會議聯系制度第一章總則第一條本制度依據《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》及相關行業(yè)監(jiān)管要求，結合公司治理結構及內部風險防控實際需求制定。旨在規(guī)范會議組織與聯系流程，明確各方權責，提升決策效率，防范管理風險，確保公司戰(zhàn)略目標有效落地。制度內容涵蓋公司各部門、下屬單位及全體員工在會議策劃、組織、執(zhí)行及信息傳遞等全流程的管理要求，適用于公司所有內部會議、專題研討、決策評審等業(yè)務場景。第二條本制度的核心術語定義如下：（一）“會議專項管理”指公司對會議活動進行全流程的規(guī)劃、組織、監(jiān)督與改進，包括議題設定、議程設計、參會管理、效果評估及資料歸檔等環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化管控。（二）“專項風險”指會議管理過程中可能引發(fā)的管理失效、決策失誤、信息泄露、資源浪費、合規(guī)瑕疵等問題，需通過前置管控手段予以防范。（三）“合規(guī)要求”指會議活動必須滿足的法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內部制度規(guī)定，如審批權限、保密等級、記錄規(guī)范等。（四）“責任協同”指會議涉及的多部門、多層級主體在職責劃分、風險共擔、協同處置方面的機制安排。第三條會議專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則。確保所有會議活動納入制度管控范圍，不留管理空白。（二）責任到人原則。明確各環(huán)節(jié)責任主體及具體職責，實現可追溯管理。（三）風險導向原則。聚焦高風險環(huán)節(jié)（如重大決策會議、涉密議題會議），強化前置審查與動態(tài)監(jiān)控。（四）持續(xù)改進原則。通過定期評估、案例復盤、流程優(yōu)化，不斷提升會議管理效能。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對會議專項管理負總責，全面領導制度的實施與監(jiān)督；分管領導為直接責任人，負責分管領域的制度落地、風險處置及考核落實。第六條設立會議專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導任副組長，各部門負責人及下屬單位代表組成。領導小組職能包括：統(tǒng)籌全公司會議管理制度建設，協調重大會議資源，審批高風險會議方案，監(jiān)督專項制度執(zhí)行情況，定期審議管理報告。領導小組辦公室設在[牽頭部門名稱]，承擔日常事務協調、信息匯總及督辦落實工作。第七條明確三類主體職責：（一）牽頭部門（如辦公室/合規(guī)部）：1.組織制定會議專項管理制度及操作細則；2.每季度開展會議風險排查，識別管理漏洞；3.負責會議資料的統(tǒng)一歸檔與查閱管理；4.每半年對全公司會議組織情況進行抽查考核。（二）專責部門（如財務部、法務部、信息中心）：1.財務部負責會議預算審批、費用核銷的合規(guī)監(jiān)督；2.法務部負責重大決策會議的法律合規(guī)性審核；3.信息中心負責涉密會議的保密技術保障。（三）業(yè)務部門/下屬單位：1.負責本領域會議需求的提出與方案初擬；2.落實內部審批流程，確保議題必要性；3.組織參會人員培訓，強化操作規(guī)范性。第八條基層執(zhí)行崗（如會議組織人員、記錄員）須履行以下責任：（一）簽訂崗位合規(guī)承諾書，明確保密義務；（二）實時監(jiān)控會議紀律，制止違規(guī)行為；（三）及時上報異常情況（如議程變更、設備故障）；（四）按要求完成會議記錄的準確傳遞。第三章專項管理重點內容與要求第九條會議議題策劃環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：1.議題必須與公司戰(zhàn)略目標、年度計劃保持一致；2.涉及跨部門議題需提前30日提交協同方案；3.風險等級評估結果（低/中/高）須標注在議題清單中。（二）禁止性行為：嚴禁以議題形式變相傳達非正式指令、規(guī)避審批流程。第十條會議審批權限環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.一般會議（參會人數＜20人）由部門負責人審批；2.專項會議（涉及金額＞X萬元）需經分管領導審批；3.重大會議（如年度戰(zhàn)略會）需報主要負責人審批。（二）禁止性行為：嚴禁越級審批、空白審批，嚴禁通過郵件附件形式傳遞審批單據。第十一條參會人員管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.涉密會議須執(zhí)行人員實名制，外聘專家需簽訂保密協議；2.業(yè)務培訓類會議須提前發(fā)布報名通知，建立參會簽到機制；3.領導參會比例須與議題重要性匹配，避免陪會現象。（二）禁止性行為：嚴禁強制參會、虛報參會人數套取資源。第十二條會議場所與設備保障環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.涉密會議場所需符合物理隔離要求；2.技術設備（如視頻會議系統(tǒng)）須提前24小時測試；3.外租會議場地需簽訂保密協議，明確數據安全責任。（二）禁止性行為：嚴禁將會議場所用于非審批用途，嚴禁未經授權錄制會議內容。