采購流程規(guī)范與操作手冊模板一、前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)采購活動，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，保障物資與服務(wù)質(zhì)量。手冊適用于企業(yè)各部門的采購需求發(fā)起、審批、執(zhí)行及后續(xù)管理，涵蓋物料采購、服務(wù)采購等各類場景，相關(guān)崗位人員需嚴(yán)格遵照執(zhí)行。二、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用對象本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有涉及采購活動的部門及人員，包括需求部門、采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)審批負(fù)責(zé)人。（二）應(yīng)用場景日常物料采購：如辦公耗材、生產(chǎn)原材料、設(shè)備配件等常規(guī)物資的采購。服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等項目的采購。項目專項采購：如新建項目、技改項目所需的專用設(shè)備、材料的采購。緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時性采購。三、采購流程核心步驟詳解（一）第一步：需求確認(rèn)與申請操作主體：需求部門操作內(nèi)容：（1）需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請單》，詳細(xì)注明：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價及總預(yù)算；需求日期及用途說明；附件（如技術(shù)圖紙、需求說明書等）。（2）需求部門負(fù)責(zé)人對申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。輸出物：《采購申請單》（附件一）及相關(guān)技術(shù)資料。時間要求：常規(guī)采購需提前3個工作日提交；緊急采購需在申請單中標(biāo)注“緊急”字樣，同步與采購部門溝通。（二）第二步：預(yù)算與審批操作主體：采購部門、財務(wù)部門、相關(guān)審批負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：（1）采購部門收到《采購申請單》后，核對需求內(nèi)容是否明確、預(yù)算是否合理，必要時與需求部門溝通補充信息。（2）財務(wù)部門審核預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算項目需提交額外審批流程（如分管副總審批）。（3）根據(jù)采購金額及企業(yè)權(quán)限規(guī)定，逐級報批：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤50000元：需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)經(jīng)理審批；金額＞50000元：需增加分管副總、總經(jīng)理審批。輸出物：審批通過的《采購申請單》（含預(yù)算審批意見）。注意事項：未經(jīng)審批的采購申請，采購部門不得啟動采購流程。（三）第三步：供應(yīng)商尋源與選擇操作主體：采購部門操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商信息收集：通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄、公開招標(biāo)平臺、行業(yè)推薦等方式收集潛在供應(yīng)商，優(yōu)先選擇過往合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商。（2）新供應(yīng)商資質(zhì)審核：對首次合作的供應(yīng)商，需審核其營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等）、經(jīng)營狀況、供貨能力等，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（附件二）。（3）詢比價：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》（附件三），明確需求規(guī)格、交貨期、付款方式等要求，收集報價后形成《比價報告》（附件四），分析價格差異及合理性。（4）供應(yīng)商確定：根據(jù)“質(zhì)優(yōu)價廉、服務(wù)優(yōu)先”原則，結(jié)合比價結(jié)果、供應(yīng)商過往業(yè)績，確定最終供應(yīng)商，報采購部門負(fù)責(zé)人審批。輸出物：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《詢價單》《比價報告》、供應(yīng)商選擇審批表。（四）第四步：合同簽訂與訂單下達(dá)操作主體：采購部門、法務(wù)部門、供應(yīng)商操作內(nèi)容：（1）合同起草：采購部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確以下條款：雙方基本信息、物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、交貨時間、地點及方式；付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。（2）合同審核：法務(wù)部門對合同條款的合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核；財務(wù)部門審核付款條款是否符合財務(wù)制度；審核通過后，由授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字蓋章。（3）訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)簽訂的合同，《采購訂單》（附件五），加蓋采購部門公章后發(fā)送給供應(yīng)商，并同步抄送需求部門、財務(wù)部門。輸出物：采購合同（正本至少一式兩份）、《采購訂單》。（五）第五步：訂單執(zhí)行與跟進(jìn)操作主體：采購部門、需求部門操作內(nèi)容：（1）采購部門定期與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)訂單生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交貨。（2）若需變更訂單內(nèi)容（如數(shù)量、交貨期），需由需求部門提交《訂單變更申請》（附件六），經(jīng)原審批流程審核通過后，書面通知供應(yīng)商并確認(rèn)雙方簽字確認(rèn)。（3）供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門核對物流信息，提前1個工作日通知需求部門做好收貨準(zhǔn)備。輸出物：訂單進(jìn)度跟蹤記錄、《訂單變更申請》（如涉及）。（六）第六步：物資/服務(wù)驗收操作主體：需求部門、采購部門、質(zhì)檢部門（如涉及）操作內(nèi)容：（1）初驗：需求部門根據(jù)《采購訂單》和合同約定，對物資/服務(wù)的數(shù)量、外觀、型號等進(jìn)行初步核對，填寫《到貨驗收單》（附件七）。