PAGE培訓資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司培訓資料檔案的管理，確保培訓資料的完整性、準確性和安全性，提高培訓工作的質量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類培訓資料檔案的管理，包括培訓教材、課件、學員檔案、考試試卷及成績等相關資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：培訓資料檔案由公司指定的部門或專人進行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照培訓資料的類別、性質、來源等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保培訓資料檔案的安全和保密，防止資料泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著培訓工作的開展和資料的更新，及時對培訓資料檔案進行調整和補充，保證資料的時效性。二、培訓資料檔案的分類與編號（一）培訓教材檔案1.內部培訓教材：由公司內部培訓師編寫或整理的培訓教材，按照培訓課程體系進行分類，編號格式為“NX課程名稱版本號”，其中“NX”表示內部培訓教材類別，例如“NX新員工入職培訓教材V1.0”。2.外部引進培訓教材：從外部購買或獲取的培訓教材，編號格式為“WX教材名稱版本號”，其中“WX”表示外部引進培訓教材類別，例如“WX項目管理實戰(zhàn)教程V2.0”。（二）課件檔案1.PPT課件：以PPT形式呈現的培訓課件，按照培訓課程分類，編號格式為“KJ課程名稱版本號PPT”，例如“KJ市場營銷策略培訓V3.0PPT”。2.視頻課件：包括培訓視頻、動畫演示等視頻格式的課件，編號格式為“KJ課程名稱版本號視頻”，例如“KJ辦公軟件高級應用培訓V2.0視頻”。（三）學員檔案1.新員工培訓學員檔案：記錄新員工參加培訓的相關信息，編號格式為“XY新員工姓名入職時間新員工培訓”，例如“XY張三20230101新員工培訓”。2.崗位技能培訓學員檔案：針對不同崗位技能培訓的學員檔案，編號格式為“XY學員姓名崗位名稱崗位技能培訓”，例如“XY李四軟件開發(fā)工程師軟件編程技能培訓”。（四）考試試卷及成績檔案1.考試試卷檔案：按照培訓課程分類，編號格式為“KS課程名稱考試日期試卷”，例如“KS人力資源管理培訓20230615試卷”。2.考試成績檔案：記錄學員考試成績的檔案，編號格式為“KS課程名稱考試日期成績”，例如“KS財務基礎知識培訓20230520成績”。三、培訓資料檔案的收集與整理（一）收集職責1.培訓部門：負責收集培訓過程中產生的各類資料，包括培訓教材編寫稿、課件初稿、學員報名信息等。2.培訓師：按照培訓計劃和要求，及時整理并提交授課所需的資料，如PPT課件、案例資料等。3.學員：在培訓期間，按照要求提交個人相關資料，如培訓心得、作業(yè)等，并配合完成考試等環(huán)節(jié)。（二）收集時間1.培訓項目啟動前，相關責任人應完成資料的初步收集工作，確保培訓順利開展。2.在培訓過程中，根據培訓進度及時補充和更新資料。3.培訓項目結束后，應在規(guī)定時間內完成所有資料的收集工作。（三）整理要求1.對收集到的培訓資料進行分類整理，確保資料的完整性和準確性。2.對于紙質資料，應進行編號、裝訂，并制作相應的目錄清單。3.對于電子資料，應按照分類要求進行文件夾命名和存儲，確保文件命名規(guī)范、易于查找。四、培訓資料檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.資料整理完成后，由資料收集責任人填寫《培訓資料檔案歸檔申請表》，詳細說明資料名稱、類別、數量、來源等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對提交的資料進行核對和驗收，確認無誤后進行歸檔。（二）存儲方式1.紙質檔案存儲：設立專門的檔案庫房，按照檔案類別和編號順序進行存放，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.電子檔案存儲：采用服務器存儲和磁盤陣列備份相結合的方式，定期對電子檔案進行備份，確保數據的安全性和可靠性。同時，建立電子檔案索引目錄，方便查詢和使用。（三）存儲期限1.培訓教材檔案、課件檔案等重要資料，保存期限為[X]年，以便于后續(xù)培訓參考和知識傳承。2.學員檔案保存期限為學員離職后[X]年，以滿足可能的查詢和追溯需求。3.考試試卷及成績檔案保存期限為考試結束后[X]年。五、培訓資料檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱培訓資料檔案的，需填寫《培訓資料檔案查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和類別等信息。2.部門負責人有權查閱本部門相關的培訓資料檔案；涉及跨部門培訓資料的查閱，需經相關部門負責人簽字同意。3.公司高層管理人員因決策需要查閱培訓資料檔案的，可直接查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫申請表，提交至所在部門負責人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據申請表提供相應的資料，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱培訓資料檔案的，需經檔案管理部門負責人批準，并填寫《培訓資料檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的培訓資料檔案，原則上不允許借閱，確需借閱的，需經公司主管領導批準。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫申請表，提交至檔案管理部門負責人審批。2.審批通過后，檔案管理人員與借閱人辦理資料交接手續(xù)，雙方在借閱登記表上簽字確認。3.借閱人應妥善保管借閱的資料，不得擅自轉借、復印、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應按時歸還資料，檔案管理人員進行核對和驗收。六、培訓資料檔案的更新與維護（一）定期更新1.培訓教材檔案和課件檔案應根據培訓內容的更新、行業(yè)發(fā)展動態(tài)以及公司業(yè)務需求，每年至少進行一次全面更新。2.學員檔案應及時更新學員的培訓記錄、考核成績、崗位變動等信息。（二）動態(tài)維護1.在培訓過程中，如發(fā)現培訓資料存在錯誤、遺漏或不適用的情況，應及時進行修改和補充。2.對于已歸檔的培訓資料檔案，如因工作需要進行局部調整或補充，應按照規(guī)定的流程進行操作，并做好記錄。（三）版本管理1.培訓資料檔案應明確版本號，每次更新后及時記錄更新內容和版本變更信息。2.不同版本的培訓資料檔案應分別存儲，以便于追溯和查詢。七、培訓資料檔案的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施，并定期進行檢查和維護。2.對電子檔案應采取加密存儲、訪問控制、數據備份等安全措施，防止數據丟失、損壞或泄露。（二）保密措施1.嚴格限制接觸培訓資料檔案的人員范圍，對涉及公司機密的資料應進行嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在查閱和借閱培訓資料檔案時，應要求查閱人或借閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露資料內容。八、培訓資料檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓資料檔案超過保存期限，且確認無繼續(xù)保存價值的。2.因培訓內容調整、業(yè)務變更等原因，導致相關培訓資料檔案不再適用的。3.培訓資料檔案存在嚴重損壞、丟失等情況，無法修復或補充的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出培訓資料檔案銷毀申請，填寫《培訓資料檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、類別、數量、銷毀原因等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司主管領導審批。3.審批通過后，可以選擇以下方式進行銷毀：紙質檔案：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并由專人負責監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀徹底。電子檔案：通過專業(yè)的數據清除軟件對存儲介質進行數據擦除，確保數據無法恢復，并做好記錄。4