第十三條會議過程管控環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.議程變更需經主持人確認，并同步更新會議記錄；2.涉及決策性議題須形成會議紀要，明確責任部門與完成時限；3.超時議題須由主持人決定是否中止或列入后續(xù)會議。（二）禁止性行為：嚴禁未經記錄擅自決策，嚴禁在會議中傳播未經驗證的信息。第十四條會議資料管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.涉密資料須分級歸檔，長期保存的紙質文件需加密存放；2.電子資料需建立版本管理機制，記錄流轉節(jié)點；3.會議結束7日內須完成資料掃描及電子存檔。（二）禁止性行為：嚴禁擅自復制、外傳會議文件，嚴禁將商業(yè)敏感信息存儲在個人設備中。第十五條會議效果評估環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標準：1.每季度開展會議有效性調查，滿意度評分＞80%為合格；2.評估結果需與部門績效考核掛鉤；3.次年同期召開同類會議時需對比改進情況。（二）禁止性行為：評估流于形式，未建立問題整改臺賬。第四章專項管理運行機制第十六條制度動態(tài)更新機制：（一）每年12月由牽頭部門牽頭，組織法務部、信息中心等專責部門開展制度修訂評估；（二）當出現以下情況時須啟動應急修訂：1.上級監(jiān)管機構出臺新規(guī)；2.發(fā)生重大會議管理事故；3.公司組織架構發(fā)生重大調整；（三）修訂后的制度需經公司總經理辦公會審議通過，并同步更新至電子知識庫。第十七條風險識別預警機制：（一）每月由牽頭部門聯合各部門提交會議管理風險清單，內容包括：1.議題設置風險（如議題偏離目標）；2.資源配置風險（如預算超支）；3.信息泄露風險（如涉密會議防護不足）；（二）風險清單經專責部門審核后，由領導小組按等級發(fā)布預警通知，高風險預警需同步抄送分管領導。第十八條合規(guī)審查機制：（一）將會議合規(guī)審查嵌入以下關鍵節(jié)點：1.議題提交階段：由法務部審核議題的合規(guī)性；2.預算審批階段：由財務部核對費用合理性；3.會議執(zhí)行階段：由牽頭部門抽查現場紀律；（二）實行“三不”原則：未經法務審查的議題不提交、未經預算審批的會議不召開、未經信息核查的涉密會議不組織。第十九條風險應對機制：（一）一般風險（如參會人員遲到）由牽頭部門現場處置，每日匯總至辦公室；（二）重大風險（如數據泄露）啟動以下流程：1.立即隔離涉密設備，凍結相關賬號；2.責任部門48小時內提交處置方案，領導小組24小時內組織聽證；3.涉及違規(guī)行為需聯動紀律部門啟動問責程序。（三）建立風險處置結果反饋閉環(huán)，處置情況需向分管領導書面報告。第二十條責任追究機制：（一）違規(guī)情形與處罰標準對照表：1.未經審批召開會議，對直接責任人罰款X元-2X元；2.泄露會議信息，對責任部門扣減年度績效分，情節(jié)嚴重者移交紀律委員會；3.評估不合格的會議，對牽頭部門負責人約談，連續(xù)兩次不合格解職。（二）處罰流程：由牽頭部門提交違規(guī)事實材料，經領導小組審定后執(zhí)行，不服處罰可向公司復議委員會申訴。第二十一條評估改進機制：（一）每年6月、12月開展會議管理效能評估，指標包括：1.議題達成率（實際決策數/計劃決策數）；2.資源利用率（預算執(zhí)行偏差率＜5%）；3.流程優(yōu)化建議采納率；（二）評估報告需包含“問題-原因-建議”三項內容，重點分析制度執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié)。第五章專項管理保障措施第二十二條組織保障：（一）公司主要負責人每季度聽取會議管理匯報，對重大問題親自督辦；（二）設立會議管理專項資金，保障信息化工具采購及應急演練需求；（三）建立“月度簡報-季度通報-年度總結”的閉環(huán)督導機制。第二十三條考核激勵機制：（一）將會議管理納入年度考核體系，權重不低于5%；（二）對超額完成議題達成的部門給予資源傾斜，對連續(xù)排名末位的部門取消評優(yōu)資格；（三）設立“優(yōu)秀會議組織者”獎，獲獎者獲得年度績效加分及專項培訓機會。第二十四條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每半年開展《會議決策責任與合規(guī)義務》專題課；（二）一線員工培訓：新員工崗前必學《會議基本操作規(guī)范》，每年考核一次；（三）制作標準化模板包（如議題清單模板、會議記錄模板），供全公司下載使用。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)會議管理平臺，實現以下功能：1.在線議題提報與多部門協同評審；2.智能生成會議紀要，自動匹配決策事項與責任人；3.實時監(jiān)控會議設備狀態(tài)，故障自動預警；（二）與OA系統(tǒng)打通，實現會議信息與預算數據的雙向校驗。第二十六條文化建設：（一）每年發(fā)布《會議合規(guī)手冊》，內容涵蓋制度要點、典型案例、操作指引；（二）在辦公區(qū)設立“合規(guī)會議”宣傳角，循環(huán)播放風險警示視頻；（三）組織全員簽署《會議合規(guī)承諾書》，明確個人責任。第二十七條報告制度：（一）風險事件報告：發(fā)生重大事件須2小時內形成初步報告，24小時內提交完整版；（二）年度管理報告：次年3月31日前提交，包含：1.全年會議總量、議題達成率、資源使用情況；2.風險處置案例匯編；3.下