（2）質(zhì)檢（如涉及）：對有質(zhì)量要求的物資（如生產(chǎn)原料、設(shè)備），由質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具《質(zhì)檢報告》。（3）終驗：初驗及質(zhì)檢合格后，需求部門、采購部門共同在《到貨驗收單》簽字確認(rèn)；若不合格，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或協(xié)商解決方案，并記錄不合格處理情況。輸出物：《到貨驗收單》《質(zhì)檢報告》（如涉及）、不合格處理記錄。（七）第七步：付款結(jié)算操作主體：財務(wù)部門、采購部門操作內(nèi)容：（1）采購部門在驗收合格后，收集以下資料提交財務(wù)部門：采購合同復(fù)印件；《采購訂單》復(fù)印件；《到貨驗收單》原件；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（發(fā)票內(nèi)容需與合同、訂單一致）。（2）財務(wù)部門核對資料無誤后，按照合同約定的付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）辦理付款手續(xù)，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付供應(yīng)商款項。（3）付款完成后，財務(wù)部門將付款憑證復(fù)印件反饋至采購部門存檔。輸出物：付款申請單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、發(fā)票及付款反饋記錄。（八）第八步：檔案歸檔操作主體：采購部門操作內(nèi)容：（1）采購部門在采購流程結(jié)束后，整理所有過程資料，包括：《采購申請單》、審批文件、《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《詢價單》《比價報告》、采購合同、《采購訂單》《到貨驗收單》、發(fā)票、付款憑證等。（2）按“一單一檔”原則分類歸檔，標(biāo)注檔案編號（如“CG-2024-X”），存檔期限不少于5年。輸出物：完整采購檔案（紙質(zhì)+電子版）。四、常用模板表格示例附件一：采購申請單申請部門申請人申請日期物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)估單價預(yù)算總額需求日期用途說明附件清單（如技術(shù)圖紙、需求說明書等）需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期采購部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字財務(wù)部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字最終審批意見審批人簽字附件二：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊地址經(jīng)營范圍資質(zhì)文件清單□營業(yè)執(zhí)照□相關(guān)行業(yè)許可證□ISO認(rèn)證□其他：________供貨能力說明（如產(chǎn)能、庫存、交貨周期等）過往合作記錄□無合作□合作良好□存在質(zhì)量問題：________審核結(jié)論□通過□不通過□補充資料審核人附件三：詢價單詢價單編號CG-2024-X詢價日期需求部門采購部門物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量交貨地點交貨期付款方式技術(shù)要求（詳見附件）供應(yīng)商報價要求報價截止時間年月日時供應(yīng)商簽字蓋章日期附件四：比價報告采購項目名稱比價日期需求部門采購部門物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)算總額序號供應(yīng)商名稱報價（元）質(zhì)量承諾123比價結(jié)論□推薦供應(yīng)商：________（報價：________元，理由：________）□重新詢價□終止采購采購部門負(fù)責(zé)人簽字日期附件五：采購訂單訂單編號CG-2024-X訂單日期供應(yīng)商名稱聯(lián)系人供應(yīng)商地址聯(lián)系方式采購部門需求部門物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號訂單數(shù)量單價（元）訂單金額交貨日期交貨地點付款方式備注采購部門簽字日期供應(yīng)商簽字蓋章日期附件六：訂單變更申請變更訂單編號申請日期需求部門申請人變更原因□需求增加□需求減少□交貨期調(diào)整□其他：________原訂單內(nèi)容物資名稱：________數(shù)量：________交貨期：________變更后內(nèi)容物資名稱：________數(shù)量：________交貨期：________供應(yīng)商意見□同意□不同意□協(xié)商一致：________簽字：________日期：________采購部門審核意見負(fù)責(zé)人簽字最終審批意見審批人簽字附件七：到貨驗收單驗收單編號YS-2024-X驗收日期供應(yīng)商名稱訂單編號物資名稱規(guī)格型號應(yīng)到數(shù)量實到數(shù)量驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：________）質(zhì)檢結(jié)論（如涉及）□合格□不合格（不合格原因：________）需求部門驗收人簽字日期采購部門驗收人簽字日期備注五、關(guān)鍵操作要點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性要求所有采購活動必須遵守《_________采購法》（如適用）、《_________民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁虛假采購、圍標(biāo)串標(biāo)等行為。采購流程中涉及的審批、合同、驗收等文件需真實、完整，不得偽造、篡改或遺漏。（二）審批權(quán)限控制嚴(yán)格按照企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批或擅自簡化流程；超預(yù)算采購需履行額外審批手續(xù)，保證預(yù)算剛性。審批人需對審批內(nèi)容的真實性、合理性負(fù)責(zé)，對明顯不合理的需求有權(quán)駁回并說明原因。（三）供應(yīng)商管理定期對合作供應(yīng)商進(jìn)行評估（每季度或每半年），評估內(nèi)容包括供貨及時率、合格率、服務(wù)水平等，建立供應(yīng)商動態(tài)名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。新供應(yīng)商引入需嚴(yán)格審核資質(zhì)，保證其具備合法經(jīng)營能力和履約能力，避免因供應(yīng)商資質(zhì)問題導(dǎo)致采購風(fēng)險。（四）合同與驗收管理合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)、明確，避免模糊表述（如“大概”“左右”），違約責(zé)任、付款方式等關(guān)鍵條款需經(jīng)法務(wù)部門審核。驗收需嚴(yán)格按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，需求部門、采購部門需共同參與，保證驗收結(jié)果客觀公正，杜絕“先收后驗”或“走過場”驗收。（五）檔案與保密采購檔案需妥善保管，防止丟失、損壞，電子檔案需定期備份，保證檔案可追溯。