機(jī)關(guān)單位文秘寫(xiě)作規(guī)范及公文范例一、文秘寫(xiě)作的重要性與核心要求機(jī)關(guān)單位公文是傳達(dá)決策部署、協(xié)調(diào)工作事務(wù)、規(guī)范行政行為的重要載體，其寫(xiě)作質(zhì)量直接影響政務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率與機(jī)關(guān)形象。文秘寫(xiě)作需遵循“準(zhǔn)確規(guī)范、簡(jiǎn)潔高效、莊重得體”的原則，既要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷揭?guī)范，又要具備清晰的邏輯架構(gòu)與精準(zhǔn)的語(yǔ)言表達(dá)。二、文秘寫(xiě)作核心規(guī)范（一）格式規(guī)范：遵循標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致公文格式需嚴(yán)格參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____），核心要點(diǎn)包括：1.頁(yè)面設(shè)置：采用A4紙（210mm×297mm），頁(yè)邊距為上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；正文行距設(shè)為“固定值28磅”或“單倍行距”，段落首行縮進(jìn)2字符。2.字體字號(hào)：版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志）：小標(biāo)宋體字，紅色，字號(hào)不超過(guò)上級(jí)機(jī)關(guān)標(biāo)志；正文：3號(hào)仿宋體字（如“仿宋_GB2312”）；標(biāo)題：2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布。3.版頭與版記：發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份（六角括號(hào)〔〕）、序號(hào)組成，如“XX發(fā)〔2024〕X號(hào)”；簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注，居右空一字，與發(fā)文字號(hào)平行；抄送機(jī)關(guān)：版記部分用4號(hào)仿宋體字，標(biāo)注于印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間上方。（二）語(yǔ)言規(guī)范：精準(zhǔn)簡(jiǎn)潔，莊重得體公文語(yǔ)言需避免歧義、冗余，體現(xiàn)權(quán)威性與嚴(yán)肅性：1.準(zhǔn)確性：用詞精準(zhǔn)，避免模糊表述。如“預(yù)計(jì)”改為“擬”，“可能”改為“將”；數(shù)字表述清晰，如“約X人”改為“X人（含）”。2.簡(jiǎn)潔性：刪除冗余修飾，如“現(xiàn)現(xiàn)在”簡(jiǎn)化為“現(xiàn)”，“由于……的原因”簡(jiǎn)化為“因……”。3.莊重性：使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化。如“我覺(jué)得”改為“經(jīng)研究”，“商量一下”改為“商洽”。4.得體性：根據(jù)行文方向調(diào)整語(yǔ)氣：上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）：謙敬得體，用“妥否，請(qǐng)批示”“特此報(bào)告”；下行文（如通知、批復(fù)）：明確要求，用“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“特此批復(fù)”；平行文（如函）：平和協(xié)商，用“商請(qǐng)”“煩請(qǐng)”。（三）邏輯規(guī)范：結(jié)構(gòu)清晰，層次分明公文需遵循“總-分-總”或“緣由-事項(xiàng)-結(jié)語(yǔ)”的邏輯結(jié)構(gòu)：1.結(jié)構(gòu)清晰：請(qǐng)示類(lèi)公文需“請(qǐng)示緣由（背景+必要性）-請(qǐng)示事項(xiàng)（具體請(qǐng)求）-結(jié)語(yǔ)（請(qǐng)示性語(yǔ)句）”；通知類(lèi)公文需“目的-事項(xiàng)（時(shí)間、地點(diǎn)、要求）-結(jié)語(yǔ)（執(zhí)行要求）”。2.層次分明：使用序數(shù)詞分層，如“一、（一）、1.、（1）”，避免層級(jí)混亂。3.論據(jù)充分：用政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐觀點(diǎn)，如“根據(jù)《XX辦法》第X條規(guī)定”“截至X月，完成率達(dá)X%”。三、常見(jiàn)公文類(lèi)型及范例（一）通知：傳達(dá)要求，明確執(zhí)行適用場(chǎng)景：傳達(dá)會(huì)議、工作部署、政策要求，要求下級(jí)或相關(guān)單位執(zhí)行、周知。范例：關(guān)于召開(kāi)2024年上半年工作推進(jìn)會(huì)的通知XX機(jī)關(guān)辦公室文件XX辦發(fā)〔2024〕X號(hào)關(guān)于召開(kāi)2024年上半年工作推進(jìn)會(huì)的通知各科室、下屬單位：為總結(jié)上半年工作成效，部署下半年重點(diǎn)任務(wù)，經(jīng)研究，決定召開(kāi)2024年上半年工作推進(jìn)會(huì)。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間：2024年X月X日（星期X）上午9:00二、會(huì)議地點(diǎn)：機(jī)關(guān)三樓會(huì)議室三、參會(huì)人員：各科室負(fù)責(zé)人、下屬單位主要負(fù)責(zé)人四、會(huì)議內(nèi)容：1.各單位匯報(bào)上半年工作完成情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施；2.分管領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)分管領(lǐng)域工作；3.