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量等信息，確保與采購申請一致。4.入庫管理驗(yàn)收合格的辦公用品由行政專員辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。將辦公用品存放在指定的倉庫或儲物區(qū)域，按照類別和規(guī)格進(jìn)行擺放，便于管理和查找。5.領(lǐng)用發(fā)放各部門人員根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字后，到行政部領(lǐng)取辦公用品。行政專員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并在入庫單上記錄領(lǐng)用情況，更新庫存信息。6.庫存盤點(diǎn)行政部定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫庫存盤點(diǎn)表，對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或其他問題，及時查明原因并進(jìn)行處理。（四）檔案管理流程1.檔案收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，包括文件、合同、報表、證書等。檔案收集人應(yīng)確保檔案資料完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。定期將收集的檔案資料移交行政部檔案管理人員。2.檔案整理行政部檔案管理人員收到各部門移交的檔案資料后，進(jìn)行統(tǒng)一整理。根據(jù)檔案的類別、時間、來源等因素，對檔案進(jìn)行分類、編號和編目。對檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊和美觀。3.檔案存儲將整理好的檔案存放在學(xué)校指定的檔案庫房，按照檔案存儲要求進(jìn)行排列和存放。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等，確保檔案的安全。4.檔案查閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時間等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字后，提交給行政部檔案管理人員。檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。5.檔案借閱學(xué)校外部人員因特殊原因需要借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，并提供相關(guān)證明材料。行政部經(jīng)理對申請表進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并告知借閱人檔案借閱的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時追究借閱人的責(zé)任。6.檔案銷毀對于已過保管期限或無保存價值的檔案，行政部檔案管理人員應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。行政部經(jīng)理對申請表進(jìn)行審批，審批通過后組織檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。四、考勤與休假制度（一）考勤管理1.行政部工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校的考勤時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.實(shí)行打卡制度，工作人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行打卡簽到。如因特殊原因無法打卡，需提前向行政部經(jīng)理請假并說明原因。3.行政專員負(fù)責(zé)統(tǒng)計工作人員的考勤情況，每月定期公布考勤結(jié)果。對于遲到、早退、曠工等情況，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）請假制度1.工作人員請假應(yīng)提前填寫請假申請表，注明請假的類型、時間、原因等信息。2.請假一天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；請假一天以上三天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部經(jīng)理審批；請假三天以上的，由部門負(fù)責(zé)人、行政部經(jīng)理審核后報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.請假申請批準(zhǔn)后，請假人應(yīng)將請假申請表交行政專員備案。如需續(xù)假，應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。4.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離崗的，按曠工處理。曠工期間扣除相應(yīng)的工資和績效獎金。（三）休假制度1.年假行政部工作人員連續(xù)工作滿一年以上的，享受帶薪年假。年假天數(shù)根據(jù)工作年限確定，具體標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。年假應(yīng)在當(dāng)年內(nèi)安排休完，如因工作需要無法安排休年假的，經(jīng)本人同意后，可以按照國家規(guī)定支付相應(yīng)的年假工資報酬。2.病假工作人員因病需要請假的，應(yīng)提供醫(yī)院的診斷證明和病假條。病假期間的工資待遇按照國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等工作人員符合國家和學(xué)校相關(guān)規(guī)定的，可享受相應(yīng)的婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。請假時應(yīng)按照學(xué)校請假制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料。各類假期的待遇按照國家和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。五、財務(wù)與報銷制度（一）預(yù)算管理1.行政部應(yīng)根據(jù)學(xué)校的年度工作計劃和實(shí)際需求，編制行政部年度預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品采購、會議活動費(fèi)用、設(shè)備維護(hù)費(fèi)用、人員薪酬等各項(xiàng)行政費(fèi)用。3.預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約、高效的原則，確保行政工作的正常開展，同時控制行政成本。4.行政部年度預(yù)算經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，在執(zhí)行過程中應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制各項(xiàng)費(fèi)用支出。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）費(fèi)用報銷1.行政部工作人員因工作需要發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)按照學(xué)校的報銷制度進(jìn)行報銷。2.報銷費(fèi)用應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票或收據(jù)，并注明費(fèi)用的用途、金額、時間等信息。3.填寫報銷申請表，詳細(xì)說明費(fèi)用的發(fā)生情況，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。4.將報銷申請表和相關(guān)票據(jù)提交給行政部經(jīng)理審批，審批通過后交財務(wù)部門進(jìn)行報銷。5.財務(wù)部門對報銷票據(jù)進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合報銷規(guī)定的票據(jù)或費(fèi)用，有權(quán)拒絕報銷。6.報銷費(fèi)用應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的時間和方式進(jìn)行支付，確保報銷款項(xiàng)及時到賬。（三）財務(wù)審批流程1.辦公用品采購報銷采購人員填寫辦公用品采購報銷申請表，附上采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證。部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部經(jīng)理審批。行政部經(jīng)理審批通過后，交財務(wù)部門審核報銷。2.會議活動費(fèi)用報銷活動負(fù)責(zé)人填寫會議活動費(fèi)用報銷申請表，附上活動預(yù)算、發(fā)票、簽到表等相關(guān)憑證。部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部經(jīng)理審批。行政部經(jīng)理根據(jù)活動實(shí)際情況進(jìn)行審批，如涉及金額較大或重要活動，需報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，交財務(wù)部門審核報銷。3.設(shè)備維護(hù)費(fèi)用報銷設(shè)備維護(hù)人員填寫設(shè)備維護(hù)費(fèi)用報銷申請表，附上維修發(fā)票、維修清單等相關(guān)憑證。部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交行政部經(jīng)理審批。行政部經(jīng)理審批通過后，交財務(wù)部門審核報銷。六、保密制度（一）保密范圍1.學(xué)校的教學(xué)資料、課程安排、學(xué)生信息等屬于學(xué)校的核心機(jī)密，行政部工作人員應(yīng)嚴(yán)格保密。2.學(xué)校的財務(wù)信息、合同協(xié)議、內(nèi)部管理制度等涉及學(xué)校利益和運(yùn)營的重要信息，應(yīng)予以保密。3.行政部在工作過程中接觸到的其他部門的機(jī)密信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。（二）保密措施1.行政部工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及保密信息的文件、資料、電子數(shù)據(jù)等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，采取加密存儲、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在處理保密信息時，應(yīng)在規(guī)定的保密場所進(jìn)行，不得在公共場所談?wù)摶騻鞑ケＣ苄畔ⅰ?.如因工作需要對外提供保密信息，應(yīng)經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議。（三）保密監(jiān)督與處罰1.行政部負(fù)責(zé)對保密制度的