采購申請與審批流程通用模板（供應商選擇與合同管理版）一、適用范圍與應用場景二、流程詳解與操作步驟（一）需求發(fā)起與初步審批需求部門發(fā)起申請采購需求部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《采購申請審批表》（模板見“配套工具與表單模板”），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明、期望交付日期及供應商要求（如資質(zhì)、經(jīng)驗等）。需求部門負責人對采購需求的合理性（必要性、預算匹配度）進行審核，簽字確認后提交至采購部門。采購部門初審采購部門收到申請后，重點審核：采購內(nèi)容是否符合公司采購政策；預算是否在部門年度預算范圍內(nèi)；需求描述是否清晰明確，便于后續(xù)供應商篩選。若初審不通過（如超預算、需求模糊），采購部門需反饋需求部門補充或調(diào)整；若通過，進入供應商選擇環(huán)節(jié)。（二）供應商選擇與評估供應商信息收集采購部門通過以下渠道收集供應商信息：企業(yè)合格供應商庫（已有合作記錄的供應商優(yōu)先）；公開招標平臺、行業(yè)展會、行業(yè)協(xié)會推薦；供應商主動報名（需提交資質(zhì)文件）。收集信息至少包含：供應商名稱、聯(lián)系方式、主營業(yè)務、資質(zhì)證書（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、ISO認證等）、過往合作案例（如有）。供應商資質(zhì)審查采購部門對收集的供應商資質(zhì)進行初步審查，保證供應商具備合法經(jīng)營資格及履約能力，重點核查：營業(yè)執(zhí)照（經(jīng)營范圍是否涵蓋采購內(nèi)容）；特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品采購需《食品經(jīng)營許可證》，工程類采購需相關資質(zhì)等級證書）；財務狀況（近1年財務報表，避免資金鏈斷裂風險）；信用記錄（通過“信用中國”等平臺查詢，無嚴重失信行為）。資質(zhì)審查不通過的供應商直接淘汰，通過的進入綜合評估環(huán)節(jié)。供應商綜合評估與確定采購部門組織成立評估小組（成員含采購部門、需求部門、財務部門、法務部門等），采用量化評分法（總分100分）對供應商進行評估，評分標準參考：價格（30-40分）：對比多家供應商報價，取性價比最優(yōu)者；質(zhì)量保障能力（25-35分）：供應商質(zhì)量管理體系、質(zhì)檢報告、不良品處理機制；履約能力（20-30分）：生產(chǎn)/交付周期、物流能力、售后服務響應速度；企業(yè)信譽（10-15分）：行業(yè)口碑、合作案例穩(wěn)定性、有無投訴記錄。評估小組根據(jù)評分結果，推薦1-2家候選供應商，報采購負責人審批。若候選供應商為首次合作，需安排實地考察（生產(chǎn)場地、倉儲條件等），確認其履約能力。（三）合同擬定與審核合同擬定采購部門根據(jù)確定的供應商信息及采購需求，擬定采購合同，合同內(nèi)容需包含以下核心條款：雙方基本信息（供應商名稱、地址、法定代表人；采購方公司名稱、地址、聯(lián)系人）；采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額；質(zhì)量標準（需符合國家/行業(yè)標準及雙方約定，附技術參數(shù)表）；交付要求（時間、地點、運輸方式、驗收標準）；付款方式（如預付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點）；違約責任（逾期交貨、質(zhì)量不達標、付款延遲等情形的處理方式）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟管轄地）；合同生效條件（雙方簽字蓋章后生效）。合同審核擬定的合同需依次經(jīng)過以下部門審核：需求部門：審核技術條款、交付要求是否符合業(yè)務需求；財務部門：審核付款方式、金額與預算是否匹配，涉稅條款是否合規(guī)；法務部門：審核合同法律風險（如違約責任、知識產(chǎn)權、不可抗力條款等）；分管領導/總經(jīng)理：審核合同整體合規(guī)性及審批權限。審核過程中若需修改，由采購部門與供應商溝通調(diào)整，直至所有部門審核通過。（四）合同簽訂與執(zhí)行合同簽訂審核通過后，由采購部門與供應商正式簽訂合同（一式兩份或三份，雙方各執(zhí)一份，采購部門存檔一份），合同需加蓋雙方公章或合同專用章（供應商需提供授權委托書，保證簽約人權限合法）。