主要領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)部署下半年重點(diǎn)任務(wù)。五、有關(guān)要求：1.請(qǐng)各匯報(bào)單位于X月X日前將書(shū)面材料（800字以內(nèi)）報(bào)送至辦公室；2.參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，無(wú)特殊情況不得請(qǐng)假。XX機(jī)關(guān)辦公室2024年X月X日（二）請(qǐng)示：請(qǐng)求批準(zhǔn)，一事一文適用場(chǎng)景：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，需事前行文、一文一事。范例：關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示XX機(jī)關(guān)文件XX發(fā)〔2024〕X號(hào)關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示XX上級(jí)機(jī)關(guān)：因我單位辦公設(shè)備老化（現(xiàn)有電腦使用超5年、打印機(jī)故障頻發(fā)），日常辦公效率受影響。為保障工作正常開(kāi)展，擬購(gòu)置電腦5臺(tái)、打印機(jī)3臺(tái)，預(yù)算金額共計(jì)X萬(wàn)元（明細(xì)見(jiàn)附件）。妥否，請(qǐng)批示。附件：辦公設(shè)備購(gòu)置預(yù)算明細(xì)表XX機(jī)關(guān)2024年X月X日（三）報(bào)告：匯報(bào)情況，反饋進(jìn)展適用場(chǎng)景：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問(wèn)，無(wú)需上級(jí)批復(fù)。范例：關(guān)于2024年第一季度工作情況的報(bào)告XX機(jī)關(guān)文件XX發(fā)〔2024〕X號(hào)關(guān)于2024年第一季度工作情況的報(bào)告XX上級(jí)機(jī)關(guān)：2024年第一季度，我單位圍繞年度目標(biāo)任務(wù)，扎實(shí)推進(jìn)各項(xiàng)工作，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、工作進(jìn)展（一）重點(diǎn)任務(wù)推進(jìn)。完成XX項(xiàng)目前期調(diào)研，形成調(diào)研報(bào)告；組織XX業(yè)務(wù)培訓(xùn)2場(chǎng)，覆蓋人員XX名。（二）日常管理優(yōu)化。修訂內(nèi)部管理制度3項(xiàng)，規(guī)范辦公用品采購(gòu)流程，節(jié)約經(jīng)費(fèi)X%。二、存在問(wèn)題部分項(xiàng)目推進(jìn)滯后（因協(xié)作單位溝通不及時(shí)）；人員專(zhuān)業(yè)能力不足，需加強(qiáng)培訓(xùn)。三、下一步計(jì)劃1.建立項(xiàng)目推進(jìn)臺(tái)賬，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，每周調(diào)度進(jìn)度；2.邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展專(zhuān)題培訓(xùn)，提升人員業(yè)務(wù)水平。特此報(bào)告。XX機(jī)關(guān)2024年X月X日（四）函：商洽工作，平行溝通適用場(chǎng)景：平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)答復(fù)、請(qǐng)求批準(zhǔn)。范例：關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開(kāi)展XX調(diào)研的函XX機(jī)關(guān)文件XX函〔2024〕X號(hào)關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開(kāi)展XX調(diào)研的函XX單位：為做好XX課題調(diào)研，需了解貴單位在XX領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)及數(shù)據(jù)支撐。現(xiàn)商請(qǐng)貴單位協(xié)助提供以下材料：1.XX工作實(shí)施方案及成效報(bào)告；2.近三年XX相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（涉密內(nèi)容可脫密處理）。煩請(qǐng)于X月X日前反饋至我單位郵箱（XX@）。如有疑問(wèn)，可聯(lián)系XXX（聯(lián)系電話：XXX-XXXXXXXX）。順祝工作順利！XX機(jī)關(guān)2024年X月X日四、文秘寫(xiě)作注意事項(xiàng)（一）文種使用：避免混淆請(qǐng)示vs報(bào)告：請(qǐng)示需上級(jí)批復(fù)，一文一事，事前行文；報(bào)告無(wú)需批復(fù)，可綜合匯報(bào)，事后/事中行文。函vs請(qǐng)示：函用于平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，語(yǔ)氣平和；請(qǐng)示用于上行，語(yǔ)氣謙敬。（二）格式細(xì)節(jié)：精準(zhǔn)無(wú)誤發(fā)文字號(hào)年份用六角括號(hào)〔〕，如〔2024〕，不可用方括號(hào)[]；附件說(shuō)明：“附件：1.XX表”（無(wú)標(biāo)點(diǎn)，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字）；請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)：“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”。（三）語(yǔ)言禁忌：規(guī)避失誤避免模糊表述：“大概”“可能”改為“擬”“將”；避免歧義：“X部門(mén)和X部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)”改為“X部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)