合同執(zhí)行與跟蹤采購部門根據(jù)合同約定，跟蹤供應商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；需求部門在收到貨物/服務后，需嚴格按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收流程進行驗收（如抽樣檢測、功能測試等），填寫《驗收確認單》，由需求部門負責人簽字確認；財務部門憑《驗收確認單》、發(fā)票（需與合同信息一致）及審批流程辦理付款手續(xù)。（五）合同歸檔與供應商評價合同歸檔采購部門負責將采購申請審批表、供應商評估資料、合同文本、驗收確認單、付款憑證等資料整理歸檔，保存期限不少于合同履行完畢后5年（按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。供應商動態(tài)評價每次合作結束后，需求部門及采購部門需共同對供應商的表現(xiàn)進行評價，評價指標包括：交付及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、服務態(tài)度、問題響應速度等，填寫《供應商績效評價表》，評價結果作為后續(xù)合作資格調(diào)整（如升級合格供應商庫、淘汰不合格供應商）的依據(jù)。三、配套工具與表單模板（一）采購申請審批表申請編號采購部門申請人聯(lián)系方式（*）采購物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量預估單價（元）預算金額（元）需求日期用途說明供應商要求（資質(zhì)、經(jīng)驗等）需求部門負責人審核意見：簽字：日期：采購部門初審意見：簽字：日期：財務部門審核意見（如需）：簽字：日期：分管領導審批意見：簽字：日期：（二）供應商綜合評估表供應商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式（*）主營業(yè)務資質(zhì)文件（可附復印件）評估項目評分標準得分備注價格（35分）報價最低者得35分，其他按比例折算對比3家以上供應商報價質(zhì)量保障（30分）質(zhì)量體系認證（10分）、質(zhì)檢報告（10分）、不良品處理機制（10分）履約能力（25分）交付周期（10分）、物流能力（8分）、售后服務（7分）首次合作需考察生產(chǎn)場地企業(yè)信譽（10分）行業(yè)口碑（5分）、合作案例穩(wěn)定性（3分）、無失信記錄（2分）總分評估小組意見：采購負責人審批：簽字：日期：（三）合同審批表合同編號采購申請編號供應商名稱合同名稱采購物品/服務名稱合同金額（元）擬稿部門擬稿人審核流程需求部門→財務→法務→分管領導各部門審核意見：需求部門：簽字：日期：財務部門：簽字：日期：法務部門：簽字：日期：分管領導：簽字：日期：（四）供應商績效評價表供應商名稱合作日期采購物品/服務名稱評價指標評分標準（1-5分，5分為最優(yōu)）得分備注交付及時性5分：100%按時交付；3分：延遲≤3天；1分：延遲＞3天產(chǎn)品質(zhì)量5分：無質(zhì)量問題；3分：輕微問題可解決；1分：嚴重質(zhì)量問題服務態(tài)度5分：響應積極、配合度高；3分：響應一般；1分：推諉扯皮成本控制5分：低于預算；3分：符合預算；1分：超預算總分評價等級：□優(yōu)秀（4.5-5分）□良好（3.5-4.4分）□合格（2.5-3.4分）□不合格（＜2.5分）評價部門意見：采購部門負責人審批：簽字：日期：四、關鍵要點與風險提示需求合理性把控采購需求需基于實際業(yè)務需求提出，避免“為采購而采購”；超預算采購需提前提交預算調(diào)整申請，說明原因并經(jīng)審批。供應商資質(zhì)審核“三查”原則查“證”：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書是否在有效期內(nèi)；查“信”：通過權威平臺查詢信用記錄，避免與失信供應商合作；查“實”：對關鍵供應商（如金額大、重要物資）進行實地考察，核實生產(chǎn)/經(jīng)營能力。合同條款嚴謹性質(zhì)量標準需量化（如“符合GB/T19001-2016標準”），避免模糊表述；違約責任需明確（如“逾期交貨每日按合同金額的0.5%支付違約金”），避免爭議時無據(jù)可依；付款節(jié)點與交付驗收、質(zhì)保期掛鉤，如“到貨驗收合格后支付70%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題支付30%”。審批流程合規(guī)性嚴格執(zhí)行分級審批制度，不得越權審批；涉及重大采購（如金額超過萬元，需根據(jù)公司